煤炭档案管理的设计与实现

李晓芳

摘 要：随着煤炭企业产业结构调整，循环经济得到较快发展，形成了以煤炭生产为主，多种产业结构并存的格局。加上科技信息发展的大背景，煤炭企业档案信息化管理出现。这种管理模式能够提高工作效率和准确性，那么如何结合煤炭企业实际，构建档案管理网络，是煤炭企业发展需要面临新的思考课题。

关键词：煤炭企业；网络化档案管理；设计与实现

二十一世纪是信息化时代，世界在信息化的列车上飞速的发展着。档案不仅是工作中重要的参考依据和经验的结晶，也是人们在进入社会后工作、生活、學习的第一手资料。所以档案管理工作是企业、事业单位的一项重要的组成部分。我们应该对在管理工作存在的问题进行分析和研究，积极探索档案信息化管理的方式，促进档案管理信息化程度进行分析和阐述。

1 煤炭企业档案信息化管理的必要性

随着经济的发展与社会的进步，煤炭企业不断加强自身改革与信息化建设。档案信息化管理是煤炭企业加强信息化建设的重要组成部分。档案工作是企业保管、收集及整理信息的中心。煤炭企业的档案资料包括地质报告、工艺流程图、设计图、材料参数汇总表等，对企业的发展以及新产品的开发具有很强的指导意义。在任务急而时间少的招标工作中，准确、快速的提供所需的档案资料，对煤炭企业具有至关重要的作用。因此，加强煤炭企业档案信息化管理建设，是煤炭企业加强信息化建设的必然要求。

此外，实现档案信息化管理也是档案管理工作可以快速发展的要求。长期以来，煤炭企业的档案管理工作基本处于半封闭的状态，信息检索手段相当落后，企业的大量宝贵资源得不到充分利用，导致在生产过程中浪费大量的人力、物力，严重阻碍了煤炭企业的快速发展。因此，建立新的档案资源管理体制，实现信息化已迫在眉睫。实现档案信息化管理可以大大提高信息检索及传递速度，由传统的单点传递转变为不受时间及空间制约的全方位无限点传递，有效提高了信息资源的利用率，节约大量的人力、物力，对促进资源共享及煤炭企业的整体发展具有重要意义。

2 煤炭企业档案信息化管理设计

2.1 依托企业单位局域网，构建本单位信息管理平台

在局域网上，档案管理信息系统与各业务信息应用系统（OA、PDM、ERP等）互相联通，资源共享。通过系统间的数据接口，可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题，对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理，实现文档一体化管理，可以保障档案信息资源类别的丰富和总量的增加，并保证数据真实、完整、有效；同时，整合各类档案信息资源，建设一批专题数据库，对其实施统一管理，既可避免出现信息孤岛，又方便信息管理和利用。

2.2 以档案综合资源管理系统为平台，管理馆藏传统和各门类档案信息

档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，以现场技术资料控制为重点。其基本构成档案信息发布网页，档案管理系统、文档一体化系统，网上远程检索系统、电子文件和档案全过程管理系统。其上流转的文件资料信息以电子文件形式存在，设计、试验、制造各个环节的电子文件实现了有效传递交换和共享，突破了信息管理孤岛，形成了集成化的档案管理业务环境。在该平台上，可对档案数据实行动态管理，包括动态采集、动态更改、动态跟踪、动态发布。

2.3 以综合办公系统（OA）为管理平台，对煤炭企业事务信息实施全电子化管理

综合办公系统对企业单位公文实施收发管理的同时，实现了全面、系统地记录企业单位各项事务活动。充分发挥综合办公系统效率高、权限分明、自动归档、检索准确、使用方便的优势，按照文档一体化原则，对政务工作中的电子文件实施全过程管理，即在文件形成、收集、鉴定、归档、保存和利用的全过程发挥作用，实现各项工作的记录和电子文档紧密相连和对文件实施全程闭环管理，确保信息渠道畅通。

2.4 以档案网站为核心，建立各类档案信息资源发布平台

建立企业单位档案网站的首要目的是向单位内部提供档案信息的查询服务，可使用户借助网络实现方便的档案信息查询、分类查询和专题查询等多种方式查询档案目录信息，也可以实时了解文件资料借阅的更改状况，进行电子文件归档，查看照片档案，浏览档案全文等。

3 煤炭企业档案信息化管理的实现途径

3.1 完善档案数据库与档案网络

现阶段，档案信息自动化系统还停留在由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，对数据库的信息化建设造成严重阻碍。实现档案信息化的重要前提在于实现高效的数据库管理，增强检索服务系统的时效性。通过利用计算机对档案信息的处理技术，可灵活捕捉照片、纸张档案材料，且将所有的档案信息转换为数字形式，便于长期保存。同时，利用计算机、扫描仪等技术设备，进行组建综合性的档案信息库，以增强档案信息检索与查询的方便性，对档案信息资源落实全方位的保护措施。

3.2 实现优化的专业结构，加强队伍建设

档案工作发展日新月异，对档案工作人员专业水平的要求不断提高。因此，档案工作人员必须不断更新知识结构，积极参与在职培训等各种形式的再教育活动，以适应新技术的发展需求。单一的档案管理人员结构已经无法满足档案工作信息化的发展趋向，因此，必须不断加强信息技术、网络技术等方面人才的培养与引进。另外，进行专业人员结构优化，建立复合型多层次的专业队伍，以增强档案工作信息化建设的时效性。

3.3 优化煤炭企业档案数据库系统，实现档案全文数字化

为了实现档案的数字化发展，必须做好以下几方面的工作：第一，建立收藏档案目录数据库。在企业档案信息化建设中，根据单位各类档案情况，通过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案型号等，从而建立基本数据库。第二，建立基层报表数据库。在建立煤炭企业档案数字化管理系统过程中，不断健全状态数据库与基层报表，同时，通过网络系统将各部门需要报送的数据、反馈信息录入建立的数据库中，并进行合理的调整。另外，结合上级的要求与使用情况，及时做好基层报表的填报工作。通过利用网络直接接收办公自动化产生的电子文件，且利用手工输入、电子扫描、数码拍摄等手段进行获取历史资料。

3.4 提升电子数据的安全性管理水平

档案保护现代化的传统意义是指档案库房、档案设施设备、档案载体保管保护等方面的现代化。实现档案资源信息化后，机读档案、声像档案、电子档案等各项新型载体档案的不断涌现，从而实现了数据信息的共享。因此，网络以及数据的安全性具有重要的意义。因此，为了提升电子数据的安全性管理水平，必须高效设置安全的使用权限，提高电子数据的精确性，并做好数据的备份工作，保证档案馆为用户提供安全可靠的数据。

4 结束语

煤炭档案信息化管理工作是一项艰巨的任务。它能够反映出煤炭行业的管理水平。如果在信息化的前提下对于档案资源进行了充分高效的利用，有助于企业管理提高，对于更好的服务于广大职工，有着巨大的促进作用。相信以后档案信息化管理工作会越做越好，对于企业的发展的贡献越来越大。

参考文献

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