谈胜利油田档案信息系统建设

刘茂诚

(胜利油田 档案管理中心，山东 东营257001)



谈胜利油田档案信息系统建设

刘茂诚

(胜利油田 档案管理中心，山东 东营257001)

【摘要】在中石化档案管理的标准框架下，建立起胜利油田档案信息系统，围绕统一的档案管理平台开展应用。将历史上已形成的分散档案系统及应用进行整合，规范应用集成和数据迁移，对珍贵档案的背景信息进行补充完善(再著录)。开展档案数字化建设，扩大应用范围，推进网上利用，不断提高利用质量与效率。将系统安全和应用考核一块纳入系统建设，优化系统性能，进一步深化系统应用。

【关键词】档案信息系统；建设；深化应用

一、胜利油田档案信息系统概述

胜利油田(以下简称油田)档案分勘探开发、管理、科研、基建、设备、产品、会计、人员、声像(照片、视频、音频)、实物、权证、职工、资料、上级文件等15大类，其特点是采集战线长、跨度大、种类多、量大、利用率高、生产经营活动对档案的依赖性强、利用价值大。档案工作的话语权是依赖于其服务于油田核心业务的重要程度，传统的档案管理模式制约着档案的高效和广泛利用。自2010年起，油田被列为中石化档案管理系统试点单位，以此为契机建立了油田档案信息系统，涵盖归档全过程、网上利用、报表(包括年报)、自动考核、安全管理等内容，在油田各二级单位和油田机关推广应用，实现了档案采集自动化、存储安全化、管理科学化、利用网络化、服务便捷化等预期目标。油田驻外机构和其他非局域网用户通过VPN访问档案系统。目前入系统数据库75万卷，卷内和文件目录408万条，全文电子文件120万件，网上档案利用每月达3万次以上。随着档案数字化工作的全面开展，全油田每年归档电子数据量超过3T。在功能扩展方面，实现了OA、财务、ERP、设备等系统的自动归档，和油田数据中心进行了一体化集成，使前台数据档案化，档案数据应用前台化。随着系统应用的深化，消除了传统档案利用过程的时空障碍，更有效地为油田重要决策、生产经营、科学研究提供支持，更准确地找到了油田档案资源定位，下一步将用云计算、智慧档案和大数据理论改善系统性能和深化系统应用，利用效益会更加明显[1]。

二、胜利油田档案信息系统建设的关键

1.档案信息系统建设要务实。档案信息化建设，是档案业界排除管理和利用“障碍”的过程，是史无前例的变革，是档案工作的长河中最难行进的一段。建设难度不仅是体现在争取资金上，领导的意识、部门的配合、档案人员的素质、定位及工作积极性等都是要考虑到的重要因素。因此，建设过程一定要实事求是，稳步推进，最可怕的是盲目求快，落入急功近利陷阱。档案工作有别于其他工作，要有长远打算，循序渐进，要客观地安排建设进度。快出成绩是必要的，但不能影响持续稳定地开展工作这个根本，一定要对失败的“短拼快”项目进行深刻反思。档案信息系统建设要讲科学，既要有长远规划，又要把握好近期和阶段性的工作需求，在不同阶段，实现不同的目标，稳步地提升。档案数据集成、系统优化、业务流程设计等方面有一定的技术难度，工作量大，协调面广，需要在全局档案意识方面有个正确的导向。首先要从档案工作者自身做起，面对与日俱增的工作压力，更要加强政治素质、岗位素质和业务素质的修养。领导者要用政策和环境等条件鼓舞他们的积极性和敬业精神，这是档案信息系统成败的关键所在。

2.考核是推进档案信息系统应用与提高的有效措施。用考核促应用，是推进档案信息化进程的有效措施。围绕档案工作重心，油田档案管理部门制定考核规则，定期对各下属单位进行应用考核，年终进行总体评价，奖惩兑现，效果显著。考核内容包括档案门类的齐全与数据完整性、归档及时性、档案数字化和系统管理等。考核活动运行两年来，全局档案意识普遍增强，档案工作者的应用技能快速提升，档案数字化突飞猛进。目前全文入库量120万件，比考核前增加了60%。在考核中不断积累经验，对各项考核内容进行科学量化，将程序化的工作流程用软件实现，自动生成考核结果。每个单位对照考核结果，更加明确下一步的工作内容和目标，形成良性循环。

三、胜利油田档案信息系统建设措施

1.标准化实施。按照上级文件要求，正确把握档案信息化的工作方向，建立档案工作体制机制，完善档案资源、利用和安全三个体系，指导系统建设与应用过程。加强档案标准的学习，国际、国内标准都要学，尤其是要学透国资委、国家档案局等上级部门发布的有关标准，通过标准化的实施，合理制定系统框架，增强系统的通用性和权威性。在建设过程中，按照中石化有关文件和标准搭建系统平台，建立基本元数据集合，按标准条文进行功能模块、业务流程、接口模块和各种报表的开发。要充分考虑到和其他信息系统的兼容性、数据交换的通用性和可行性问题。实用性和创新程度要兼顾，应充分认识到先进不实用，其实就没什么用。要尽可能地借助系统，提高管理过程的自动化程度，这是档案信息化、智慧档案建设的大方向。

2.推广和完善交互进行，边应用边提升。2011年初，档案系统经过简短的测试后上线运行。在实际应用中，会更快、更准地发现问题，及时进行完善和功能扩充，这样既能提前发挥效益，事实上又缩短了开发周期。若一直处于追求完美之中，陷入马拉松式的开发过程而迟迟不上线，会贻误档案信息化进程。自系统上线以来，提出改进建议500余项，其中包括系统优化建议200余项，功能扩展60余项。和其他试点单位进行交流，共同发现和探讨有关问题，互相借鉴试点经验，加快了系统完善周期。上线初期，油田用户需要远程访问中石化档案库(北京)，响应速度成为瓶颈。通过技术分析，将运行库迁到本地，既不影响整体运行，又提高了访问速度，这就是系统优化一例。系统查询界面的优劣直接关系到利用过程的质量与效率，是系统开发的重点，而这方面优化和创新的空间很大。查询界面的开发，既要讲科学，又要尊重广大用户的使用习惯。按照油田开发建设史上的机构沿革顺序进行视图创建，各年代的档案按时间、类型自动分类，层次分明。在查询过程中，按照由繁到简的原则，尽可能减少用户查询过程中不必要的思考和选择难度，智能性地引导用户进入下一步操作，高效、准确地实现目标查询。

3.规范数据组织和应用集成，重要档案进行再著录。油田档案信息系统建成后，首先要按照统一的标准兼并原来的分散应用，围绕一个平台进行归档和迁移。通过建立视图，实现油田数据中心和勘探开发档案数据平台的一体化[2]，即前台业务与后台归档合二为一，保证数据源的唯一性和权威性，避免重复存储。档案数字化是排除档案利用过程各种障碍的有效手段，按照中石化办公厅对库藏档案数字化80%以上的要求，全油田正在大规模开展该项工作。以前系统挂接全文的方式，可能是一个卷内目录(文件)对应多个全文电子文件，全文中的每一个图形文件可能对应着文件中的某一页，作为全文的一部分分别挂接在目录下。《中国石化档案数字化规范》发布后，实行一个归档目录下，只对应一个全文文件，若有多个电子文件的情况下，可以合并成为一个PDF文件(单层或双层PDF)挂接。这样系统中的目录和全文一对一，管理更加便捷和明晰，也便于利用和考核。

在数据组织方面，重要的一项工作，就是档案的再著录的问题，尤其是针对重要的历史档案。举个例子，有些照片缺乏或缺少准确的著录信息，如拍摄时间、地点、人物、事件等，即没有描述完整应有的背景信息。若在查考中可以获取更多、更准的元数据信息，在对应的档案中进行补充完善，这就是档案的再著录。这样做的目的是为了保证档案信息更完整，更有利用价值。在媒体上频繁发布的油田历史照片，有的仅有年度或月份，精确到哪一天的少，而正是这种缺少，导致照片档案应有的价值就反映不出来。例如，时任石油部副部长张文彬在1965年2月2日视察坨11井，在井场祝捷大会上讲话的照片，媒体上多次出现，但标出完整拍摄时间和翔实的背景信息的少。经考证，那天正是农历正月初一，在“革命化的春节”这天召开的祝捷大会，这张照片档案的价值和意义就非同一般了。因此，值档案信息系统建设之机，对档案资源进行深挖掘、再著录、细组织，尤其是对珍贵历史档案，意义重大。

4.强化系统安全措施。鉴于档案信息的重要性，将档案系统安全纳入油田信息安全总体规划，并配备高效、可行的应急措施。日常的安全检查，首要的项目是查看设备运行状态和系统日志，是否有硬件(尤其是硬盘)报错信息，存储空间是否应用殆尽等，这都是造成毁灭性数据损失的隐患。要求下属单位有计划地将档案目录导出备份，并妥善保存入库全文，保证有多重备份，以满足小范围和小规模的数据保护。在油田层面做好档案数据自动备份，实时或定时将数据备份到异地场所，在遇到数据灾难时能够及时有效地进行恢复。本系统启用了EMC Networker、CommVault等备份软件，科学制定备份策略，形成数据安全的最后防线。油田层面的备份，只有在发生大的数据灾难时，才启动恢复操作。因此，尽可能减少实质性的恢复操作。要定期进行数据恢复测试，验证备份的正确性、可靠性和完整性。恢复完成后，要和对应备份时间点的实际数据做对比，找出差异。若发现恢复数据的完整性等方面存在问题，要分析原因，一般是通过调整备份窗口、周期等策略来进行完善。

最理想的运行保障措施是建立档案业务连续性保障系统，即建立异地运行保障中心，实现档案主系统和保障系统的数据同步。在一方出现问题时，另一方可以接管全部服务，保证档案系统的不间断运行。但这样的保障系统建设昂贵而复杂，视企业实际情况，因地制宜，量力而建，可简可繁，务实的做法是在保护档案数据不受损失的前提下，一步步建立档案信息系统的业务连续性保障措施。

【参考文献】

[1]刘茂诚.对智慧档案的一点认识[J].山东档案，2014(5).

[2]刘一静.浅谈油田企业档案信息化建设[J].现代企业文化,2015(6).

(责任编辑曹远)

On Construction of Archives Information System of Shengli Oilfield and Its Application Deepening

LIU Maocheng

(The Archives Management Center, Shengli Oilifield, Dongying 257001, China)

Abstract:Under the standard framework of Sinopec archives management information system, we have set up the oilfield archives information system and find wide application around the unified management platform. By integrating the distributed archives systems and applications formed in oilfield development history, we have standardized the application integration and data migration and supplemented and perfected the description of background information of precious archives (rewriting the background information of archives in history). We have carried out archive digitalization construction and expanded its use extensively, promoting online service and expanding the scope of the utilization, improving the application quality and efficiency. Applying the system security and incorporating into system construction, we have optimized the system performance and function constantly and further deepened the system application.

Key words:archives information system; construction; application deepening

【中图分类号】G271

【文献标识码】A

【文章编号】1009-4326(2016)01-0105-03

【作者简介】刘茂诚(1965-)，男，山东寿光人，胜利油田档案管理中心电子科副研究馆员；山东省档案科学技术专家；博士。研究方向：档案信息化与开发利用。

【收稿日期】2015-12-10

DOI：10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2016.01.027