人事档案信息数字化管理面临的问题与对策探究

人事档案信息数字化管理是随着信息化技术的迅速发展而发展起来的一种人事档案信息管理方式。本文在对人事档案信息数字化管理过程中存在的突出问题分析的基础上，提出了具体的对策。

随着信息化技术的快速发展，该技术已经进入到了各个领域之中。其中，人事档案管理近年来也一改传统人事档案管理的模式，逐渐进入信息数字化管理时代，以有效提高人事档案管理的效率与质量。然而，在人事档案信息数字化管理之中，却存在着诸多突出问题，这些问题严重影响了人事档案信息数字化进程。本研究基于人事档案信息数字化管理的问题的分析，提出具体的解决措施，旨在为人事档案信息数字化管理提供科学依据与参考。

1 人事档案信息数字化管理存在的问题分析

1.1 人事档案信息保管环境比较严格

在人事档案信息常规保管之中，以纸质材料保管的形式为主，随着信息技术的不断发展与进步，纸质档案保管技术也发展得十分成熟，其保管环境已经取得根本性的转变。然而，随着无纸化办公的提出，人事档案信息管理也开始朝这个方向发展，从而使得人事档案信息管理更加环保、节能、资源化。然而，由于数字化人事档案信息主要以0、1的二进制方式保存在特定的数据载体上面，如U盘或者光盘等，而人事档案信息保存的时间也受到储存载体寿命的决定。随着信息技术不断发展与进步，人事档案信息数字化管理的载体发展速度也随之发展，那么同时也导致人事档案信息的使用以及保管存在不稳定性。此外，人事档案信息数字化保管中所使用的U盘或者光盘，其保存条件更为严格，保存环境要求更高，极易受到外界因素的影响，如外来磁场或者重力挤压变形等，从而在很大程度上引起光盘或者U盘储存信息的丢失。

1.2 档案信息数字化管理人员素质普遍较低

由于人事档案信息长期使用纸质化的形式进行管理，因此，这些管理工作人员并未完全摒弃纸质保管形式，而对数字化管理形式了解不够透彻、深入，笔者分为，这可能与管理人员的计算机专业素质存在很大的关系。新时期，人事档案信息管理工作的专业性以及知识性要求越来越高，但是总体上来说，人事档案信息管理人员的素质发展速度远远不及数字化的发展速度，那么这就导致人事档案信息数字化管理仅仅流于形式，而未真正地全面实现数字化管理。

1.3 人事档案信息的安全性遭遇较大威胁

信息技术虽然为人事档案信息管理带来极大的便捷，也大大提高了人事档案信息管理的效率与质量，然而信息的安全性也一度遭遇严重的威胁。在信息技术条件下，人事档案信息的安全性以及保密性等均受到了较为严重的影响。究其原因，笔者认为主要是由如下两个方面的原因所造成的：（1）前面已述，当前人事档案信息管理人员自身素养较低，其安全意识以及保密意识比较薄弱，尤其是对于某些向公众进行发布的信息缺少非常严格的审查以及管理，那么这就会使得人事档案信息管理工作人员操作程序不当，数据备份不及时，从而引起人事档案信息管理存在较大的安全隐患。（2）在信息网络之中，电脑病毒无处不在，还有一些计算机黑客编制恶意程序攻击人事档案信息管理系统，从而导致人事档案信息管理的安全性无法得到最大程度地保障，使得现代人事档案信息管理存在着诸多突出性的问题，严重阻碍了人事档案信息化数字化管理进程。

2 人事档案信息数字化管理的具体对策

基于上述关于人事档案信息数字化管理中存在的问题的分析，现提出如下几点关于人事档案信息数字化管理的具体对策：

2.1 构建科学、规范的人事档案信息数字化管理操作系统

操作系统作为现代人事档案信息数字化管理的软件基础，需要和硬件相互匹配。针对软件技术和操作系统的这个特征，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。人事档案信息数字化管理的操作系统主要包括两个方面的内容，即：硬件与软件设施，二者匹配程度高才能够使得人事档案信息数字化管理系统的完整性更佳。所以说，在对认识档案信息数字化管理的操作系统进行筛选时，需要对各个方面的影响因素进行全面地考虑，具体而言，包括如下几个方面的内容：（1）在对此操作系统进行筛选时，计算机中原来储存的数据以及信息是否被删除掉。计算机操作系统存在的差异性很可能会对人事档案信息的储存格式进行改动，那么这就会导致信息的部分缺失或者无法准确读出。为了预防此种情况的发生，应该注意充分考虑数据是否被丢失。（2）该信息操作系统是否有恶意插件或者带有病毒等影响人事档案信息安全的因素。

2.2 提高人事档案信息数字化管理人员的基本素质

由前所述，目前，人事档案信息数字化管理工作人员尚未完全摒弃传统人事档案信息管理的思路与方法，而且大部分工作人员计算机知识严重缺乏，其素质提高速度远远不及于计算机信息技术发展速度。那么这就导致人事档案信息数字化管理进程变缓。对此，应该注意加强对人事档案信息数字化管理工作人员进行定期培训，从档案管理专业知识、计算机应用技能等方面进行培训，其中培训的重点内容就是计算机应用技能的培训，要求管理工作人员应该注意扎实掌握计算机基础知识，从而有效提高人事档案信息数字化管理的效率与质量。

3 结论

综上所述，人事档案信息数字化管理能够有效减少人事档案管理工作的时间，提高档案管理的质量，必须予以重视，选取适当的人事档案信息数字化管理操作系统并通过培训提高管理人员的综合素质，为人事档案信息数字化管理提供优秀的人才队伍，促进人事档案管理工作的发展。

（作者单位：威海市崮山水库管理处）