人事档案管理问题及对策措施

2016-04-08田晓洁

山西水利 2016年9期

关键词：档案管理人员材料

田晓洁

（山西水利职业技术学院，山西运城 044004）

人事档案管理问题及对策措施

田晓洁

（山西水利职业技术学院，山西运城 044004）

在分析人事档案管理存在的材料不全、方法被动、技术落后、观念陈旧等问题的基础上，提出了要加大对档案管理的重视力度，利用计算机管理系统建立人事档案管理信息系数据库，实现人事档案管理的信息化和网络化。同时，应完善相关法律法规，切实维护网络安全，优化人事管理模式，促进人事管理工作和谐有序发展。

人事档案管理；档案材料；网络安全

人事档案是档案管理的重要组成部分，也是进行人事管理的重要方面。人事档案管理内容主要包括工作人员各项工作和学习的记录以及工作中的表现，通过人事档案可以直观反映工作人员前期的工作经历和工作表现，为用人单位提供有效的信息，便于用人单位的管理者全面考察工作人员的工作能力，对工作人员的综合素质做出合理正确判断。

1 人事档案管理存在问题

1.1 人事档案材料不全面

人事档案中涉及的材料较多，较多出现的主要有学历、职称及相关的党团材料等，这些资料在使用过程中失散的较多，许多资料在档案转接过程中人为丢失，在个人考核过程中势必会造成对人员评价不全面的情况。同时，有些档案的管理不规范，照片、签字、印章缺失，影响人事档案管理的严谨性，使得档案的真实性无从考证，实际工作中出现人员信息失真的情况，对用人单位使用人员的安全性造成影响。

1.2 人事档案管理方法被动

当前人事档案管理的工作模式较为被动，一般都是对档案进行整理后再保管，在需要使用时才发现档案有缺失，要求档案本人补办，如果没有查阅即使出现缺失也不会进行补办，这样的管理方式不利于档案的管理。

1.3 人事档案管理技术落后

由于经费等各项资金不足的原因，人事档案管理过程往往采用手工保管的方式。但随着经济的不断发展和科技的进步，手工保管和查阅方式已不能适应新形势的需要，这种管理方式浪费时间、工作效率低下，必须引入现代化、信息化的管理模式。

1.4 人事档案管理观念陈旧

随着经济竞争的日趋激烈，用人单位将发展的重心放在效益的提升方面，忽视了对人员档案的管理，使得人员的管理和用人单位的发展不相适应。现阶段大部分单位对人事档案管理的重视程度不够，相关从业人员没有经过专业培训，仅依靠自身的经验工作，使单位的人事档案管理较为混乱，当单位需要特长技术人员时候，只能从外部进行招聘，增加了用人成本。

2 人事档案管理对策

2.1 更新观念，提高认识

人事档案是个人发展的真实记录，具有重要的、长久的凭证和参考作用，它产生于人们的社会实践活动，又成为人们实践活动的可靠凭证。人事档案记录反映了一个人的全部信息，是个人能力和个人价值体现的重要材料，同时也可反映某个历史阶段的信息材料。因此，每个人都要认识到人事档案的重要性，重视人事档案的利用价值。只有更新理念，提高认识，转变工作意识，培养工作人员档案管理的思维和习惯，才能改变管理人员的行为，最终通过行动去改变传统的工作理念和工作模式。

2.2 加强学习，提高素养

档案工作有其独立的工作对象、特定的工作内容，人事档案的工作资料都是以个人为对象形成的，并随时间的推移而不断积累。由于人事档案材料本身需要收集，整理材料数量大，内容复杂，这就要求人事档案工作人员必须严格按照档案的管理制度和标准进行鉴别、收集和归档；管理档案人员要保守所管理的人事档案机密，养成良好的保密习惯并不断学习档案管理相关知识，积极探索档案管理的新方法、新标准。同时，单位领导要提高对人事档案管理的重视程度，培养懂档案管理知识、计算机管理、熟知法律法规的综合型档案管理人员，发挥其作用和价值，提升工作人员的综合素质，保证人事档案管理资料前后印证、审核信息的真实性和完整性。

2.3 改进方法，提高效率

随着科学技术的发展，信息化和电子商务的出现，人事档案管理也由手工操作向信息化过渡，计算机在办公方面有着成熟的技术，使人事档案管理的一系列工作可以实现数字化、网络化。先进的人事档案管理信息系统包括了文件处理和归档的全部工作，节省了人力和时间，提高了工作效率，改变了过去手工操作，减少了纸质档案因存放时间长、天气等原因造成的破损，增强了人事档案的安全性，打破了纸质档案存在的“唯一性”。将原有的人事档案电子化，用档案管理软件将人事档案有关信息输入系统，通过电子手段进行存储，在此基础上，利用计算机进行重新编辑，为各级领导和相关部门提供所需人员的全部信息，凸显人事档案的利用价值。

利用计算机管理系统，建立完善的人事档案信息数据库，规范数据标准，制定统一的人事档案数据条目，同时人事档案信息库要及时更新，建立动态信息收集网络机构，以保持数据库中数据的采集准确和更新动态信息，并与相关档案管理部门建立网络信息平台，实现信息共享。

2.4 提高网络档案安全性

鉴于档案信息在网络化管理过程中存在着一些对档案信息不安全的因素，为网络档案自身安全性，必须完善相关法律法规，在对档案网络法律体系建设的同时改善档案所处的网络环境，从而使人事档案在网络信息资源得到法律保障。此外，应提升人事档案管理人员的保护意识，做好保密工作，从严把关，切实维护管理档案管理工作的严肃性，认真做好专项审核设备、场地等安全保密工作检查。对于工作存在失误的人员，给予相应惩罚，并追究相关工作人员的责任。