试析地方高校民族文献档案的归类模式

罗桦

摘 要：民族地区的地方高校，为民族地区经济、社会发展服务是其宗旨之一。重庆三峡学院位于三峡库区，这里有世代聚居于此的苗族、土家族，还有散杂居民族四十余个，其民族文献相当丰富，将之按照《归档文件整理规则》分门别类科学归档，为地方建设储存民族文献。具体做法是：一方面，重庆三峡学院图书馆少数民族文献的按“件”归档，另一方面，调查类材料的按“卷”归档。

关键词：民族文献；归类；三峡库区

处在民族地区的地方高校，为民族地区经济、社会发展服务是其宗旨之一。如何将当地各民族的文献档案归类管理直接关系到地方高校的立足程度。随着电子计算机在档案管理中的广泛应用，地方高校必然适应这一发展模式。国家档案局于2001年1月发布和推行了《归档文件整理规则》，可谓是我国档案工作发展历程上的一项具有里程碑意义的事件，它的出台为我国地方高校的档案管理工作指明了科学的方向。笔者在重庆三峡学院图书馆一直从事档案管理工作，鉴于此，笔者将结合重庆三峡学院为三峡库区经济、社会服务的宗旨，联系三峡民族地区少数民族文献档案归档管理的工作实际，探讨地方高校整理民族文献档案模式，希望对地方高校图书管理工作有所助益。

一、重庆三峡学院图书馆少数民族文献的按“件”归档

（一）少数民族文献按“件”归档在地方高校中的适用性

《归档文件整理规则》对“件”的含义是指：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。重庆三峡学院校级重点学科——民族学，自2002年本科招生以来，已经历经十余载，该专业学生是重庆三峡学院图书馆借阅专业图书最多的，这种勤奋好学的精神也给图书馆的图书管理提出了高标准、严要求，图书馆将民族学专业图书进行了相应归类。按照《分类法与规范》将高校档案分为党群、行政、教学等十个一级类目和声像档案的要求，我们将少数民族文献档案归入教学类档案，一方面是为了科学分类，另一个方面是为了民族学专业建设的客观需要。图书馆的宗旨之一就是为了本校的学科建设服务，从而更好体现地方高校图书馆的价值与实际意义。另，笔者认为面对地方高校重点学科建设的需要，我们可以开辟一个专门的阅览室，将相关专业图书收集整理归档，为学校所有重点学科建设服务，这将为这些专业的进一步发展提供一个更好的借阅平台，可以有力促进学校重点学科的建设，为这些学科将来申报市级重点学科夯实基础。随着重庆三峡学院研究生招生的推进，校图书馆也应该为研究生学习研究之便，设立研究生图书阅览室，这可以纳入我校培养研究生工作计划之中。

（二）重庆三峡学院图书馆少数民族文献的按“件”归档时应注意的几个问题

1.对库区少数民族文献档案的排列问题

重庆三峡学院坐落在三峡库区，面对重庆民族地区（酉阳土家族苗族自治县、秀山土家族苗族自治县、黔江区、彭水土家族苗族自治县、石柱土家族自治县）近300万苗族、土家族的丰富的历史文献档案，重庆三峡学院学院图书馆应遵循这些档案形成的规律和特点，尽可能将这些文档按照民族类别、经济类别、军事类别、民俗类别等排列归档，使之形成一个完整的体系。笔者认为，在档案归类中，将重庆民族地区的文献档案除了分类编号之外，还应保持这些民族文献之间的固有联系，只有这样处理才能反映出这些文献鲜活的历史原貌，而且为以后面对这类文献时可以提供一个成功的案例。

2.民族文献归档的装订问题

传统文献归档都是按照“三点一线”的装订方式，文件页数一般都在30页之内，但是民族文献有的是已经成文的，有的是调查材料未发表的，有的由于条件成熟已经出版，因此，应该根据实际情况，档案工作者要面对具体问题具体对待，一方面既要坚持传统的良好方法，又要与时俱进，创新档案管理工作的新方法。笔者认为，对档案本身符合传统装订的就按照传统方法装订；对那些较厚的文献，先用细线装订、分册、装套保存；对较为罕见的珍贵档案，这一类档案一般很薄，就采取粘贴的方式保管；对那些不薄不厚的民族文献，用不锈钢装订针来装订。在时间和人力充足的情况下，学校图书馆应组织专业人员将这些文献编辑上网，做成电子档案加以保管，这样可以防止传统保管方法的固有弊端（如防火、防盗、防虫蛀等）。

3.民族文献在后续保存中的问题

由于库区少数民族既有聚居区，也有散杂居现象，这就为收集民族文献提出了新的问题，就是少数民族文献的收集不是一个毕其功于一役的完美收集，而是一个逐渐收集的过程。在归档过程中就需要不断补充新的文挡，这是一个需要耐心与细致的档案管理工作。

二、调查类材料的按“卷”归档

（一）调查类材料按“卷”归档的原因

由于重庆民族地区除了渝东南的四个民族自治县与黔江区之外，还有分散在重庆各地的十四个民族乡，这些地区的民族文献资料收集需要我校师生利用假期下乡深入调查，是一个渐进的过程。具体言之，对于收集的文献，在收集的过程中就需要加以鉴别，重庆民族地区土家族、苗族由于复杂的历史与现实原因，在家谱、宗教、民俗、社会组织等方面都有着非常丰富的资源，有的家谱由于年代久远纸质已接近腐烂，调查者只能拍照保存，宗教文献中有的明显带有三教合一特征，甚至深受外来宗教因素的影响，这些问题在重庆三峡学院公共管理学院与重庆市民族宗教事务委员会十二五重点文化建设项目——《重庆民族乡概况丛书》中都有反映。可见，面对这样的民族文献，档案管理工作就需要面对实际，采取按“卷”归档的办法应对。

（二）对民族文献按“卷”归档的几点建议

1.民族文献按“卷”归档模式应相应改进

按照《分类法与规范》，高校档案的档号模式是“年度号+分类号+案卷号”，这种档案编号方式能够较好反映档案实体的分类体系和结构层次，对于档案类目较多的地方高校而言，是一种比较科学合理的档案编号方式。但是实际操作中却不利于民族文献档案的排架与库房管理。前文已述，民族文献是一个逐渐收集的过程，这就要求档案管理人员要预留一部分排架或者有相应的预案，以避免后续文献涌入时捉襟见肘、一筹莫展的现象出现。此外，我们还可以参照借鉴机关档案中利用档案目录号组织档案排架的方法，把档案模式中的年度号与案卷号另栏标记，在分类号后面加上档案目录号的办法办理，这样既能反映档案实体的分类体系，也有组织档案排架的存址代号。

2.民族文献按“卷”应借鉴按“件”归档的办法

按“件”归档最明显的优点是检索方便，研究者只需要在电脑里输入所需材料的关键词就可以找到相关档案材料。面对民族文献的收集整理，我们图书管理者因借鉴这种办法，为从事相关研究工作的学者提供方便，同时，为民族文献档案的归档管理也不失为一个好办法。

地方高校为地方服务是办学定位之本，重庆三峡学院位于三峡库区，这里有世代聚居于此的苗族、土家族，还有散杂居民族四十余个，其民族文献相当丰富，收集整理民族文献档案是重庆三峡学院图书馆档案工作者本职工作，我们应尽心尽责，将这份宝贵的民族文献档案按照《归档文件整理规则》分门别类科学归档，以期为三峡库区建设服务。（作者单位：重庆三峡学院图书馆）

参考文献：

[1] 国家档案局.中华人民共和国档案行业标准：归档文件整理规则[S]（DA/T22-2000）.

[2] 陈燕新.高校档案中的归档改革模式探讨[J].青海师专学报，2006（03）.

[3] 邓绍兴.立卷改革中若干问题的思考[J].档案学，2000（06）.