大数据时代下的企业数字档案管理工作探究

田金艳

摘 要：大数据时代下信息资源异常丰富，如何能够从海量信息资源中快速准确的找到有价值的信息，是企业需要面对以及解决的问题。档案管理工作是企业管理中比较重要的一项工作，大数据时代，既为这项工作带来了挑战，也为这项工作提供了机遇。如何能够战胜挑战，抓住机遇，是企业做好数字档案管理工作需要解决的关键性问题之一。本文主要通过对大数据时代下的企业数字档案管理工作遇到的困境分析，探讨了具体的管理措施，仅供参考借鉴。

关键词：大数据；企业；数字档案；管理

大型企业与中小企业相比，档案管理工作更为复杂，因此在大数据时代，大型企业对数字档案管理工作提出了更高的要求。大数据虽然具有数据体量大、类型多、速度快等特点，但是如不加以合理利用，对档案管理工作未必能够起到积极作用。所以在大数据时代下，要想做好档案管理工作还需要我们进一步的研究改进数字档案管理模式。

1 大数据时代下企业数字档案管理工作面临的困境

1.1 管理工作理论上的困境

大数据时代，档案管理工作由纸质档案管理逐渐的转变为数字化档案管理，这使得传统的档案来源原则、生命周期理论以及其他方面的基础性理论都发生了变化。现如今，很多学者都对档案的新来源观、宏观鉴定理论加以研究，但是在大数据时代下，这些新理论同样受到挑战，使得企业数字档案管理缺乏理论依据，不利于工作的有效開展。大型企业档案管理工作本身就具有一定的难度，如果没有一个理论支撑，数字化档案管理工作很容易出现错误，影响工作进展。

1.2 信息资源管理方面的困境

档案资源由最开始的纸质资源，到信息化的档案资源，再到现今的大数据时代下的档案资源。这一过程档案信息资源增长速度非常快。即便信息化手段已经比较先进，但是依然无法达到大数据时代下的档案信息资源管理需求。大数据时代，档案信息呈现出泛滥的趋势，因此在信息资源随处可见的今天，必须要保证档案数据信息资源一直都具有可读性，而且始终保持安全可靠的状态，同时能够在海量数据中找到符合要求的信息资源，为企业发展提供服务，具有一定的难度。大型企业的工作人员通常都比较多，规模相对也比较大，因此各类档案信息资源也会比较多，而大数据时代的到来，使档案信息数据数量进一步增加，因此从众多的信息中找到有价值的信息，为大型企业占领别国市场提供帮助，非常关键。

1.3 业务环节方面的困境

档案业务环节主要表现在三个方面，分别为收集、管理与利用。早期企业档案管理收集，主要是指向各部门移交，而管理则是指人工管理，人工进行查询；利用主要是指提供查阅服务，但这种服务通常是被动服务。信息化时代的到来，档案收集通常是通过部门移交与系统推送有机结合，管理则是借助计算机，不再是手工劳动；利用则是通过信息技术对档案信息资源进行加工、转换，而后进行二次开发。大数据时代下收集工作主要是指数据实时以及自动归集；管理则是通过云计算平台对档案信息资源进行储存、计算以及深度分析；利用主要是指对档案资源进行分析、发现，并且作出相应的预测，以便能够为企业发展提供服务。大型企业现有的档案管理水平，可能并不足以应对业务环节的改变。

2 大数据时代下的企业数字档案管理工作方法

大数据时代下大型企业档案管理要更多的突出智慧化，借助新兴技术，最大程度的提升档案信息价值，以便能够为企业员工以及企业自身发展提供帮助。大型企业应该大胆采用大数据技术，运用先进的管理方法，同时对原有的管理模式进行改革，以此保证档案管理工作的有序进行。

2.1 借鉴数字档案馆模式，构建档案大数据

其一，要严格按照“存量数字化”原则，积极推动传统载体档案数字化。当前，绝大多数的档案还处于传统载体状态，其数量巨大，将其数字化是一项非常艰巨的任务。这就要企业档案管理者充分认识到这一工作的重要性，要注重整体规划，循序渐进地推动传统载体档案数字化。其二，要严格按照“增量电子化”的原则，全面开展原生电子文件的归档与接收工作。目前，在很多企业与政府单位办公中，自动化的普及程度正在逐步提升，新增档案大多有数字副本，面对这一现状，须要从源头上抓起，将新形成的电子文档及时归档，并将其及时地接收进档案馆。

2.2 以企业需求为准则利用新兴技术扩展档案服务

要严格按照“企业需求”的准则，积极运用新兴技术，拓展档案服务。每个部门每天都在产生大量的数据，这些数据各不相同，这就需要档案管理人员与技术人员，善于运用新兴技术，对这些海量数据进行深入分析，快速而准确地确定那些最能够反映该部门专业的业务资源及企业需求的信息资源。要积极改变传统的“收、藏、借用”的一般性服务，而是对档案数据进行深入挖掘、编辑及研究，开展丰富的、高质量的服务活动，进而满足社会日新月异的需求。

2.3 借助云计算技术评估档案基础设施

其一，大数据规模急剧增长，现有的共享磁盘难以适应其海量数据的存储。其二，海量的大数据结构非常复杂，现行的以结构化数据为主的存储方案难以兼容无模式的非结构化数据。云计算作为大数据时代非常重要的技术，能够有效解决这类问题。而由于不同档案业务之间的硬件需求是不平衡的，这就使得存储器与服务器常常会出现空闲时段，而将云计算融入其中，对整个档案行业的服务器及存储器进行整合，为企业提供基础设施服务，能够有效地节约重复性的设施建设成本。

2.4 提高大数据技术在档案智能检索的运用效率

不同的档案数据具有不同的价值，而在海量的档案数字资源中获取有用的信息对于员工而言是非常具有难度的，因此，如何从这些海量资源中提炼并挖掘有价值的档案信息，并且将其以人们很容易接受的方式来传递给员工，是具有非常重要的现实意义。将大数据技术应用在档案智能检索中，能够有效提升传统档案利用服务的流程，让员工能够更加便捷、快速地查询档案资源，对于提升企业档案服务能力也具有很大的积极作用。

3 结语

综上所述，可知大数据时代的到来，对大型企业的档案管理工作而言，既是挑战，也是机遇，但是更多的应该是机遇。由于大型企业档案信息资源繁多，大数据有关技术的应用，能够加快档案信息资源的收集、管理，同时提升价值，因此在大数据时代背景下，大型企业应该抓住机遇，运用先进技术来开展档案管理工作。

参考文献

[1]朱彦玲.大数据时代企业电子文件收集归档攻略——档案管理部门与电子文件产生部门的合作机制[A].新形势下档案资源管理服务[C].2014

[2]梁启敏，刘晖，刘怡君.档案管理遭遇云计算和大数据[A].广西计算机学会2013年学术年会论文集[C].2013

[3]甘玉华.大数据时代的企业档案工作[A].软科学论坛——公共管理体制改革与发展研讨会论文集[C].2014

[4]于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究[A].创新：档案与文化强国建设——2014年全国档案工作者年会优秀论文集[C].2014