加强油田人事档案管理工作的几点思考

赵　燕

（中原油田人事档案管理中心，河南　濮阳　457001）

加强油田人事档案管理工作的几点思考

赵燕

（中原油田人事档案管理中心，河南濮阳457001）

本文阐述了新时期做好油田人事档案工作的重要性，认真分析了当前油田人事档案管理存在的一些问题，提出了进一步加强油田人事档案管理工作的方法和对策。

油田；人事；档案；管理

人事档案管理是油田人事管理的一项基础性工作。人事档案材料收集是否齐全，直接影响到油田人事工作能否正常开展。人事档案是历史研究的宝贵史料，是一个人德、勤、绩、效、廉等方面最真实的记录，是一个人历史情况的客观反映，是全面考察、了解和正确使用干部的重要依据。

随着中原油田人事档案管理中心的正式成立，全局所有人事档案实行了集中统一管理。这样，既可以使人事档案管理工作更加科学化、规范化、制度化，又可以更合理地为全局职工提供利用服务。本文结合油田人事档案管理面临的新形势，就如何做好人事档案管理及服务工作谈几点认识和看法。

1　充分认识油田人事档案工作的新特点和重要性

1.1独立性与依附性

新时期油田人事档案工作的独立性与依附性依然并存。人事档案工作是一项专业性很强的工作，它具有一套完整的理论法规和管理方法，并具有相对独立的范围、任务和程序。它不仅服务于人事任免、调配、考核、奖惩等工作，还要管理人事档案材料的形成以及为油田改革建设发展服务。因此，无论从理论上、实践上、组织上它都自成体系的独立存在，没有任何工作可以替代它。同时，它也有一定的依附性，既依附于人事工作，也依附于档案工作。

1.2服务性与保密性

油田人事档案工作既是一项服务性工作，又是一项保密性工作。人事档案管理的根本目的是为了油田组织人事工作服务，为党的建设服务，为油田的经济发展服务。近年来，根据中组部《干部选拔任用条例》的规定，各机关、企事业单位为做到人才的合理引进，相继实行“竞聘上岗，择优录取”，选拔任用了一批德才兼备的优秀人才充实到领导岗位，人事档案就为油田组织、人事部门提供人事材料上的服务。与其他服务行业相比，它又是一项保密性极强的工作。人事档案中记载着个人政治、业务、学术的经历和活动，尤其是油田领导干部、劳动模范、石油工程专业技术人才等，其人事档案的机密性更强。所以在工作中，要按照保密原则，遵守保密制度，确保油田人事档案的绝对安全。

1.3政治性与专业性

油田人事档案工作既是一项政治性工作，又是一项专业性工作。说它具有政治性，主要表现在它与党的路线、方针、政策有着十分密切的关系。党的组织路线主要是依靠组织人事工作来实现的。人事工作的好坏，直接影响到各级领导班子建设和干部队伍建设，从而影响到企业党的建设。同时，人事档案工作也是一项专业性非常强的工作。比如，油田人事档案实行统一管理，是由收集整理、库房保管、借查阅等各个环节来完成的，是由人事档案本身的特点和人事工作的需要决定的。那种认为人事档案只是收集、装订、借阅，想怎么干就怎么干的看法是不符合实际的。

2　当前油田人事档案工作存在的一些问题

在近年来油田人事档案的收集整理过程中，也发现了一些亟待解决的问题，主要表现在：

2.1思想认识上不够重视

由于油田人事档案管理是一项内部性、保密性很强的工作，同时也是不引人注意、默默无闻的工作。有的同志认识不到这项工作的重要性，甚至认为档案里的那几张纸没有多大的作用；有的认为使用干部主要看工作表现，人事档案作用不大；有的领导虽然口头上也讲人事档案工作的重要性，但往往是“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉”，在实际工作中对油田人事档案工作有所忽视。

2.2人事档案管理不够规范

有的没有填写《干部履历表》，没有学籍材料；有的职称、党团、招录、任免、晋升工资等材料不是不齐全，就是没有审批表；有的缺张少页，字迹不清，没有材料形成时间；有的该签字未签字，该盖章未盖章，撰写不符合要求。在实际工作中发现，油田选定干部担任领导职务后，有的没有把本人考察材料、任免呈报表、任职通知等一整套材料归入个人档案。人事档案存在重复多余材料。比如职称评审呈报表有重份现象，有的专业技术人员评审表一式四份，毕业论文以及手写总结一类材料也归档；有的在同一职务任免中，既有干部任免表，又有任命文件。

2.3流动人员人事档案转递混乱

由于各单位管理方式不一样，内容侧重不同，对流动人员的人事档案管理较为混乱，移交不及时或不移交现象时有发生。特别是近几年，受市场经济大潮的冲击，油田有人下海经商，人事档案仍留在原单位，未能及时移交人事档案管理中心。随着国家人事制度的改革，大学毕业生自主择业，就业单位不稳定，人事档案未能及时转出。有的单位违反政策，将档案由个人带出，或者没有经过机要部门转递到就业单位，在邮寄过程中有的丢失，有的无法转递成为死档。

2.4人事档案信息化管理程度不够

在当今信息化时代，计算机技术已应用到各行各业，人事档案工作虽已用到，但应用的深度和广度都十分有限。至今仍没有全国通行的适用软件，对于推进人事档案的规范化和科学化管理是一大遗憾。

3　加强油田人事档案管理的方法与对策

人事档案管理工作是围绕人事利用这个中心来开展的。因此，档案管理人员应认真思考如何改进利用方法，提高利用效率，更好地发挥人事档案的利用价值，对工作中存在的不足和落后的管理方法及时改进。

3.1加大宣传力度提高思想认识

争取领导支持，使档案工作变被动为主动。一方面要组织广大干部职工学习了解人事档案的政策法规，增强人事档案的利用意识；另一方面要向各级领导宣传人事档案工作的特点、地位和作用，争取油田各级领导的支持和重视，如将人员的配备、库房的改造、设备的更新、经费等事项列入议事日程。

3.2加强人事档案规范化管理

企业的各项改革，给人事档案管理工作带来了新情况、新问题。比如，有的人为谋取私利，想改年龄晚几年退休，在档案上打主意，出现了“工龄越填越早”、“年龄越填越小”、“学历越填越高”等怪现象。因此，已经进入个人档案的所有材料，不准擅自抽出更改任何项目内容。人事档案的管理内容，具体地说，就是“全、实、准、齐、严”五字方针。“全”，即收集材料完整、齐全；“实”，即材料要真实可靠；“准”，即对材料分类准确，条理精练；“齐”，即装订材料整齐美观；“严”，即档案入库前严格把关，并制定严格的借用、查阅制度。人事档案工作应从传统的手工管理转移到现代化管理上来，应用计算机和扫描仪等现代化技术管理人事档案，从而提高工作质量和效率。

3.3树立与人力资源管理的接轨意识

根据中组部的《干部档案工作条例》的规定，人事档案应由组织、人事部门分工负责管理。由油田人事档案管理中心牵头，组织部门负责副处级以上干部、企业主要经营管理者的档案查阅利用；人力资源部门负责一般干部职工、科技人员档案的利用。

3.4坚持多层面监督测评考核制度

油田人事档案同文书档案、科技档案、财务档案等门类档案既有共性，又有特殊性。人事档案是由用人单位整理、保管，移交人事档案管理中心统一管理。在这些过程中是否做到档案随人走，必须有监督机制，可由组织人事和档案管理部门联合组织，依据《档案法》严格按程序进行办理。由人事档案管理中心每季度对各二级单位的材料上交情况进行考核。

3.5立足于人事档案信息网络化

逐步建立人事档案管理信息系统，是信息时代对人事档案信息存贮和利用的必然要求，也是人事档案信息资源共享的先决条件，它有利于社会各方面“知己知彼”。但必须遵守有关保密原则，坚持“有限知情权”与“双向审核”，凡涉及到个人不宜公开的内容，都不得随意对社会公开。

总之，做好油田人事档案管理工作，要认真贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规，建立和完善油田人事档案工作规章制度，对人事档案实行科学管理，维护人事档案的完整与安全。这项工作搞得好不好，事关组织人事工作的全局。因此，各级党委、组织人事部门及档案工作者，要充分认识到人事档案工作的重要性，进一步做好人事档案的收集整理、统一保管工作，使人事档案工作更好地为考察了解和选拔任用干部服务，为油田经济建设发展服务。

Refl ections on How to Improve Personal Files Management in Oilfi elds

Zhao Yan
(Personal Files Management Center of Zhongyuan Oilfi eld, Puyang 457001, Henan Province, China)

The paper introduces the importance of properly handling personal fi les in oilfi elds in the new era, closely analyzes the problems with current practices of oilfi elds in this regard, and suggests appropriate methods and strategies for oilfi elds to further improve personal fi les management.

oilfi elds, personal fi les, management

2016-7-18。

赵燕（1969—），女，山东省淄博人。毕业于河南大学成人自学考试教育管理专业。助理经济师，现就职于中原油田人事档案管理中心。电子邮箱：zhaoyan837@163.com。