商务信息管理在企业投标中的重要性

马钰

文章编号：2095-6835（2016）07-0054-01

摘 要：随着国家建设工程的不断增加，铁路、公路、市政、房建和水利投标市场面临的挑战也越来越大。例如铁路市场，几年前只有“中国中铁”一家企业，但短短几年间，便出现了“中国铁建”“中国交通”“中国水利”等新的企业，再加上各省市的企业，大家都在分割和争夺铁路市场这块蛋糕。因此，在激烈的市场竞争中，建筑企业必须不断创新，从旧有的体制中走出来。

关键词：商务信息；信息库；信息化管理；企业管理

中图分类号：G203 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.054

一个企业要想发展，就要建立信息品牌效应。所谓“信息品牌效应”，就是指在建筑市场中树立品牌形象而给企业带来的效应。影响该效应的因素包括企业人员素质、传播信息的可信度、社会责任感和对公众的态度等。这些因素具有标识化、固定化的特点，是企业成为众人认可的信息品牌的基础。

网络、计算机、多媒体技术的应用在企业投标工作乃至整个企业的发展中发挥着积极的作用。国家“十一五”规划中将信息发展产业作为重点，所以，在企业建立信息库是非常重要的。目前，企业商务信息管理已经成为了提高企业可持续市场竞争力的主要保障。它主要是将商务信息管理集成化，利用各种软件为企业用户服务，将软件中各种知识和数据分类整理后建成数据库统一管理。

商务信息管理可以提高工作效率和信息的实时性、规范性、准确性、安全性，从而为投标工作的顺利进行奠定坚实的基础。

1 商务信息管理

1.1 商务信息管理的定义

所谓“商务信息管理”，就是将信息集成化，利用计算机软件为企业和用户服务。为了更好地提高工作效率，可以将企业的各种知识和数据分类整理后集中在数据库储存起来。商务信息管理集成的建立为企业未来的发展指明了道路。

1.2 商务信息管理的建立

商务信息管理是建立在各种企业证件、人员证件收集、各种Office软件录入、各种Office软件的使用上的。

1.3 商务信息的收集

要收集的商务信息主要包括以下3种：①企业人员组成情况、企业的管理模式、企业人员变化信息、企业的业绩、签署的合同等；②各省市采购招标网信息，甲方、业主发布的各种招标信息；③同行业内的企业信息等。

1.4 本企业管理

本企业的商务信息管理包括企业和人员两部分。企业部分主要包括企业资质、管理机构、业绩和合同等。其中，合同台账及其录入工作是非常关键的。在此，录入的内容主要包括业主单位、项目名称、工程的投资情况、工程地址、合同中的开竣工日期、工程进度和相关管理人员信息等。企业人员部分比较复杂，主要包括人员姓名、年龄、职称、岗位、证书和学历等。

1.4.1 商务信息的录入

在分类、整理、统计商务信息时，要有明确的思路，因为这项工作非常繁杂，必须由专人将信息正确录入数据库中，并实时更新相关数据。商务信息的准确性、完整性会直接影响投标工作的结果。

1.4.2 Office软件的使用

在商务信息管理工作中，要选择数据运行比较稳定的Office软件，以保证内容的完整度。同时，这些软件的操作方法要简单，可以读取相关数据，而且还要便于后期维护。

在具体工作中，实现对商务信息的全面管理能够有效提高工作效率，减少烦琐的步骤，将杂乱无章的资源信息统一整合，并有序地存储起来，方便用户使用。

2 商务信息管理在招投标工作中的应用

在购买投标文件前，要先了解、熟悉各省市招标市场的情况，明确他们对企业资质、人员备案等的要求，然后再选择购买招标文件或组织人员编制投标文件。在编制投标文件的过程中，因为文件制作时间比较紧，所以，要根据相关要求编制内容全面的招标文件，文件中要包括企业业绩、管理人员、组织机构、施工组织设计和投标报价等。

招标文件的编制要有序进行，它是非常重要的。由于各省市招标管理机构对招标文件的内容要求不同，表格要求不同，业绩要求不同，对管理人员的要求也不同，所以，企业在购买回招标文件后，要认真分析、理解文件中的内容，并根据文件内容编写符合投标要求的文件。

3 商务信息管理的特点

商务信息管理模式比较完整，它可以排序、分析、汇总和检索相关数据，并写出报告。在此过程中，可以将信息内容抽象出来，将它集成化、模式化、模块化后整理编辑入库。

3.1 便捷性

在投标过程中，会使用到大量的商务信息。利用商务信息管理可以从信息库中调取查询索引，更方便地查找、筛选出需要的企业业绩、管理人员证件等。这样做，大大提高了工作人员的工作效率。

3.2 准确性

在工作中，要严格审查商务信息管理中的数据信息，提高录入数据的准确性，并实时更新内容。这样做，能够保证原始数据的有效性，降低出错率，确保投标的正确性。

3.3 规范性

在制作标书时，由于投标人员的思想不统一，所以，利用数据库的数据能使标书更加规范、标准。在此过程中，工作人员要统一商务信息中管理人员、企业业绩、使用的证件和相应的编码，并将所用数据制作成WORD或者EXCEL表格，从而规范整个过程。

3.4 实时性

商务信息的变化比较快，所以，需要及时更新。在具体工作中，要不断更新企业资质调整和人员变动等情况，保证商务信息的严谨性。同时，利用现有的商务信息可以实时了解最新的资讯。

3.5 安全性

对于企业，商务信息安全是最重要的。因为商务信息资源共享用户比较多，查询量比较大，所以，安全隐患也比较多——数据内容丢失、机密数据外泄等。商务信息管理能够保证商务数据、信息数据、资料的安全，保证企业资料不被外泄——为信息库数据内容加密；设定特殊权限，只有权限人员才能够使用；信息库备份，一旦出现数据丢失或者被误删的情况，可以及时恢复。

4 结束语

作为施工企业，首先要有较强的责任感。在投标过程中，要坚持“公开、公正、公平”的原则，以身作则，规范建筑市场的秩序。另外，在商务信息管理方面，要加强资源管理，做到企业信息共享、资源共享，从而为投标工作和企业的发展贡献力量。

〔编辑：白洁〕