流动人员人事档案管理信息化建设的若干思考

杨如正

【摘要】随着社会多元化的发展，人口流量加大，流动速度加快，这增加了政府管理方面的压力，传统的人事档案管理工作模式出现的问题比较突出，探讨和研究流动人员人事档案管理新模式，加快人事档案管理信息化建设成为相关部门人事工作的首要目标。

【关键词】流动人员；人事档案管理；信息化建设；思考

流动人员的人事档案管理工作，是我国人事档案管理工作中非常重要的一部分。人事档案记载着一个人的个人经历、学历、人事关系、思想品德、业务能力、工作表现和奖励处罚等方面的原始资料，是用人单位使用人才的主要载体和依据，直接关系到档案个人的切身利益。而传统的人事档案管理已经不能满足社会的需求，利用信息化管理，可以有效地弥补传统管理模式存在的诸多不足。

一、我国流动人员的人事档案管理工作的现状

（一）流动人员人事档案管理意识差、实用性低。国家相关文件中明确规定，流动人员人事档案应由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。但是，由于受经济利益驱动或对政策缺乏了解，致使一些未经授权的中介和企业违法管理流动人员人事档案，还有个人自行保管本人或他人档案，而非专业的管理以及传统的流动人员人事档案管理自身的弊端又导致了一些人事档案的材料中出现资料虚假、信息空白等情况，这种档案无法真实完全地反映一个人的职业变换过程，在一定层面上说，这也破坏了人事档案的实际使用价值。由此可见，流动人员的人事档案管理工作结构繁复，缺少嚴肃性和权威性，导致社会各界和百姓对档案管理的工作缺乏信任。

（二）流动人员人事档案管理缺乏统一的标准。人事档案的标准化管理有利于最大化地发挥档案的价值与作用，实现信息资源的共享。但是，当前很多单位的人事部门仍旧使用传统的纸质档案管理模式，相关工作人员在档案的拆封和填写上浪费了大量的工作时间，工作效率极为低下，并且容易出现档案资源丢失的现象，这与标准化的档案管理相距甚远。

我国国有企业的档案管理工作相对规范，因此从国企单位转出来的流动人员的人事档案具有较高的标准。而民营企业的人员流动速度快，数量多，企业的人事档案管理方法相对落后，人事档案来源比较分散，内容也是截然不同，因此很难进行标准化的档案管理工作。比如，标准的人事档案管理在实际工作中应该使用规格统一的档案盒保存档案，但是很多的民营企业为了节约成本和便于拆装，而使用牛皮纸袋来封装人事档案，甚至当纸袋破损时，相关工作人员也没有及时处理，而是敷衍了事。

（三）流动人员人事档案管理无法突出时效性。流动人员的人事管理工作内容复杂、任务繁琐、数量巨大、管理机构工作人员数量少，所以很多当事人的职位调动、外出进修和业绩等资料无法及时存入档案。因此，大部分流动人员人事档案管理机构中保存的档案与原来一样，没有随着实际情况而更新或补充，这就对档案的时效性产生了严重的负面影响。

二、流动人员人事档案管理工作的信息化建设

（一）建立全面的人事档案信息数据库。在全国范围内建立各省、各市之间能够通用的流动人员人事档案信息数据库，是流动人员的人事档案信息化管理的基础准备措施，也是人事档案管理工作为社会和群众提供优质服务的前提。随着经济的发展和人事制度的改革，人员流动的数量及速度均有增加，因此建立各省各市甚至全国通用的、先进标准的、可靠性能较高的人事信息数据库是十分必要的，同时这也是今后人事档案管理工作可以实现信息资源数据化、网络化，信息资源的载体丰富多样化、信息资源的共享整体化以及人事档案管理流程自动化的前提。

在建立人事档案信息通用数据库时，应该避免各个系统和单位自行设计，否则会导致信息系统硬件设备配置不同、软件不能兼容的现象发生。取而代之的是应由政府起带头作用，由专业的软件研发公司开发设计统一的人事档案管理系统，并在各个城市推广使用，然后收集归纳人事档案管理系统在使用的过程中出现的问题，并进行修复和完善。该软件系统的研发不仅仅要解决的是数据录入工作中的问题，还要保证今后人事档案查询工作的高效便捷，同时要设置查询权限，以保证人事资料信息不能非法泄露。针对人事档案中个人信息的保护工作，应遵循事前完善预防，事后快速补救的原则，因此，流动人员人事档案信息的通用数据库在建立时就应严肃注重系统的前端控制问题。流动人员的人事档案资料的信息化处理工作，应该由政治素质较高并且具有相关专业知识的人员来完成，应该在相关规定中明确表示出，一旦人事档案中的相关信息资料被非法泄露和使用，档案管理工作的相关负责人应该按照规定承担民事或者刑事责任。

（二）网络联动的建设速度应加快。流动人员的人事档案信息通用数据库虽然具有快速查询、统计分析流动人员个人信息的高效性，但是却不能提供人事档案中的鉴定和考核材料等信息。因此，我们可以参考美国的微缩技术，将其利用于流动人员的档案管理工作中，以此保证流动人员的人事档案信息的合理开发和利用，提高信息化的资源利用率，保护相关人事机构的实体档案。建立流动人员的人事档案全文数据库势在必行，将那些使用率较高且容易磨损的人事档案信息使用扫描仪器将其传输进入计算机中，然后分门别类地进行整理。在使用相关人事档案的信息资源时，就可以在全文数据库进行搜索、导出有关资料，然后可以通过电子屏幕阅读、记录和打印等。

同时还要加强局域网、广域网以及互联网之间的网络联动建设，构建成拥有先进技术、相关功能比较完善的人事档案信息服务网络，能够做到在全国范围内的人事档案信息资源共享，不仅能够为档案信息使用者提供便利的条件，还能提高流动人员人事档案管理工作的效率，进而实现流动人员的人事档案信息化管理的建设。

（三）加强流动人员人事档案管理信息化建设的指导力度和法制建设。可以衡量一个国家、行业、地区的综合实力和现代化程度的标志之一就是信息化的发展水平，流动人员的人事档案管理工作也包括在内。相关的业务管理部门可以对信息化服务内容进行提前管理和有效监管，除必须保密的那一部分外，应该运用科学合理的方式来拓宽流动人员人事档案管理工作的服务范畴，并对相关工作人员进行培训，以提高流动人员人事档案管理工作的质量。

流动人员的人事档案管理工作是一项具有严肃性的工作，必须严肃认真地对待。当前在人事档案管理方面已经具有一定的法律基础，但是相关法制建设还不够完善，因此，加快流动人员的人事档案管理工作的相关法治建设刻不容缓。在建设流动人员的人事档案信息化管理工作的过程中，一定会涉及到大部分的全新内容，尤其是在人事档案中的个人信息资料方面，我们必须要重视起这一方面的管理工作，首要就是档案信息的安全保护工作，其次就是相关档案信息合理合法的运用。因此，一定要建立健全的人事档案管理制度，做到流动人员的人事档案管理工作有法可依。有效制止盗取人事档案的违法行为，提升流动人员的人事档案管理工作的法治水平。

三、结语

综上所述，我国当前的流动人员数量庞大，流动范围极其广阔，流动人员人事档案管理工作进展困难，并且引发了很多社会问题。传统的流动人员人事档案管理模式已经不能适应当前的社会人口的发展需要，因此，必须通过政府、相关部门的指导以及社会各界的共同努力，加快流动人员的人事档案管理信息化建设的步伐。

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