信息技术在事业单位档案管理中的运用

摘 要：现代社会中信息技术的发展越来越迅速，而信息技术也在很多行业都得到了应用，对于事业单位的档案管理工作来说，档案管理工作方式的创新以及信息化管理的发展使其新时期的发展目标，信息技术在事业单位档案管理中的应用能够使其更好的适应现代社会的需求，改善原有的档案管理方式的缺陷，在具体的改革中应根据自身事业单位的需求去进行信息技术的运用。

关键词：信息技术；事业单位；档案管理

信息技术已经成为了现代人们生活、工作都离不开的技术类型，为人们带来了很大的便利，在事业单位的档案管理工作中，通过信息技术的运用能够实现对档案进行更加完善的管理，也能够提升档案管理工作的质量水平，从而推动事业单位整体管理工作的进步，所以，在今后的事业单位工作开展中应该积极的推动信息化建设，实现事业单位与时俱进的发展。

1 信息技术在事业单位档案管理中应用的优势

1、档案存储环境以及使用查询方面的优势

以纸质为媒介、以人工录入为工作方式的传统的档案管理，纸张极易变薄变脆，给信息资源采集、存储、管理等诸多工作带来很大的困难[1]。信息技术在其中的应用能够实现电子、网络平台以及电子录入的管理方式，能够实现档案资料的更好的管理，是对原有的档案管理方式的一种改革。在信息技术的支持下，档案资料可以通过电子磁盘进行保存，缩小了档案占据的空间，使得档案信息的管理更加方便。同时，信息化档案管理对存储环境的要求也不再那么严格，消除了以往纸质档案管理中的很多的缺陷，使得存储工作能够更加顺利的开展。另外，在档案的使用与查询过程中，传统的管理方式在使用过程中会存在纸张老化、手续复杂等问题，但是信息技术得到应用之后，档案的使用与查询就变得非常的简单了，存储的信息不再会因为纸张老化而出现缺失的问题，在存储页面直接输入想要寻找的资料关键词就可以进行直接的查询，简化了查询步骤，提高了事业单位的工作效率。

2、档案的数据融合以及更新的优势

事业单位的档案管理工作中要对一些比较复杂的数据进行分析与整理，需要实现不同的数据融合，这样才能开展下一步的分析工作，在实际的工作中档案文献输入电脑之后，可以通过信息技术将其中保留的信息进程提取，然后完成进一步的信息推理工作，将原有的存档信息与新出现的档案信息进行对比，特别是两者之间存在的相似的内容进行重点对比，将那些被淘汰的档案信息进行清除，对正在进行中的相关项目进行内容的补充，形成一种信息适用的规律，可以为事业单位以后的决策工作提供必要的参考。在事业单位的发展中其档案都是不断的在进行更新的，那么信息数据库中存储的档案资料也是需要及时的进行更新的，这样才能满足事业单位工作开展的需要，利用信息技术进行档案信息的更新能够更加的具有时效性。

2 信息技术在事业单位档案管理中的运用策略

1、提升管理人员素质，促进相关软件的开发

事业单位档案管理人员素质的提升对于档案管理工作各个环节的发展都有着很大的积极作用，实现管理人员的自身素质的提升需要增强其信息技术的使用能力，加强工作人员在工作技能与综合素质方面的培训，使其不仅能够熟练的掌握档案管理专业知识，还能够灵活的运用计算机等技术开展档案管理工作，实现管理人员的不断进步。另外，还应不断的增强管理人员对自身工作的重视，明确具体的工作职责与相关的注意事项。还应该注重对管理人员工作能力进行考查，形成系统的考核机制，很据考核结果有针对性的开展业务培训，更加有效的提升档案管理人员的综合素质，培养出更多的符合档案信息化管理工作需求的人才。此外，要想实现事业单位档案信息化管理水平与工作效率的提升，还需要更加的重视档案信息化建设工作，不断的研发档案管理工作发展所需要的硬件设备以及相关的应用软件，实现软件更新与档案管理创新的相互配合的发展。

2、加快档案管理的硬件建设，制定信息化发展规划

为了有效的保存档案信息，性能稳定、不易受外界破坏的硬件设施是事业单位档案管理工作所必备的，完善硬件建设，增加资金投入，有利于档案管理工作的不断完善[2]。在档案管理硬件设施的完善中，应该不断的加入先进的技术内容，比如数据库自动更新技术等，可以减少工作量，实现档案与数据库信息同时更新。发挥电子存储档案的优势，这样对整体的事业单位的档案资料的管理也是非常有利的，存储硬件设施容量的增加有利于档案的录入以及存储工作更加顺利的展开。为了促进档案管理信息化的健康发展，事业单位还应注重信息技术系统的可扩展性及灵活性发展，建立档案管理信息化发展的总体规划。对事业单位内实际的人才信息需要进行考虑，构造一个符合单位发展需求的网络管理模式，保持其灵活性与可扩展性，这也是事业单位发展的具体要求。

3、成立一个实用的事业单位档案信息网站

档案信息网站是事业单位的档案部门在网上建立的信息站点，一般是建立一个实用的档案信息网站，是整个事业单位档案信息化管理的实现的重要手段[3]。这一网站主要是通过网页的方式为工作人员提供档案信息方面的服务，实现档案信息的网上咨询、查找、电子文化的归档、下载及浏览使用等服务模式。在實际的网站建设中应选择具有升级能力、有开发价值的管理操作系统，满足档案网络管理的更新方面的需求，应选用市场主流的标准设备。也可以根据自己的需要量身定做相关的档案管理信息系统，做到网站信息的及时更新换代。

3 结束语

通过运用技术进行事业单位的档案管理工作，能够更加及时的发现档案管理中存在的不足，对原有的实体管理中的一些缺陷也可以避免，能实现档案资料的动态以及规范化管理，减轻了管理工作的负担，提高了档案管理工作的信息化发展水平，能够有效的提升事业单位档案管理的效率，为不同部门的工作开展能够提供更加便捷与科学的信息资料的借鉴。

参考文献

[1]陈国柱. 信息技术在事业单位档案管理中的应用[J]. 信息与电脑（理论版），2013，02：124-125.

[2]王珂. 信息技术在事业单位档案管理中的应用研究[J]. 云南档案，2010，11：29-30.

[3]周祥路. 浅谈计算机技术在事业单位档案管理中的应用[J]. 办公室业务，2012，23：183.

作者简介

张月辉，女，唐山市陡河水库管理处；研究方向：档案管理。