企业文书档案工作面临的挑战及对策分析

金铮

摘 要：近年来，随着当今社会形势和市场经济的快速发展，各个企业也在积极适应新时代的发展，而在企业中文书档案工作也逐渐受到管理人员的重视。在这样的大形势下，企业档案文书工作不仅有着新的机遇，但也同时面临着一定的挑战。因而本文主要围绕当前企业文书档案面临的进行分析研究，从而提出相应的解决对策，以期能够为各类企业的档案文书工作提供一定的借鉴及参考。

关键词：文书档案；企业；挑战；对策

文书档案是各个企业、单位及机构各种工作的真实记录，是推进各项事业持续发展的根本依据，其既能够对企业即将开展的工作提供一定的指导，又能够为历史考证提供真实可靠的依据。因而文书档案工作开展的好坏，也在相当程度上影响着企业的发展。特别是随着社会主义市场经济的迅猛发展，市场竞争日益激烈，而企业作为竞争的主体，其所面临的挑战更是前所未有。文书档案工作是企业信息工作的载体，面对当今这样一个知识经济时代，其更应作出创新性的改变，以此来推动企业的发展，

一、企业文书档案工作面临的挑战

企业文书档案工作面临的挑战不仅包括其在应对经济时代的变革时所面临的科技创新等方面的挑战，也包括其在现阶段的工作中存在的问题。

（一）现阶段企业文书档案工作中存在的问题

1.文书工作与档案工作的区分不够明确，同时其衔接也存在着脱节现象。文书档案一般情况下都会一起出现，因而人们对于文书工作于档案工作的区分不够明确，甚至有人将二者视为相同的概念，因此在做工作时不够明确这两项工作具体的内容，从而混淆了各自的责任，使得文书档案工作不能够顺利进行。同时在实际的工作中我们也可以看到，文书工作人员对于档案保存的意识不够强烈，而档案工作人员对文书工作的内容页不够清晰，这就使得二者在进行对接时不能够顺利开展，有时更是存在着脱节现象，这就大大影响了企业各个部门各项工作的开展，降低了工作效率。

2.文书档案工作人员的专业素质不高。就当前的情况来看，虽然大部分的企业都设置了相应的档案管理部门，但是大多数工作人员缺少相应的专业知识，同时也缺少先关的岗前培训，因而其对于文书档案工作并不了解。更有甚者，其把文书档案工作当做闲职来看待，导致其责任意识不强，这在很大程度上影响着文书档案工作的开展。

3.文书档案工作缺少相应的制度规范。企业作为市场竞争的主体，其主要以追求经济效益为主要目标，因而在大多数企业当中，文书档案部门的地位远远不及市场部及销售部等部门。因而其也就缺少了相应的制度规范，例如没有对于档案分类、档案编号、档案排序等方面的严格要求及规范，从而使得文书档案工作十分混乱，因而有些企业就出现了不少卷宗丢失的现象，这使得档案的安全性大大地降低了。

（二）企业文书档案工作面临的新挑战

传统的文书档案工作主要品依靠的是文书档案工作人员的辛勤付出与劳动，而在新时期，文书档案工作则要更多地依靠现代科技和知识型人才来实现自身的发展。

1.企业文书档案工作面临着高科技的挑战。随着知识经济的不断发展，许多高科技的手段在现代企业中得到了越来越普遍的应用。如此一来也就产生了许多以高科技为载体的文件，这时传统的当“纸质”档案管理就跟不上时代发展的要求，其传递的快速性和保密性也收到了高科技的挑战。

2.企业文书档案面临着安全性的挑战。随着高科技在文书档案工作中的应用，其所相对应的安全性也存在着极大的威胁。《中国互联网白皮书》显示：据不完全统计，2009年我国被境外操控的计算机高达100万个；同时被黑客篡改的网站多达4.2万个；此外被病毒感染的计算机每月高达1800多万台，占全球感染电脑的30%。所以，现代的企业文书档案很有可能遭到黑客的攻击和破坏，平时我们所用的电脑也有可能被各种各样的的病毒感染；档案所使用的各类高科技信载体也可能因为各种物理因素的影响而导致信息的丢失。这些都对文书档案的安全性造成了多方面的困扰和威胁。

二、应对文书档案工作挑战的策略

（一）提高对文书档案工作的重视程度

首先各个企业要提高文书档案部门在企业中的地位，如此一来才能扭转以往人们对于文书档案的淡漠态度，转变工作人员的观念。最为重要的是要使文书档案相关部门的领导起到一个示范的作用，这样一来不仅可以加强文书档案工作的制度建设，同时还可以加强对文书档案工作人员的监督，变之前的被动提供相关档案资料为积极主动地参与到文书档案服务工作中来。

（二）提高文书档案工作人员的专业化水平

各个企业首先要做的就是多渠道引进具备专业知识和素质的人才，从而为文书档案工作注入新的动力。而对于目前处于文书档案岗位的工作人员，则要加强他们的岗前培训，一方面要加强他们的责任意识，另一方面则要增强他们的专业素养，可以建立定期的知识考查制度，对于未能达到标准和要求的要做出相应的工作调动。同时随着科学技术的迅速反战则要要求文书档案工作人员要充分发挥接收新知识、了解新观念的积极主动性，从而为企业中的各个部门提供方便快捷的服务。

（三）加强文书档案工作的保密性

高科技的发展虽然为文书档案工作带来了方便，但是其在另一方面也使得文书档案工作的保密性存在着相应的危险。因而在新时期，我们需加强对文书档案工作安全性建设。《中国互联网白皮书》指出，确保互联网安全及信息安全是信息化发展前提。在企业文书档案管步入信息化的过程中，企业必须采取相应的保护措施，例如可以建立档案“备份”制度。同时企业也要逐步建立外部防护系统，从而防止“病毒”和“黑客”的攻击和破坏。

参考文献：

[1]徐拥军，张斌.企业档案工作的困境与出路[J].北京档案， 2007（11）.

[2]陈逸辉.试论文书档案管理的特点和趋势[J].中国科技博览，2010（21）.