探析档案管理工作的一些合理化建议

2016-04-13边丽君河北省承德市围场满族蒙古族自治县政务服务中心

消费导刊 2016年3期

边丽君　河北省承德市围场满族蒙古族自治县政务服务中心

探析档案管理工作的一些合理化建议

边丽君河北省承德市围场满族蒙古族自治县政务服务中心

摘要：机关事业单位专门档案只是档案管理中的一部分，很容易被忽视和遗忘。作为档案工作者要高度重视这项工作的开展，自觉做好机关事业单位专门档案的管理，按照上级颁发的专门档案管理办法和各自的行业规范，遵循各专门档案形成的规律和特点，根据它们之间的有机联系进行收集、整理、保管和利用，为丰富馆藏档案奠定物质基础，为各项业务工作提供信息资源，为增强单位整体档案管理工作合理化、规范化、科学化发挥重要作用。

关键词：档案管理合理建议档案工作

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

一、各级领导要重视支持档案工作

档案工作是事业单位各项管理工作的基础，各级领导一定要重视支持档案工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责的态度，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位，对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境；加大对档案工作的经费支持力度，为档案工作的开展提供必需的物质条件，在生活上关心、工作上关注、政治上关爱档案人员，重视档案干部队伍建设，增强档案干部队伍的生机和活力，真心实意帮助档案工作者解决实际困难和问题，使档案工作者感到有温暖、有希望、有奔头，使干事创业的积极性、主动性、创造性得到更好发挥。

二、收集收齐归档文件材料

“巧妇难为无米之炊”，做好归档文件材料的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好事业单位档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。

三、档案集中统一管理

集中统一管理本单位形成的全部档案，是事业单位档案工作的基本原则，是档案法律法规对事业单位档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理有三层含义一是档案实体集中，事业单位各部门形成的各种门类、各种载体的档案，都要集中到本单位综合档案室统一管理二是人员集中，各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理；三是管理集中，各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。

四、提出对档案管理的几点建议

1.档案归档要掌握灵活性

文书档案的归档时间一般是以年度为界，而专门档案记述和反映了机关某些专业方面的工作活动情况，其形成档案的规律和特点各有不同，因而专门档案的归档时间要掌握灵活性。如科研成果档案要以科研项目完成时间归档，一项科研项目根据科技立项、拟定方案及开展研究，到最终完成需要一年、几年甚至十几年时间。基建工程档案要以工程竣工时间归档，基建工程从项目报批、图纸设计、动土施工到项目竣工也不是一年时间就可以完成的。因此，这类档案要以其完成时间归档。如果研究项目或工程竣工时间过长，也可以按照研究程序和工程进度，分阶段归档。声像档案是实时瞬间和阶段的真实记载，是保存在胶片、相纸、磁盘、光盘等感光材料或磁性材料等载体上的影像和声音。它记载和反映了单位的重大事件、重要活动和重要人物的真实面貌，相比文字档案来说，更直观、真实、形象、生动。

2.搞好档案工作标准化、信息化建设

档案工作信息化，是促进事业单位信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对事业单位信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持事业单位决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，事业单位档案部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为档案工作信息化创造条件。

3.强化档案保管条件及措施

随着时间的推移，档案保护显得愈来愈重要，加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；二是对电子档案，一方面要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护，另一方面要加强对电子档案的信息保护。

4.深化档案信息开发利用

笔者通过对有关利用数据的分析与研究，认为可以采取如下3项措施，以档案利用来带动和推进档案业务建设：一是对历年来档案利用数据分析，着力了解档案利用所产生的社会效益和经济效益。通过分析，可以了解档案的自身价值和潜在的利用资源，有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用；二是开展档案利用跟踪服务。档案工作只有“有为才能有位”，而地位的取得有赖于档案人员的自身努力，积极开展送档上门，及时掌握档案利用的新动态、新动向，及时做好跟踪服务。三是结合数据对比分析，紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展档案史料编撰工作。