项目型企业资源规划（ERP）



项目型企业资源规划（ERP）

罗克韦尔自动化（中国）有限公司 华镕

2　项目型ERP系统的组件

当涉及到ERP系统和工具时，项目型企业的需求与其他组织的需求有很多不同。因为每个项目都不同，所以项目型业务必须尽可能有效地管理每一种变化。要做到这一点，ERP工具必须能够管理和跟踪项目层的信息。本部分将详细解读专门为处理这种项目而开发的ERP系统的组件。

跟随财务

财务通常包括一些特定内容，例如总账、应支付款（你欠别人的）、应接收款（别人欠你的）和账单。在项目中，用户需要运用财务工具使其具有在项目层跟踪财务的能力。例如，如果用户想跟踪特定项目的盈利能力，则需要知道从该项目中得到的收入，以及该项目的特定费用（包括人工、材料和其他费用），两者之间的差就是该项目获得的利润。听起来很简单，但如果用户使用的ERP系统无法在项目层面跟踪这些收入和成本，其利润的计算就非常困难。

许多ERP和财务管理系统都被设计成能够满足各类业务的一般需求，并不具有轻松跟踪特定项目成本的能力。这意味着企业需要在一个复杂项目跟踪系统中做出会计标准图表，从而使项目型业务的财务报告和审计难上加难。

•确保准确计费

项目型业务计账单需要面对特殊的挑战，即能够按照客户希望的任何格式计费。对每个项目计费时，客户需要知道他们如何能准确地计费，以及规则是什么。这些规则可能会因项目不同而有很大变化。

最通用的ERP系统仅提供有限的几种计费类型。他们按照不同的行业而设计，使用此类系统的客户往往不在乎发票格式。而对于项目型业务就完全不同，ERP系统必须遵循客户的计费规则。例如，一个项目在未来四个月的每个月里，可能要按项目总费用的25%计费。在另一个项目中，仅需在关键里程碑完成时进行结算。ERP系统的计费工具就需要允许不同的计费规则，并要为每一个项目单独建立计费规则。

再就是发票格式。一位客户可能要求显示完成每一项任务的详细发票，包括在项目中每一位工作的员工；另一位客户可能因为没有细节只有总结发票而被罚款。同样，如果用户想要开展业务，必须能够处理这些客户端的请求，而通用型ERP系统可能根本无法支持这种灵活的计费需求。使用电子表格或文字处理工具创建专用发票也是不可行的。这种方法不能提供发票的审计跟踪，以及为计费目的的适当跟踪。此外，如果用户进行国际性项目，可能需要用客户的货币创建发票和收取款项。这意味着ERP系统需要能够处理货币兑换。

•记录员工工作时间和费用

员工也许是公司最重要的资产，他们最终交付客户的项目，这意味着他们是完成该项目的成本。为了了解项目的盈利能力，用户需要知道实际成本，包括所有重要的人力成本。例如，预计某员工将花费20小时完成某个项目，那么在项目结束后，需要准确地知道他到底为该项目花费了多长时间。同样，用户预计某位员工拜访客户将花费2000美元，但需要知道最终实际的花费。

在一个项目中捕捉实际工作时间可能是了解项目实际成本的关键。这意味着对于每个员工，ERP系统必须能够记录他花费在特定项目或任务中的实际时间，以及他的其他开支。没有这些信息，用户将无法了解真正的盈利。即使用户把工资外包给工资提供商，仍然需要了解每个具体项目此方面的详细信息。

除了跟踪盈利能力，这一功能还有其他的用途，如用户需要开具带有员工实际工作时间和费用的完整信息发票。

如果正在做的一个项目费用固定，这意味着在该项目中用户的费用是固定的，而无论某个员工工作多少时间。即使这样，用户还是会从捕捉时间和费用中受益，因为这样做会告诉用户真正的成本是多少。否则，用户永远不知道收取的费用是否高到足以获得利润。

近年来，智能手机日渐普及，可以在任何地方访问互联网。时间捕捉工具可以通过网络浏览器在手机上实现，这意味着员工可以随时随地记录自己的时间，这提高了他们对项目迅速而准确输入自己工作时间的几率。

•跟踪员工薪水

用户需要跟踪员工工作时间，支付费用、发放工资和福利。对于项目型业务，这种跟踪主要有两个目的。首先是支付员工工资的依据。此外，这些信息是了解每位员工工作成本的关键。

来看一个简单的例子。如果某员工的薪水是每年60,000美元薪水+10,000美元福利，他每年有两星期的带薪休假，这意味着他每年有50周、每周有40小时做项目。他的成本可以粗略估计为每小时35美元（70,000美元÷50周÷40小时）。

项目型ERP系统能帮助用户识别成本，因为系统可以做详细的分析，把成本分散到整个项目和组织中。在列举的简单例子中，没有包括任何日常开销，如办公室、公用设施和设备， 但项目型ERP系统可以帮助用户把所有这些费用作为项目资源，非常具体地分配给每位员工。

这个信息是至关重要的，因为在某些时候用户必须清楚了解要为这项工作花费多少费用。如果用户知道需要某员工20个小时的工作时间，而他的成本是每小时35美元，这意味着他在这个项目中的工资和福利整个为700元，而这还不包括日常开销 。这一信息确保用户在该项目中具有足够的支付能力并获得利润。如果某项目需要一个大的团队，或项目需要花费很长的时间，这样的信息可以帮助用户决定是否要承接该项目，是否有利可图。

•符合财务法规

项目型业务，尤其在工业环境中，是否遵从规范（比如用户是一家上市公司）至关重要。政府承包商和很多公司要求必须符合会计标准。一般公认会计原则（GAAP）是一套公认的会计原则和规程，是每个公司编制自己的财务报表时都需要遵守的会计原则，是记录和报告会计信息时所普遍接受的方式。它由多个权威标准（由多个政策委员会制定）的组合产生。

IFRS代表了国际财务报告准则。这些标准是全球商务的共同语言，以确保企业的财务状况在跨国界时也能被理解和可进行比较。国际财务报告准则正在世界各地逐步取代许多不同的会计准则。即便如此，各个国家往往采用自己的国际财务报告准则，这意味着有很多的细微差别，对于项目型ERP系统来说，这也是需要应对的挑战。

保持库存跟踪

库存是一个术语，代表公司现有的材料。用户要确保能够跟踪库存，把这些物品用于项目实施是非常重要的。例如，用户可能需要使用一台设备或某几种材料专门用于某个项目，需要仔细跟踪这些物品，并把他们的成本添加到该项目的总成本中。例如，某环境研究项目使用了5000美元的测试套件。用户必须确保把套件的费用计入项目成本，否则盈利会受到损失。

有些项目可能需要用户从其他企业购买特定的货物或服务，并把这些货物直接用于该特定的项目。这些货物或服务是项目总成本的一部分，所以用户要确保货物或服务与项目关联，从而准确计算成本。

确保用户的采购系统是项目型系统的一部分或者直接连接到用户的项目型系统。这将减少采购订单进入不同的系统，然后再把他们调回项目系统。

以项目为基础的制造

以逐个项目为基础制造或翻新东西的企业，需要专用的软件跟踪车间的活动、状态和完成情况。项目生产系统应具有以下组

件和功能：

•制造执行系统（MES）应提供在线文档、作业指导书和路由信息。系统监控在整个制造过程中的工单状态，并支持质量控制、发现不符合项和结果。

•车间时间系统为车间的活动捕捉开始和停止时间，还支持复杂的支付规则和时间表，以及员工自助服务调度的请求和批准。

•采购系统帮助用户管理材料采购和跟踪整个采购过程。采购订单可以实现从规划到审批、购买、运输和接收的完全跟踪。

•销售订单入口可以让用户生成产品和服务的销售订单，同时管理运输和发票流程。

•库存管理系统可管理资产清单、项目拥有库存和其它相关材料。

•制造管理系统支持制造工单、劳动力与部件成本的分配和销售合同的履行。项目型制造系统支持精益化和无纸化生产流程，可以帮助用户公司整体提升盈利能力。

把组件捆绑在一起

在通用型ERP系统中，组件是独立的，但如果用户应用真正的项目型ERP，每一笔交易都会连接到一个账户、组织和项目，如图1所示。这确保了在ERP内的多个分类账都是一样的，无需对账。

图1　把项目与其详细内容捆绑在一起

华镕，男，1982年毕业于北京科技大学自动化系，现任罗克韦尔自动化（中国）有限公司全球标准及贸易部中国地区经理。

作者简介