关于规范民国档案数字化业务外包的思考——以民国安徽邮电局档案为例

张婧文（安徽大学管理学院，安徽，230000）



关于规范民国档案数字化业务外包的思考
——以民国安徽邮电局档案为例

张婧文
（安徽大学管理学院，安徽，230000）

［摘要］近年来，安徽省档案馆接收了近六万卷民国时期遗留下来的安徽邮电局历史档案。为了积极响应安徽省委省政府关于加快推进档案信息化建设的号召，同时为了保护中华民族的珍贵文化遗产，安徽省档案馆决定对这批民国档案进行规范化整理和数字化加工。笔者有幸在安徽省档案馆参加了为期一个月的民国时期安徽省邮电局部分档案的数字化业务外包实习工作。文章拟根据实习时的所见所闻，从研究民国安徽邮电局档案数字化工作的特殊性因素着手，分析民国档案数字化业务外包存在的局限性，并提出一系列建议与对策。

［关键词］民国档案数字化外包服务邮电档案［分类号］G271

1　民国安徽邮电局档案的特殊性因素

1.1历史环境因素

要对民国安徽邮电局档案进行数字化整理，就必须全面掌握其所处的历史大环境，主要包括安徽省的建立、安徽邮电局具体开展的邮电业务以及全国邮政储金业务状况等。

1667年康熙帝六年，清朝取“安庆”和“徽州”二府首字的合成，改原先的“江南左布政使司”为“安徽布政使司”，建立安徽省。1760年，安庆成为真正意义上的省会；抗战爆发以后，省会临时迁往立煌（今金寨县）。进入民国以后，废除府、州，全省设芜湖、安庆、淮泗3道，辖60县。1928年废道，改设行政督察专员公署，全省分为10个行政督察区［1］。

民国以来，安徽省邮电局的业务范围不断拓展，从最初只办理函件业务发展到增设航空信函业务以及国际联邮业务，从普通汇兑业务延伸拓展到邮政储金业务，这些邮政业务的逐步开展满足了社会发展的需要，推动了民国安徽邮电事业的发展，同时也形成了大量的邮政档案资料。此次安徽省档案馆接收的近六万卷档案只是民国安徽邮电局档案的一部分。笔者在这次民国档案数字化业务外包实习过程中发现，这些形成于战争纷繁、社会动荡年代的民国档案，由于种种历史因素，其中很多具有重要历史研究价值、线索性、凭证性的档案资料已经缺失，这给档案整理工作也带来很大困难。档案工作者不仅需要对安徽省的建立和变迁脉络等历史背景了然于心，还要知晓民国邮政的发展史和一般业务，才有可能对这部分缺乏系统性、完整性的民国档案资料进行规范化整理，从而为民国档案数字化打下坚实的基础。

1.2地域与专业因素

1876年，中英《烟台条约》规定芜湖为通商口岸，1877年芜湖正式开埠，同时开始成立芜湖海关，安徽邮政近代化的序幕从此揭开。北洋政府时期的安徽邮政带有浓厚的殖民色彩，此间安徽邮政事务长期为外国人所把持，这也就解释了当时大批的公务文书是用外文书写的原因。

1931年1月1日，交通部为便于管理，节约开支，将安徽、江苏两省邮区合并，由苏皖邮务管理局统一管理，安徽邮务管理局改为一等甲级邮局。1929年7月21日，沪汉航空邮路开辟，芜湖是其一个停靠点，因此，可代运芜湖至汉口、南京、上海三处的邮件，这也是安徽航空邮路的开端［2］。在数字化整理过程中，会看到大部分的公文最后署名落款是上海办事处，其实是由于1938年芜湖、安庆相继沦陷，安徽邮政管理局的部分员工迀往上海，同年7月于上海邮政管理局内设立安徽邮政管理局临时办公点。为应付战事需要，这一时期邮区的划分呈现出复杂多变的特点。截止到1948年，安徽邮政管理局共统辖100个邮局，其中一等邮局3处，二等邮局25处，三等邮局66处，四等邮局6处。此外，还拥有1181个代办所，822处信柜和313处邮站，邮局的触角几乎遍布全省各地［3］。地域的变迁无疑为档案整理工作增加了难度，很多人名地名无法考证，只有通过在工作中不断积累、记录下文件之间的相互关联性，才能准确把握档案的实质内容，对档案进行系统分类、组合、排列和编目。

1.3语言文化因素

由于当时中国的社会性质为半殖民地半封建社会，中国的地域已被外国列强相继瓜分，安徽地区也难逃厄运，因此除了中文档案外还有大批英、法、俄、日、葡等外文档案，仅就其中的英文档案而言，在英语时态、语态、拼音方法上与目前所学的英语相差甚远。例如民国时期汉语的人名地名翻译成外文时，统一使用的是当时流行的韦氏拼音法，和现如今我们运用的汉语拼音大相径庭；政府官员与邮电局领导之间的往来文书大多为全英文信函，很多口语化、非标准化的时态、语态使民国档案的语言文字纷繁复杂，特殊的语言表达方式大大提升了此次数字化整理工作的难度。民国时期不仅有许多新思潮的涌动、新学派的迭起，还有中西文化交流，新旧思想的冲突。就档案文献而言，可谓卷帙浩繁，留下了大量弥足珍贵的历史资料和文化遗产。本次数字化的民国安徽邮电局档案的内容，以汪伪政府统治时期的安徽省邮电局往来公文为主，涉及了安徽地区的经济发展、金融商税、交通贸易往来、政治状况、文化教育等多领域多角度内容。除此之外，有少部分南京临时政府、北洋政府和国民党政府形成的档案，前后加起来跨越了近40年的时间，档案数量近六万卷。可见此次整理的民国档案，其时间跨度之大、数量之多、内容之繁杂以及档案数字化工作要求之高，在安徽省档案馆的所有档案工作中是史无前例的，该项目成果将为研究安徽邮政史以及民国历史文化提供相对完整规范化的纸质档案和查阅便捷的档案数字化产品。

1.4保护技术因素

由于历史悠久，再加上战乱频频，大批民国档案遭受了不同程度的自然和人为破坏，档案遗失、缺页、损毁、烧毁、字迹模糊、虫蛀、霉变、发黄、残缺、污染等情况严重，档案人员在整理编目过程中反复比较、翻阅也会加速档案的损坏。鉴于此，这批民国档案的数字化工作既具有“抢救性”，又具有“技术性”，涉及档案保护技术与数字化加工技术等。只有加快民国档案整理、修复和数字化的步伐，才能使民国安徽邮政档案得以有效地保护，延长其物理实体寿命，最大限度地发挥档案信息应有的社会价值；只有经过规范整理、高质量数字化加工的纸质档案及其数字副本，才能在提供社会化服务时，保证其服务的优质有效性，才能提高档案信息查全率查准率和利用率。但是档案馆由于自身的种种局限性，无法独自完成此项重任，需要借助社会的力量，委托档案外包服务公司来完成部分民国档案数字化业务，这样则可以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力。

2　民国档案数字化外包面临的局限性

2.1缺乏法规与标准的支持

目前，尚无专门针对档案数字化服务外包制定的统一的法律法规或行业标准，关于民国档案数字化外包服务的法规更是微乎其微。国内的档案外包企业的规模和技术水平参差不齐，企业准入资质、委托受托方的权利义务范围、从业人员资质、行业监管等指导性文件还未出台。在《中华人民共和国档案法》及其实施办法中未提及档案服务外包，国家档案局印发的与档案数字化服务外包相关的规范性文件，主要有《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》（档函〔2012〕103号）、《国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》（档函〔2013〕271号）和《档案数字化外包安全管理规范》（档办发2014〕7号）等。这些文件，主要是从档案实体和信息安全管理的角度出发，提出的一系列档案数字化外包安全管理规范。就我国目前已颁布的档案工作行业标准来看，涉及历史档案数字化工作的主要有《明清档案目录中心数据采集标准》《明清档案机读目录数据交换格式》等11个，仅对著录细则、主题标引和分类标引细则、机读数据交换格式等技术细节作出了规定［5］。但是，在档案外包服务行业飞速发展的当代，由于相关法规更新出台的不及时，很容易出现法规与实际工作相互脱节，档案（尤其是历史档案）数字化外包服务无法可依，势必造成各地档案外包服务监管混乱的局面。同时，由于各地档案馆收藏的历史档案（这里指民国及民国以前形成的档案）形成时期、地域及主体不同，实际状况会有非常大的差异，档案馆委托专业数字化加工企业对历史档案在进行数字化时，在一些具体环节上还是会出现无章可循的情况。

2.2外包公司员工受教育程度低

笔者了解到的安徽省档案馆民国档案数字化外包模式以档案馆通过公开招标的形式，将部分档案业务交由一个或多个档案外包服务公司来完成，双方签订合同，约定完成期限、工作方式、参与人员等。其中，承担外包工作的人员普遍学历为专科，绝大多数是非档案专业，人员流动性比较大，外包公司对于人员招聘的门槛较低，缺乏人力物力对员工进行有效的业务培训。民国档案由于自身的特殊性，对于档案数字化处理人员的要求比较高，首先需要对繁体字、草书等各种书写方式有一定了解，最基本做到“识字”；其次，对于民国公文的形式要有一定的知识面，看懂大致的公文结构；最后，至少要熟练掌握英语等多种语言。很多外包公司盲目追求速度和数量，而不是质量，这也给档案管理人员的工作带来诸多不必要的程序和麻烦。

2.3档案实体与信息安全存在风险

档案信息存在的安全风险主要包括档案实体安全和档案信息内容安全。例如在对民国档案进行修裱时，如果没有严格按照《档案修裱技术规范》，修裱后的档案有可能出现继续霉变、破损等情况。在数字化著录这一环节，对著录人员一般以计件方式支付报酬，势必导致外包人员追求速度最大化而忽略民国档案的珍贵价值，一旦在整理翻阅这些档案过程中不加小心，则会对档案实体造成一定的破坏，纸张老化变软，韧性较差的档案原本就已经非常“脆弱”，更经不起人为的摧残。在对民国档案进行数字化扫描的过程中，可能存在文件漏扫、排列顺序与原件不符，出库入库交接不清等现象。除此以外，业务承包方的工作人员要对档案文件内容进行必要的了解，特别是在档案数字化录入阶段，信息录入人员要接触每一份具体的档案文件，这就使被整理的档案文件变得毫无秘密可言，而具体从事档案整理的人员如果是非档案人员或没有经过专业培训，在保密意识不强的情况下，加之没有相关规定的约束，他们可能会泄露档案信息的内容，甚至将文件目录或档案原件带走，从而给档案信息内容安全带来威胁。最后，外包服务完成后不及时清理掉已数字化的档案信息也会导致信息外泄。

3　规范民国档案数字化业务外包的对策

3.1建立健全相关技术规范和行业标准

2015年8月11日，安徽省委办公厅、省政府办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》中提出：“各地各单位要根据档案事业发展实际和群众需要，不断创新和完善档案公共服务模式，稳步推进政府购买档案服务工作。要按照档案行业特点，建立健全社会力量参与档案事务机制，推进档案服务业规范化。”有计划、有步骤地推行档案数字化外包业务的规范化和标准化，是新阶段我国档案工作的新特点，也是克“乱”求“治”、化“孤立”为“联系”的强大武器。在积极探索制定国家层面的针对民国档案管理外包服务的行政法规和行业标准的同时，细化、完善地方法规制度，做到把握共性，突出个性。例如制定《民国档案管理服务外包工作规范》《民国文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》《民国档案数字化存硬盘储格式规定》等一系列紧密联系业务活动、操作性强的规范性文件。

3.2提高行业准入标准，加强监督机制

制定和提高行业准入标准，加强对档案管理服务外包从业人员政治素质和业务素质的要求，重视对外包人员的专业培训。一方面，档案馆（室）相关工作人员要积极学习民国档案数字化的相关内容、操作流程、所运用的先进技术，从而更加有效地对档案外包进行管理和风险控制，减少对外包企业的完全性依赖；另一方面，组织外包公司员工学习《中华人民共和国档案法》《民国档案目录中心数据采集标准》《民国档案著录细则》《纸质档案数字化技术规范》《档案著录规则》《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》《历史档案抢救与保护工作实施细则》《历史档案抢救与保护工作流程质量管理办法》等规章制度，强化技术要求和安全保障意识。此外，还需要档案馆作为数字化工作的主体责任人进行项目的整体监督和把关，对数字化过程中出现的问题及时修正和审核，以便更好地保护档案实体，使档案数字化的每一个步骤都能顺利、有序地进行下去。

3.3加强档案的安全保密管理

根据《保密法》《档案法》的有关要求，与外包公司和参与数字化外包工作的所有人员签订保密协议，外包服务完成后，有信息留存的设备和存储器都要清除信息并作安全技术处理，不得私自保留，使档案安全和外包工程质量受到法律保护。要做到外包档案数字化加工的安全和保密，除了选择可靠的外包公司和签订安全保密协议外，档案馆要提供计算机、扫描仪及存储设备、加工场地，还要在加工场地安装监控设备，档案馆还要派人员实施全过程直接监管，只要有外包人员在，档案馆监管人员就不能离开工作场地。

3.4严格质量管理，优化业务流程

民国档案数字化是一项繁重而复杂的工程，也是档案馆立足自我、服务社会，实现档案信息资源深入、长远、广泛利用的生命线，因此，要以“质量第一”为前提，稳步推进馆藏档案数字化，切不可盲目追求数量和进度，否则不利于档案馆的健康可持续发展。民国档案数字化不能“眉毛胡子一把抓”，档案馆应以档案数字化工作为契机，对馆藏民国档案进行二次筛选和价值鉴定，用全面、发展、历史、效益的观点来判定民国档案的价值，将形成时间早，影响范围广，典型性强，研究价值高，社会需要频繁的档案先行数字化。要树立优化流程的观念，科学设计工作流程，做好实时控制，通过了解档案数字化最前沿的技术，掌握档案数字化的最新进展情况，总结档案系统功能的优缺点，为做好档案数字化工作提供借鉴和参考，建立区域性历史档案文献数据中心，整合历史档案信息资源。

民国档案数字化工作是大数据时代给档案部门带来的机遇和挑战，面对挑战档案馆要学会借助外界的力量，把握“互联网+”这一时代机遇，努力创建档案工作新常态，档案馆在追求馆藏丰富和多样化的同时也要保证档案数字化的质量，深入整合发掘历史档案信息资源的内在价值，更好地发挥档案的经济作用和社会效益。

参考文献

［1］沈葵.《安徽历史》［M］.安徽文艺出版社.2011（7）.

［2］安徽省地方志编纂委员会编.安徽省志.邮电志.合肥［M］：安徽人民出版社，1993.

［3］陈秀秀.论近代安徽邮电事业研究.安徽大学［J］.2005（3）.

［4］徐拥军，陈嘉男.我国档案管理服务外包法规标准建设研究［J］.档案学通讯，2015（3）.

［5］路江曼.我国档案中介机构服务安全的法律保障研究［J］.档案时空，2012（6）：22-24.

张婧文，女，安徽大学管理学院档案学研究生，主要研究方向档案基础理论，历史档案价值及其开发利用研究等。

Thinking about the Standardization of the Digital Service Outsourcing in the Republic of China——A Case Study of Anhui Post and Telecommunications Bureau in the Republic of China

Zhang Jingwen
（School of Management of Anhui University，Anhui，Hefei，230000）

Abstract:In recent years，the archives of Anhui province received nearly sixty thousand volumes of the historical archives of Anhui post and Telecommunications Bureau left over from the Republic of China.In order to actively respond to the Anhui provincial government on accelerating the construction of archival information，while in order to protect the precious cultural heritage of the Chinese nation，The archives of Anhui province decided to standardize the archives of the Republic of China and digital processing.Under the arrangement of the Anhui Provincial Archives Bureau related leadership，Anhui University Archives Science professional research to Anhui Provincial Archives，for a period of one month during the period of the Republic of China Post & Telecommunications Bureau of Anhui province part of the file on the digital business outsourcing of internship.I have honor to participate in the Republic of China digital archive business outsourcing，this paper intends to practice according to saw and heard，start from the particularity of the factors of Anhui Bureau of Posts and telecommunications，the digitization of archives research，analysis of post archives digital business outsourcing exists limitations，and puts forward a series of suggestions and measures.

Keywords:Republican Archives；Digitization；Outsourcing Service；Posts Archives

［作者简介］