医院合同档案标准化管理应用浅析

摘 要：合同档案管理是医院日常管理中的重要内容之一，是保障医院权益的依据。应用科学编号，形成标准化的合同管理流程，不仅可以规范医院合同管理，有助于医院随时调阅、提取相应的合同，为医院的诊疗、发展、建设提供必要的法律依据，还可减少或避免合同纠纷引起的经济损失。

关键词：合同档案；标准化；管理

随着法制社会的进一步规范、完善，有法可依，有法必依，违法必究成为现今社会生产、生活的主旋律，而合同在人们的工作生活中也随处可见。无论是人们的衣食住行，还是企业的经营、产品的销售，抑或建筑工程的设计、施工等等，都离不开合同。大量合同的签订，就产生了合同档案。《中华人民共和国合同法》于1999年10月1日开始实施，该法对合同做了明确的阐述：“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议”[1]。

医院作为社会的民生工程之一，它的生存和发展离不开与外界的經济交往、技术交流和科研协作。医院合同档案，即指医院在从事经济活动过程中产生的履行合同，一旦执行过程中发生变更、转让或一方不能履行责任，就容易产生纠纷，这时就要依据各类合同及其附属文件为当事人保障权益，减轻损失。合同档案真实地记录了医院各项经济活动。但是，医院在对外交往的过程中，往往忽视合同档案的管理，合同签订的不规范，散落在各个科室，忽视其法律效用，造成不必要的经济损失。因此，加强合同档案管理，对于维护医院的合法权益，从制度上预防商业贿赂和各种腐败现象的发生具有重要的意义。

1 医院合同档案管理现状

多数医院没有制定规范的合同档案管理制度，各部门对合同档案的认识不足，合同签订完，只把合同书当成合同档案归档。由于合同管理的部门多、环节多，每份合同从起草、审核、审批签署甚至履行完毕都要经历很多流转环节，例如经济类合同涉及大额资金使用的还需审计部门和法务部门审核把关，合同流转周期长，容易在某些部门滞留，而签署完毕后经常出现部门保管未统一归档的现象，这些都给医院综合档案的收集和管理工作带来了困难，影响档案管理的之类。而在归档时，由于综合档案管理人员对各部门不同类别的合同文件熟悉程度不同，也会影响材料收集的完整性。同时，在编制合同档案保管期限时也遇到问题，例如合同文件根据内容不同，签订时限不同，而医院合同管理办法所提出的重要的永久、一般的短期，仅是定性的标准，没有定量的尺度，给划定保管期限造成不确定性。另外，没有明确规定划定保管期限的起始年度，到底是按哪个标准？是以订立开始年度算起还是以履行终结年度算起，都没有准确的参考依据，各家医院只能根据自己的归档习惯自行定制，这也给合同档案管理的实际操作带来了很大的难度。

2 标准化医院合同档案管理的应用

（一）制定规范的合同管理制度

合同管理是医院日常管理的一项重要内容，做好合同管理，对于医院各类科研、技术交流活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。为强化对医院合同管理的内部控制，明确相关管理部门职责与权限，规范合同签订流程，维护医院合法权益，确保对外签订的合同真实、规范、合法，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，我院制定了合同管理制度。

（二）标准化合同用印管理流程

见图1。

（三）统一编号原则

合同管理关键在于抓住合同流转的中心环节，盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节对合同进行编号登记，实行医院OA办公自动化的合同管理，由合同经办部门传递员填写合同审批单，递交部门领导审批后交分管院领导批准。医院章印管理人员根据审批单的办结情况，在用印时进行统一编码。编码可依据单位的习惯分类来编，我院设置的编号原则为“各处室（部门）名称代码一保管期限一签订日期—主题词—合同序号”。

1.各处室（部门）名称代码用前二字的拼音首字母，如遇相同则取前三位，如基建处——JJ，后勤管理处——HQ。

2.保管期限按国家规定，分为长期、定期，分别以CQ、DQ表示。

3.签订日期用“年-月-日”表示，如2016年1月10日，记为“20160110”。

4.主题词用两字或三字表示既可。

5.合同序号用三位阿拉伯数字编号，如001，002。

（四）合同移交管理

合同管理员将审批盖章后的合同原件移交档案部门。档案管理人员根据合同编号进行登记，同时记录合同总金额、合同份数、合同有效期、合同附件等相关信息。使用OA合同管理直接反映出每一份合同形成的全过程信息，从移交清单登记、审核、签字交接均有明确的流程，可通过信息系统随时调取记录，使合同管理流程规范化，也可使合同档案的归档率得到有效保证，避免档案流失。归档的合同档案资料不单纯只有合同书，还包括合同订立及执行产生的大量的文件材料，这些文件材料是合同档案的重要组成部分。例如如医院的设备采购合同，不仅要归档合同书，而且从订立到执行，期间经过采购申请、询价、招标、审核、安装、维护等过程，每一个环节所产生的相关文件如招标文件、委托招标协议、中标通知书、合同书、验收报告、安装维护手册、维修记录等文件均要如数归档[2]。但因此类合同执行过程中产生的材料较多，持续时间长，可实行分阶段归档，以保证合同资料的完整性。

3 设置专员，规范管理

为规范合同档案管理，设专人专柜管理合同档案。按期催收各部门归档合同，并根据标准化编号进行入档登记，经过审核后与部门办理归档移交手续，一般我院每年3月31日前完成归档审核、移交手续。日常管理过程应定期检查，不仅是纸质文档，还包括电子档案资料。每周固定时间开放综合档案室，可供部门查阅；原则上归档合同不外借，如需借阅应认真履行借阅手续，并按期归还，归还时应认真查验，完成接收手续；然而如涉密合同须经分管院领导批准方可借阅，且不允许带出室外。

4 合同鉴定销毁

合同档案保管期已满需销毁时，需编制《合同档案销毁清册》，经医院档案管理小组鉴定后报院长办公会审批方可销毁；合同销毁时必须有两个以上人进行监销；合同销毁后，应在相应的电子条目上标注“已销毁”[3]。

规范、标准的合同档案管理是维护法人单位合法权益的保障，而在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如合同编号，合同名称，合同对方，合同属性，合同金额，合同履行情况等进行详细登记。这样既保证了原有档案之间的联系，保持其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变被动为主动，并逐步实现合同档案管理信息化，进一步加强合同档案归档管理。

档案管理工作任重而道远，对医院合同档案进行标准化管理，建章立制，流程明晰，才可使合同档案管理有法可依、有章可循，保证某一项工作资料的完整性，也便于在利用合同档案时根据关键词进行有效检索。

参考文献

[1].吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）.

[2].沈巧玲.合同档案管理工作中的问题与改进建议[J].办公室业务，2013（22）.

[3].刘晓明.合同档案的特点及其管理[J].科技情报开发与经济，2006，16（4）.

作者简介

林桦（1981-），女，管理学硕士。