论继续教育档案管理信息化建设

姬鹏华

摘 要：在我国的教育体系中，继续教育是一个很重要的组成部分，因此开展继续教育档案管理工作就显得尤为重要。本文首先从继续教育档案管理信息化建设中存在的问题出发，进而提出了其完善的科学探讨。

关键词：网络技术；问题；继续教育；措施

所谓档案管理信息化即利用网络技术对学校档案资源进行科学整合和管理，以高效应用档案资料为最终目标。传统的档案管理形式比较单一，方法陈旧，伴着社会网络信息技术的迅猛发展，档案管理信息化建设迫在眉睫。继续教育档案的信息化管理，可以提升档案管理工作的效率，为社会其他部门的信息化发展工作提供充分地参考资源。

1 继续教育档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 信息化建设投入不足

如今继续教育已步入了普遍化阶段，教育规模迅速壮大，在校学生也越来越多。然而在具体的实践工作中，会出现资金紧张等很多的问题。在相关的继续教育资金地预算中，对于档案信息化建设保持着较低的资源投入，大多数继续教育学校的档案管理信息化的硬件设备不足，相应的配套软件缺乏。档案管理信息化建设的基础和前提依靠的是专业软件和硬件设备，没有信息化建设的硬件和软件，继续教育档案管理信息化建设只能是纸上谈兵。

1.2 档案管理人员水平有待提高

由于从事继续教育档案管理人员的素质相对比较低下，造成了继续教育档案管理水平不高。这是因为档案管理工作人员的年龄结构、自身观念、对新知识的理解能力等都存在很大的问题。这就影响了档案管理工作的有效开展。他们只能进行一些简单的整理资料的工作，对于一些技术含量高的工作根本就不能适应，尤其是用计算机进行的一些操作，更是不能胜任。这就阻碍了继续教育档案管理的信息化建设的发展步伐。

1.3 信息化管理的安全存在问题

当前由于信息技术的发展，继续教育档案管理也引入了网络技术，通过网络技术进行统一管理和操控，确实提高了档案管理的效率。但由于网络技术本身存在很多不安全的因素，导致了继续教育档案管理信息化过程中也出现了诸多不安全因素，使网络技术信息化管理存在很多的安全隐患。

1.4 管理信息化水平较低，档案信息的利用程度不高

继续教育院校实现档案管理信息化建设首先必须要具备信息化管理专业的人才，还要具备一定的硬件设施，这样才能提高继续教育档案管理信息化建设的效率。但由于人员和硬件设施不到位导致了当前的信息化管理水平较低，档案信息的利用程度不高，失去了档案管理的意义。

2 完善继续教育档案管理信息化建设的有效途径

2.1 进一步加大信息化建设投入

各继续教育院校建设档案管理信息化，必须要加大信息化建设的投入，包括从政策和资金两个方面进行投入。将继续教育信息化建设加入到学校整体的发展规划中来。在政策方面，首先要让档案管理人员意识到档案管理信息化建设的重要性，在全校范围内建立一种档案管理信息化的氛围，为档案管理信息化建设创造良好的环境，动员全体人员学习信息知识。在资金投入方面，首先要加大对硬件和软件的投入，还要设置专门的机构进行专项资金管理，加强对资金的管理和监督工作，提升资金的利用效率，使继续教育的信息化管理工作得到更好的促进，让档案管理信息化工作服务于学校

2.2 提高管理人员整体职业素质

提升档案管理员工的综合素质可以有效提升他们的工作效率。作为一名优秀标准的档案管理工作人员，应该具备优良的职业道德，另外还要具备丰富的档案管理专业知识和技能，此外，还要具有一定的创新精神。要提高管理人员的素质可以引进专业的人才，也可以通过内部员工培训对他们进行再教育，帮助他们学习更多的知识，以提高他们的综合素质，为继续教育院校提供更多高素质的人才。

2.3 加强档案信息化管理的安全性

我国信息资源的重要部分即档案资源，教学方面的不断改革和发展以继续教育档案为重点参考的依据，所以档案管理信息化建设的安全性和可靠性有待加强。因为只有通过网络平台，才能使信息化管理得以完成，因此在一定程度上会影响档案的安全。要避免此类问题的发生，就必须要有相应的安全对策，降低安全威胁。档案管理人员应该适时的对电脑软件进行杀毒，屏蔽一些存在隐患的消息，并安全备份收集整理的档案信息，使档案资源的安全性得到有效保证。

2.4 提升对电子文件的监管理力度

要进一步提升继续教育档案管理人员对电子文件监管力度，有效的避免因人为素质导致的继续教育档案信息不准确等情况的发生。此外，作为管理人员要强化和全面认识档案管理信息化建设，对学校档案信息化的各个方面进行密切关注。在学院档案管理过程中，以继续教育档案管理工作中优秀的管理措施为参考，做好对档案管理工作进行分析并完善相关举措，在此过程中，务必做到与自身的管理状况相结合，大幅度提高继续教育档案信息化建设的效率。网络技术的不断普及，要求实现对继续教育电子文件的规范化管理。在继续教育档案管理信息化建设工作当中，必须制定出严格的电子文件管理制度，并在能够控制电子文件的基础上，避免出现类似于人为修改造成误差的情况出现，而导致院校重要数据的丢失。

2.5 建立健全继续教育档案管理制度

继续教育档案管理制度建设应内容包括：①制定归档范围制度、归档时间制度、保管期限制度、归档实施办法和借阅制度等；②制定继续教育档案管理人员岗位职责；③制定继续教育档案管理细则和呈报要求；④制定继续教育档案管理人员基本素质能力要求等，使制度真正成为继续教育档案管理信息化建设的基本保证。

现代社会发展要求必须加强继续教育档案管理信息化的建设。并针对当前继续教育档案管理工作中存在的某些问题，制定加大信息化建设的资金投入、提高管理人员综合素质、加强档案信息化管理的安全性、提升对电子文件的监管理力度、建立健全继续教育档案管理制度等一系列举措，为实现继续教育档案管理信息化建设做好必要的准备。

参考文献：

[1]刘蓓蕾.成人教育档案管理信息化建设存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2014（01）.

[2]杜慧玲.论高校成人继续教育档案管理工作信息化建设[J].陕西档案，2014（02）.