浅析基本建设项目中的档案管理

赵庆芳

摘 要：基本建设项目档案是企业档案管理的重要工作之一，其管理工作非常重要且具有一定的难度，本文阐述了基本建设项目档案管理工作中容易出现的问题及相应对策，用以提高建设项目档案案卷质量，规范企业建设项目档案管理工作。

关键词：基本建设项目；档案管理

基本建设项目档案是企业档案管理的重要工作之一，基本建设项目档案是指整個工程建设项目从酝酿、决算到建成投产（使用）的全过程中应当保存的文件资料，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字、图表、声像、实物等形式与载体的材料，是企业基本建设活动的真实历史记录，也是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据。

基本建设档案的收集和整理工作有一定的难度、很容易出现问题，收集工作做不好，就难以保证基建档案的完整性和质量，后续工作也无法得到有效开展，也会导致出现“无档可查”的问题。

1 原因浅析

1.企业管理层面重视程度不够。大部分企业从项目立项开始，对项目的未来效益以及基础建设工作非常重视，但是对于项目档案的管理往往容易忽视，导致项目建设工作完成后，需要扩建或工程改造时会出现所需的档案资料不缺失或者甚至没有。遇到这种情况，企业只好重新收集整理相关档案，但往往很难建立完整的企业档案体系。

2.涉及部门多，收集难度较大。一个大中型建设项目，从可行性研究开始直至项目竣工投产，需要牵扯到计划、物资、勘测、设计、环境保护、电力通讯、交通、安装等诸多环节。由于建设单位多，建设环节繁杂，涉及范围广，因而产生文件材料的部门也很多，由于这些部门分别属于不同的行政系统，因此增加了资料收集的难度。同时由于基本建设活动中形成的科技文件材料转手多，运行时间长，过程复杂，如果每个环节交接手续不严格，归档不及时，就可能造成档案的文件不齐全或签字盖章不完整。

3.资料形成周期长，变化点多。由于基础建设项目实体庞大，不易移动，就只能在固定的场所作业，加之露天作业多，受自然界及其他方面的因素影响比较大，因而项目建设周期长，人员变动等因素也给档案收集整理工作带来了很多不利。例如：施工人员有所变动，资料就不能交接到资料员手中，如果资料员变动，会导致资料保管不当，文件丢失，文件材料签字盖章不全等。即使在资料归档时发现该问题，由于时间久远，所造成的损失很难予以弥补。

4.资料收集过程控制难度大。档案产生和保管使用单位分离，工程竣工之后，应将有关工程的全部档案材料向建设单位移交，由建设单位归档保管。单就这项工作来说，档案资料产生和最终保管使用部门存在分离现象，有些工程的施工，在距离档案保管部门几百公里之外，档案人员只能在工程的各个阶段去指导培训，又不能时时刻刻待在施工工地及资料整理场所督导，很容易使一些单位不重视过程中材料的形成和积累。

5.施工动态性造成资料收集不能一次完成。由于施工动态性极强，基本建设项目竣工验收交于建设方后，经常会有日常维护、维修、技术改造等活动，这些活动也会形成相应的科技文件材料，这些文件也应该作为基建档案来保存，因此造成资料收集不能一次完成，需要即时补充完善。

2 管理项目档案收集整理的措施及对策

（一）收集方面

收集整理数量众多的基建档案材料的有序化，必须反映文件材料形成过程中的有机联系，这项工作做不好，就会出现“无档可查”的问题。因此，做好收集工作是及其重要的。

档案材料并不是由档案人员自己产生，而是由其他业务部门在活动过程中自然形成的，其形成过程比较分散，控制起来难度也很大，单靠档案人员的力量是远远不够的，为了保证基建档案收集齐全、完整及档案材料的质量，必须做好以下工作：

1.制定完善的符合本公司基建档案的归档范围和保管期限。

基建档案归档范围和保管期限，应明确列出归档文件的名称、兴建的形成单位、归档的责任者、归档时间、归档分数、载体类型等等。有了这个表，谁交什么、什么时候移交也就一目了然了，但是，每个项目都有其独特性，形成的材料不可能完全一样，很难做到标准化，这就需要施工单位和建设单位针对此工程来统一协调，该有明确的文件材料范围，这样才便于档案人员在工程的过程中收集。

2.将项目建设档案管理工作纳入基建活动业务流程。

加强档案人员对基建业务活动的参与度，可以很好的控制基建文件材料，保证基建文件材料的收集的完整、齐全和质量。基建档案管理工作应与项目建设同步进行，从立项开始，就要建立相应的对你感管理流程，对文件材料进行及时收集。否则，基建文件材料的丢失在所难免。档案人员要参与初期的项目会议，了解项目的概况及进程，档案人员还应参与项目的竣工验收，在项目竣工验收之前，做好整个工程的档案验收，只有档案验收通过，并得到档案人员的签字确认，整个实体工程才可进行竣工验收。

3.将档案管理在签定的合同中予以明确。

基建活动周期长、参建单位多，为了保证文件材料的完整、齐全与准确，合同中必须有明确的条款来约束。例如，可以在合同条款中列出关于档案方面向建设方交保证金，等项目结束后，建设单位验收如果档案符合标标准后，应将保证金保证金退还参建单位。

（二）基建档案的整理

基建档案的组卷，就是将形成过程中存在有机联系的文件材料组合、装订在一起，形成案卷，主要包括以下材料：

1.项目建设单位形成工程的前期文件、竣工验收管理文件、生产准备管理文件，因按阶段结合问题进行组卷。

2.施工单位形成的工程技术文件，按标段、单位工程、分部分项工程、专业等组卷；

3.调试单位形成的工程调试文件，按系统、阶段、专业、技术结构等特征组卷；

4.设备仪器文件，按专业、系统、台件、技术结构等特征组卷。

5.监理文件，按专业、时间、文中等特征组卷。

6.基建档案的排列，要注意卷内文件和案卷的排列顺序，排列规则是：批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后排列；

7.单位工程文件案卷，因按照单位工程综合管理性文件卷、施工记录及相关试验报告卷、质量验收文件卷的顺序排列。

（三）项目文件的组卷。

根据多年的经验，建议施工单位或监理单位在收集整理好文件后，尽量拿到公司档案部门，在档案部门专业档案人员的指导下，开始组卷，案卷之间要保持有机联系，不能将内容毫无意义不相关的一堆文件随意组合；另外，案卷文件的数量要适度，对于案卷，除了“具有有机联系”这样一个要求外，还因该有一个量的界限，称为案卷的组合度，一份案卷，所含文件分数太多或太少，均不利于保管和利用，直观地表现为案卷的厚度。

（四）案卷内保存价值和保密等级应统一。

从档案的鉴定、保管和利用角度来看，高质量的案卷要求是必不可少的，在维护文件有机联系的前期下，应考虑不同价值和密级组织案卷，若两者发生矛盾，不能硬性分开具有有机联系的文件，而应家直销的服从价值大的，密级低的服从密级高的。

3 结束语

项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定的重要依据，是一项宝贵的资源和财富，同时项目档案也是企业档案的重要组成部分，项目档案的完整与否，档案管理水平的高低，对工程项目的开展、生产运营、维修、技改、扩建等起着举足轻重的作用，做好建设项目的档案管理工作，不仅会促进了建设项目的管理，同时还可以更好的保证项目建设质量。因此，做好基本建设项目中的档案管理意义深远。