规范公文管理创新服务模式建立保密工作的长效机制

郑琳

【摘要】新时期，办公自动化系统的发展实现了公文处理效率的飞跃和低碳环保的功能，同时涉密载体的多元化也对涉密文件处理的专业化提出了新要求，高校应规范公文管理，创新服务模式，建立保密工作的长效机制，促进高校公文处理工作的规范化、有序化和科学化。

【关键词】涉密公文；公文管理；长效机制

新时期，办公自动化系统的发展实现了公文处理效率的飞跃和低碳环保的功能，同时涉密载体的多元化也对涉密文件处理的专业化提出了新要求。因此，日常的文件流转、管理以及现代无纸化办公的技能、监督和检查工作，都应进一步提高保密意识、增强保密预防能力。

一、高度重视，着力把握，充分认识高校公文保密工作的必要性

首先，作为高校依法治校的重要依据，公文往往涉及到党和国家的重大决策、国民经济和社会发展、稳定和统战工作等，保证其规范、安全、高效地运转和管理是高校办公室的重要职能。其次，作为国家科学技术研究和哲学社会科学研究的重要基地，高校承担着涉及国家重大科研项目，担负着知识创新、高精尖技术创新、国防科技创新、区域创新和文化传承创新，涉密范围广、程度深。因此做好高校公文的保密工作，确保国家秘密安全，是高校办公室至关重要的使命。

二、夯实基础，突出重点，积极应对高校公文保密工作的新挑战

（一）高校社会服务功能的日臻完善使得激增的涉密公文带来了运转管理的新挑战。随着知识经济时代对科技的依赖日趋增强，高校的科技研发、社会服务等方面涉密文件的数量及拓展范围与日俱增，为管理与保密工作带来了严峻的考验。

（二）办公自动化系统的迅速发展和多元化的传输手段带来了网络安全的新挑战。信息时代将高校公文管理工作不断推向信息化管理，有效地提高了办文效率，节省了大量成本，加强了规范力度。但“涉密不上网，上网不涉密”的原则，要求公文管理人员有很强的辨别能力和应变能力，大大增加了工作的专业性。

（三）现代化办学理念和创新性办学模式带来多校园开放环境集中管理的新挑战。全方位开放式办学理念，与以往概念中相对封闭的“象牙塔”科研机构有着显著的差别，给构建内部统一涉密网络以及公文的流转和管理带来了严峻的挑战。

（四）现代信息化技术的飞跃带来提升涉密人员的专业能力和综合素质的新挑战。电子时代网络平台的兴起，以纸介质、磁介质、光盘以及半导体介质等多种形式传递的涉密信息，应树立起坚实的保密防护体系，对公文管理人员的智力支撑提出了更高维度的要求。

三、规范管理，创新模式，科学建立公文保密工作的长效机制

（一）完善保密工作制度，确保文件流转和管理的规范化。结合2012新颁布的《党政机关公文处理工作条例》第一章《总则》第五条规定，公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。高校办公室应结合自身情况，科学建章立制，规范地落实公文流转和保存两大环节：第一，公文流转。高校的涉密文件包括密级文件与密码电报，应当及时处理，确保当天收发、专文专夹。如果当日不能处理，应及时收回入保密柜，择日再阅；要建立借阅文件登记簿，确定借阅时间、借阅者、归还时间，做到谁借阅谁签字，谁签字谁归还。同时要注意涉密文件的密级和保密期限；重点要害部门领导阅办的文件。第二，公文保存。应着重管理地师级以上密级文件与电报，严格遵守存储规范：通常情况下分开存放秘密公文和一般公文，按照密级分别存放绝密级、地师级文件以及其他秘密公文，保证管理公文的安全性。

（二）加强保密队伍建设，提高业务素质和水平的专业化。高校作为科研技术领域革新的首要阵地，应着力发挥自身优势，自主研发信息保密与网络监控系统。同时，应根据“以项定岗、以岗定人”的原则，重点抓好涉密人员管理，重视保密教育，注意对保密人员离岗后的脱密期管理，着力培养一批懂技术、善管理的业务干部，主动吸纳新知识，掌握新技术，熟练新内容，不断更新和完善自身知识结构，不断提高公文保密工作的业务素质和工作水平，为做好公文保密工作提供可靠的智力保障。

（三）深入开展保密宣传，建立全员保密意识的坚固防线。作为公文管理的主体，高校办公室秘书特别是机要秘书应具有高度警惕、居安思危的保密责任意识。值得注意的是，公文管理的过程包括公文的传阅、借阅、利用、保管和销毁等环节，其保密工作涉及到各个层次的领导和工作人员，因此保守公文秘密需要全员共同负责、互相配合、相互监督，形成群体保密的意识。高校应按照“六五”保密普法规划，以学习、掌握《中華人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》为重点，因材施教，因岗施教，为做好公文保密工作打下坚实的基础。

（四）强化落实监督检查，创建保密工作责任制的有效途径。为了保证公文保密工作的严肃性，应建立从校级到院级、到相关课题组，校级到职能部门、到科室的保密工作责任制，定期开展保密检查，强化落实监督职能，坚持内外有制，层层签订公文保密管理责任状，执行岗位目标责任制，做到流程清晰、责任明确、赏罚严明，确保公文安全性。不仅如此，还应把公文处理规范化列为学校办公室收发文人员工作中的一项重要内容予以考核，树立典型。

高校公文保密工作是一项任重道远的任务，认真研究高校公文保密工作新思路、新措施，积极应对高校公文保密工作存在的问题，促进高校公文处理工作的规范化、有序化和科学化，为学校建设高水平研究型大学提供优质服务和有力保障。

【参考文献】

[1]《党政机关公文处理工作条例》中办发〔2012〕14号.