高校行政人员知识管理与行政效能关系的研究*

刘 娟

(福建江夏学院 党、政办公室，福建 福州 350108)

高校行政人员知识管理与行政效能关系的研究*

刘 娟

(福建江夏学院 党、政办公室，福建 福州 350108)

探讨了高校行政人员知识管理与行政效能的现况及关系，通过文献资料法和问卷调查法，对所得资料进行分析，结果显示：高校行政人员的知识转移、储存和分享情形良好，但知识扩散和创造尚有改进空间；高校行政人员的学校气氛、学校环境与设备情形良好，但行政人员沟通渠道仍有加强的空间；高校行政人员知识管理与行政效能间各构面均呈现正相关，即两者之间具有密切的关连性存在，表示大学在知识移转、知识储存、知识分享、知识扩散及知识创造等构面表现越积极，则在行政领导、学校环境与设备及学校气氛等构面将表现更佳。并提出教育行政机关应制定知识管理推动办法、推动知识管理奖励办法以及高校行政人员应提升个人业务能力等建议。

高校；行政人员；知识管理；行政效能

教育是主导社会进步，衡量国家现代化的重要指标，世界各国莫不借着教育的力量提高国民素质培养人才，能够在21世纪知识经济时代中屹立不摇的组织，也正是那些掌握知识经济关键的领先者。而知识就是力量这句话，更在知识经济时代中，获得了最佳的印证[1]。赵华指出：美国的公务人力管理也是经验、文化的学习过程，强调预见环境变革及调整适应的重要性，其最终的企图其实不仅限于人事体制而已，而是一个学习型政府的再造，它界定知识应用的过程是一个不断填补差距的过程，也肯定知识界结合实务界产出创新的价值[2]。在教育的立场上，从因应社会变迁以及促进变迁的观点，教育人员宜认识并接受知识经济时代的来临、具备电脑网络的技能、实施创意的教学，行政体系宜提供创意的教学与学习环境，以共创知识社会的美好未来。由于近年来，学校组织与企业组织一样，都处在充满了多变与挑战的时代，教育部诸多教育政策，均为学校组织提供及调整变革的方向。因此，将知识管理的概念落实在高等学校教育上，是学校谋求改进及提升效能的途径[3]。知识管理在管理学与行政学领域的重要地位逐渐凸显，成为新的焦点并深具重要性，学校行政组织的运作与企业组织有许多相同之处，学校行政欲提高其行政效率进而提升整体学校效能，可以借企业管理的经验，重视知识管理所能带给组织的实质效益，提升整体效能[4]56-60。21世纪是知识经济的时代，面对全球化、国际化社会的来临，谁能掌握知识、创新知识，谁就能掌握竞争优势。而高等学校是汇集精英、培养精英的重要场所，大学应如何变革、管理以提升学校效能，将是未来教育发展上的一大课题[5]。因此，笔者论述目前知识管理发展的脉络，了解目前各大学知识管理及行政效能的现况并提供建议，以为相关主管机关提供参考。

一、研究对象与方法

(一)研究对象

以2013学年度高校行政人员为研究对象，以福州地区10所大学的行政人员为本研究的母群体，分别选取8所省属公立本科大学福建农林大学、福州大学、福建医科大学、福建中医药大学、福建师范大学、福建工程学院、福建警察学院、福建江夏学院和2所省属公立专科大学福建商业高等专科学校、福建船政交通职业学院，根据每所大学行政人员总数进行等比抽样，以了解大学行政人员知识管理与行政效能的关系，共计发出问卷500份，回收问卷计484份，问卷回收率为97%。

(二)研究方法

先采用文献资料法通过图书馆、中国知网等研究途径，收集有关知识管理与行政效能之中外相关论著、研究报告、学术论文、期刊等文献资料，依据本研究范围及文献分析的结果，另参考王楠[6]及邓爱华等[4]56-60的研究编制而成问卷，经指导教授及邀请专家学者审题以建立专家效度，并针对问卷题目之适合性、文辞字句、问卷架构等提供修正、增删的建议；经汇整相关意见并与指导教授讨论后，最后编制成本研究调查问卷的基本架构，分成个人基本资料、知识管理量表及行政效能量表三部分。知识管理量表中又分成知识移转、知识储存、知识分享、知识扩散、知识创造五个构面；行政效能量表则分成行政领导、学校环境与设备、学校气氛三个构面。问卷发放福州地区10所大学，共计发出问卷500份，回收问卷计484份，问卷回收率为97%，再以SPSS 12.0统计软件进行资料分析，研究的统计检验皆以α=.05为显著水准，所需之统计方法主要有描述性统计分析、独立样本t检验(t-test)与单因子变异数分析和皮尔森积差相关分析；透过高校行政人员以问卷调查的方式，分析运用知识管理提升大学行政效能的问题，了解大学行政人员面对全球化的来临，如何应用及运作知识管理的情况，并作相关研究及探讨。

二、结果与分析

(一)高校行政人员知识管理与行政效能现况

1.知识管理部份

本部份以李克特氏五点量表的赞同程度、次数分配、百分比、平均数、标准差来分析说明高校行政人员知识管理中知识移转、知识储存、知识分享、知识扩散及知识创造各构面中的现况。

知识移转：本构面的问卷内容主要为使知识有效率的移转，再将知识加以应用以促进组织学习。整体平均数为3.72，显示高校行政人员的知识移转构面属中上程度，表明大学对学习型组织的重视，并鼓励行政人员终身学习。

知识储存：知识储存的目的是使组织外来知识与内创知识能储存为组织记忆，留存于组织与其成员之间，提供给其他成员及单位参考，以利组织知识的再使用。本构面问卷的整体平均数为 3.73，显示了高校行政人员的知识储存构面属中上程度，说明了电脑信息在高校行政体系中的重要程度。

知识分享：信息科技与网络的应用，可借由知识分类与编撰，转换至信息系统由网络传递，使得知识分享层面更为广泛且快速达成知识分享的目的。本构面问卷的整体平均数为3.72，显示高校行政人员的知识分享构面属中上程度，说明高校行政人员是乐于分享并会给予同事相关协助的。

知识扩散：知识扩散是指学校将蓄积在学校内的知识透过教育训练、研习进修、资料库学习、工作轮岗等方式，使知识蓄积的涵盖面更广，以利于知识的创造。本构面问卷的整体平均数为3.55，显示高校行政人员的知识扩散构面属中上程度。“学校定期实施职务轮岗制度，促进行政人员彼此间的工作分享与成长”的平均数为2.97，说明高校目前的职务轮岗制度有加强改进的空间。

知识创造：指学校经由内部与外部知识的取得，透过一系列的实践、实验、共享的讨论等应用知识的结果。本构面问卷的整体平均数为3.48，显示高校行政人员的知识创造构面属中上程度。“本校设立分享窗口，鼓励行政人员乐于分享知识及创造知识的心得与看法”的平均数为2.95，说明高校知识管理的分享窗口尚有进步的空间。

根据以上结果得知，知识移转、知识储存、知识分享、知识扩散、知识创造等五构面的整体平均数为 3.72、3.73、3.72、3.55、3.48，其中以知识储存的平均数最高，说明高校行政人员在知识储存的情形良好，相较之下知识创造的部分则需再努力。高校行政的运作，应重视服务品质及提升行政效率，以充分支援教学与研究。同时采用工作流程的国际标准化作业系统，也是必要的措施。尤其有效地运用现代知识管理，增进工作知识分享与创新管理机制，更能创造竞争优势。大学在知识社会中扮演着知识创新与培育优质人力的重要角色，如能率先落实知识管理的组织运作，必能有效提升行政效率，增进服务品质。因此，大学行政人员应破除僵化、永续维持组织活力并加强知识创造，以能因应时代的挑战。

2.行政效能部份

行政领导：行政领导是指校长或主管能凝聚全体学校行政同事的共识，创造温馨、专业的校园文化，并能利用激励、关怀与团队精神等，来达成学校教育目标。本构面问卷的整体平均数为3.30，显示高校的行政领导构面属中上程度。说明大学的领导者会利用机会宣传本身的理念与想法，让行政人员了解学校的目标与做法。

学校环境与设备：是指办公室的环境与软硬件设备是否满足行政人员的工作需求，并提升行政效率。问卷的整体平均数为3.40，显示大学的校园环境与设备构面属中上程度，说明目前大学在经费充裕下，各项环境与软硬件设备能适时更新。

学校气氛：是指学校中各组织份子交互作用所形成的一种组织行政同事对团体的知觉。问卷的整体平均数为3.46，显示大学的学校气氛构面属中上程度。说明高校行政同事间的组织气氛良好且能相互支持。

根据以上结果得知，行政领导、学校环境与设备、学校气氛等三个构面的整体平均数为3.30、3.40、3.46，其中以学校气氛的平均数最高，显示大学的学校气氛情形良好，同事间常在欢愉气氛下，共同完成团队工作。新经济时代，就是知识经济的时代。在面临知识经济时代，谁能掌握最新的知识，有能力活用最新的知识，谁便掌握经济大权；如何在变迁的动态环境中，取得有用的知识并加以加值运用，是组织适存及永续发展的关键。因此建构有效率的行政团队，除了能提升学校行政效能，更能在变动的环境中永续发展。

(二)不同个人背景的高校行政人员在知识管理及行政效能之差异

本研究首先以独立样本t检验分析不同性别、是否担任领导职务的高校行政人员在知识管理与行政效能的差异情形；再以单因子变异数分析不同年龄、学历、工龄、任用资格、学校类型及创校历史在知识管理与行政效能上是否具有显著差异。

1.不同背景变项知识管理的差异分析

性别方面：由统计得知，高校行政人员在整体知识管理构面上的得分情形，男性平均数为3.72，女性平均数为3.60，t检验值为1.770，显著性为0.435>0.05，故结果未达显著水准，表示整体知识管理不因性别而有显著差异。

担任职务方面：由统计得知，高校行政人员在整体知识管理构面上的得分情形，领导平均数为3.81，非领导平均数为3.62，t检验值为1.964，显著性为0.647>0.05，故结果未达显著水准，亦即知识管理不因有无担任职务而有显著差异。

年龄方面：为了解不同年龄的行政人员在整体知识管理及各构面的得分情形，乃进行单因子变异数分析，所得结果，不同年龄的高校行政人员在整体知识管理的F检验显著值为 0.79>α(α=0.05)，应接受两母群体变异数相等的虚无假设，因此可知不同年龄的大学行政人员在整体知识管理上并未有差异情形存在。

学历方面：为了解不同学历的行政人员在整体知识管理及各构面的得分情形，乃进行单因子变异数分析，所得结果，不同学历高校行政人员在整体知识管理的F检验显著值为0.56>α(α=0.05)，应接受两母群体变异数相等的虚无假设，因此可知不同学历的公立大学行政人员在整体知识管理上并未有差异情形存在。

工龄方面：为了解不同工龄的行政人员在整体知识管理及各构面的得分情形，乃进行单因子变异数分析，所得结果，不同工龄的大学行政人员在整体知识管理的F检验显著值为0.15>α(α=0.05)，应接受两母群体变异数相等之虚无假设，因此可知不同工龄的大学行政人员在整体知识管理上并未有差异情形存在。

任用资格方面：为了解不同任用资格的行政人员在整体知识管理及各构面的得分情形，乃进行单因子变异数分析，所得结果，不同任用资格的大学行政人员在整体知识管理的F检验显著值为 0.07>α(α=0.05)，表示不同任用资格的大学行政人员在整体知识管理上并未有差异情形存在。

学校类型方面：为了解不同学校类型的行政人员在整体知识管理及各构面的得分情形，进行了单因子变异数分析，所得结果，不同学校类型的大学行政人员在整体知识管理的F检验显著值为0.16>α(α=0.05)，表示不同学校类型的大学行政人员在整体知识管理上并未有差异情形存在。

创校历史方面：为了解不同创校历史的学校行政人员在整体知识管理及各构面的得分情形，进行了单因子变异数分析，所得结果，不同创校历史的学校行政人员在整体知识管理的F检验显著值为 0<α(α=0.05)，表示不同创校历史的大学行政人员在整体知识管理上有显著差异情形存在。

在不同背景变项知识管理的差异分析部分可知，不同创校历史的学校行政人员在知识管理中每个构面的知觉上均有显著差异存在，其显著值<0.05，经事后比较发现，创校历史在21～30年的大学其知识管理各构面的表现最佳，其次为31 年以上，10年以下的大学则需再努力。

2.不同背景变项行政效能的差异分析

性别方面：由统计得知，大学行政人员在整体行政效能构面上的得分情形，男性平均数为3.47，女性平均数为3.32，t检验值为1.852，结果未达显著水准，表示行政效能不因性别而有显著差异。

担任职务方面：由统计得知，大学行政人员在整体行政效能构面上的得分情形，领导平均数为3.61，非领导平均数为3.35，t检验值为1.694，结果未达显著水准，亦即行政效能不因有无担任主管职务而有显著差异。

年龄方面：为了解不同年龄的行政人员在整体行政效能及各构面的得分情形，乃进行单因子变异数分析，所得结果，不同年龄的大学行政人员在整体行政效能的F检验显著值为 0.42>α(α=0.05)，应接受两母群体变异数相等之虚无假设，因此可知不同年龄的公立大学行政人员在整体行政效能上并未有差异情形存在。

学历方面：为了解不同学历的行政人员在整体行政效能及各构面的得分情形，进行了单因子变异数分析，所得结果，不同学历的大学行政人员在整体行政效能的F检验显著值为0.55>α(α=0.05)，应接受两母群体变异数相等之虚无假设，因此可知不同学历的大学行政人员在整体行政效能上并未有差异情形存在。

工龄方面：为了解不同工龄的行政人员在整体行政效能构面的得分情形，进行了单因子变异数分析，所得结果，不同工龄的大学行政人员在整体行政效能的 F检验显著值为 0.10>α(α=0.05)，应接受两母群体变异数相等之虚无假设，因此可知不同工龄的大学行政人员在整体行政效能上并未有差异情形存在。

任用资格方面：为了解不同任用资格的行政人员在整体行政效能及各构面的得分情形，进行了单因子变异数分析，所得结果，不同任用资格的公立大学行政人员在整体行政效能的F检验显著值为0.01<α(α=0.05)，表示不同任用资格的大学行政人员在整体行政效能上有显著差异情形存在。

学校类型方面：为了解不同学校类型的行政人员在整体行政效能及各构面的得分情形，进行了单因子变异数分析，所得结果，不同学校类型的大学行政人员在整体行政效能的F检验显著值为 0<α(α=0.05)，表示不同学校类型的大学行政人员在整体行政效能上存在显著差异。

创校历史方面：为了解不同创校历史的学校行政人员在整体行政效能及各构面的得分情形，进行了单因子变异数分析，所得结果，不同创校历史的学校行政人员在整体行政效能的F检验显著值为0.02<α(α=0.05)，表示不同创校历史的大学行政人员在整体行政效能上存在显著差异。

由上得知不同创校历史的大学行政人员在行政领导及学校气氛构面上有显著差异存在，且创校历史在21～30 年间的表现最佳。 创校历史21年以上的学校可能是因为其学校行政均已制度化，且教师及行政均有良好的经验传承，故其知识管理整体构面上较丰富。而历史在 31 年以上的学校则正处学校经营衰退期，在学校建筑及设备上虽可使用但已老旧，因此在知识管理及行政效能上的表现不如预期。

(三)高校行政人员在知识管理与行政效能的关系

笔者旨在探讨高校行政人员在知识管理与行政效能各构面间的相关情形，利用person相关分析，就知识管理中知识移转、知识储存、知识分享、知识扩散及知识创造等五个构面，与行政效能中行政领导、学校环境与设备及学校气氛等三个构面进行分析，所得结果如表1所示：

表1 知识管理各构面与行政效能各构面的相关分析

注：**在显著水准为0.01时(双尾)，显著相关。

当相关系数的绝对值小于0.3 时，为低度相关；绝对值介于 0.3～0.7 时，即为中度相关；达0.7～0.8时，即为高度相关；若达0.8以上时，即为非常高度相关；其后的两个星号(**)表示于α=0.01 的显著水准下两者显著相关。由表1可知知识管理与行政效能各构面间的相关情形如下：

高校行政人员知识管理中的知识移转构面与行政效能中的行政领导、学校环境与设备及校园气氛3个变项其相关系数分别为0.670、0.682、0.703，表示呈现中度相关。

高校行政人员知识管理中的知识储存构面与行政效能中的行政领导、学校环境与设备及校园气氛3个变项其相关系数分别为0.562、0.619、0.639，表示呈现中度相关。

高校行政人员知识管理中的知识分享构面与行政效能中的行政领导、学校环境与设备及校园气氛3个变项其相关系数分别为 0.544、0.584、0.614，表示呈现中度相关。

高校行政人员知识管理中的知识扩散构面与行政效能中的行政领导、学校环境与设备及校园气氛3个变项其相关系数分别为0.682、0.685、0.708，表示呈现中度相关。

高校行政人员知识管理中的知识创造构面与行政效能中的行政领导、学校环境与设备及校园气氛3个变项其相关系数分别为0.720、0.686、0.707，表示呈现中度相关。

整体而言，高校行政人员的知识管理与行政效能之间的相关系数为0.816，呈现高度相关；表示大学行政人员的知识管理表现越好，更能提升学校的行政效能，反之亦然。

三、结论与建议

本研究依据问卷调查所获的结果进行探讨与分析，提出研究发现及具体的建议，期能提供大学及相关单位推动知识管理及行政效能之参考。

(一)结论

高校行政人员的知识管理现况方面：行政同事彼此间重视知识分享与协助；行政同事善用电脑信息媒体作为知识储存的应用；大学并未积极定期实施行政人员的职务轮岗制度；现阶段高校中并未积极建立推动知识管理的专责单位及知识分享的窗口。

高校行政人员的行政效能现况方面：各单位间组织气氛良好，经由共同合作提升行政效率；大学的校园环境与设备，能满足行政人员的工作需求；行政人员的沟通渠道，仍有加强的空间。

高校行政人员在知识管理与行政效能的差异及相关分析方面：经由整体分析，大学行政人员的知识管理与行政效能间的各构面均呈现正相关，即两者之间具有密切的关连性存在。表示大学在知识移转、知识储存、知识分享、知识扩散及知识创造等构面表现越积极，则在行政领导、学校环境与设备及学校气氛等构面将表现更佳。

(二)建议

对教育行政机关的建议：制定知识管理推动办法，促进资源整合与利用；补助学校相关经费，奖励推展知识管理工作。

对大学的建议：订定推动知识管理奖励办法，激励行政人员落实知识管理；设置专责单位，善用信息媒体设施，建立完善的知识管理信息系统；畅通沟通渠道，了解行政人员的需求；建立学习型组织，鼓励行政人员终身学习；建立适当的职务轮岗制度，提升行政人员历练的能力。

对高校行政人员的建议：提升行政人员服务品质；提升专业知识、增加行政工作的核心能力；强化行政人员创新研发能力；提升外语能力。

[1]张旭升，吴梦玲.高等教育管理信息化建设的思考[J].信息与电脑(理论版)，2011(5)：8-10.

[2]赵华，李思经.国外高等教育管理特点及对我国的启示[J].现代教育论丛，2010(12)：28-30.

[3]周秋莲，邓华.论高校知识管理体系的构建[J].湖北师范学院学报(哲学社会科学版)，2005(3)：22-24.

[4]邓爱华,薛琴.高校行政效能现状与提升原则[J].扬州大学学报(高教研究版)，2013(12)：56-60.

[5]耿骞，CHARLES T.TOWNLEY，黄崑.知识管理在中美教育机构中的应用研究[J].北京师范大学学报(社会科学版)，2004(4):81-84.

[6]王楠.高校图书馆的知识管理研究[J].情报杂志,2007(3):148-150.

(责任编辑：刘 燕)

Research on the Relationship between Knowledge Management and Administrative Efficiency of Administrative Staff in University

Liu Juan
(Administration Office，Fujian Jiangxia College，Fuzhou Fujian 350108, China)

The current situation and the relationship of university administrative staff knowledge management and administrative efficiency were discussed through literature investigation and questionnaire, and the resulting data were analyzed, the results showed that knowledge transfering, saving and sharing were good, but expanding and creating were not. The academic atmosphere, environment and equipment were good, but the communications were not. That means there is a positive correlation between knowledge management and adiministative efficiency of administrative staff, that is, there is a close connection between them, which means the more positive the knowledge storage, sharing, creation and diffusion will be, the better the performance in administration, environment, equipment and atmosphere will be. it proposed that educational authority should prescribe measures to promote knowledge management, universities should set incentives to promote knowledge management, Colleges administrative staff should enhance their operational capacity.Key words: colleges and universities; administrative staff; knowledge management; administrative efficiency

10.3969/j.issn.1672-7991.2016.03.016

福建江夏学院教育管理科研专项“提高普通高校行政管理人员行政效能的研究——基于知识管理的视角”(JXS2016002)。

2016-05-27；

2016-06-22

刘 娟(1966-)，女，福建省福州市人，助理研究员，主要从事教育管理研究。

G40-058

A

1672-7991(2016)03-0082-05