城建档案管理的难点问题及解决对策

朱晔晖

摘 要：城建档案，就是城市在规划和建设的过程中，产生的具有实际价值的图表、资料、文件等。城建档案是城市规划工作的依据，总结了城市建设工作中的宝贵经验。建立完备的城建档案，是建设新时代和谐城市的必然要求。本文将对我国现在的城建档案管理状况存在哪些不足之处进行探讨，并且根据实际情况提出一些相应的解决方法。

关键词：城建；档案管理；对策

管理好城建档案，对于一个城市的建设来说是很重要的。由于信息化在全社会的普及，城建档案的管理工作也开始进入信息化趋势。目前我国城建档案的管理工作还存在着一些不足：城建档案的管理方式太落后；档案管理不严谨，不能够得到有效率地利用；管理人员工作敷衍等。为了推动档案管理的信息化，管理者要从根本上重视起档案管理工作，结合时代的变化改变城建档案的管理方式。还要在引进先进技术，加强管理设施的建设，让城建档案的价值在城市规划和建设的过程中得到充分的发挥。

1 城建档案的管理有哪些不足

1.1 管理人员心态问题

虽然城建档案的管理工作在城市规划和建设过程中具有十分重大的意义，但是目前很多城建档案的管理人员并没有意识到这一点。档案管理的工作内容相对枯燥，流程繁琐，需要进行大量的重复步骤。而有些档案管理人员在工作时没有严谨认真的态度，建档不及时甚至不建档；有些档案缺乏相应的资料，没有的得到管理人员的补充；还有的工作人员，对于档案的管理只是表面走走流程，不进行编排和维护，形成的档案有名无实，根本没有实际应用的价值。

1.2 管理人员素质问题

我国还没有建立档案管理人员应该遵守的制度，对档案管理人员的能力认证和选拔也没有一个评定标准。很多档案管理人员都是由相关部门，甚至是无关的职位和部门调动而来的。这些档案管理人员没有档案管理的相关知识，工作能力根本不能满足实际需要。档案管理工作经常要进行重复性工作，内容繁多，需要工作人员具有强大的资料整理能力。还有要分辨资料的实际价值，将高价值的资料录入档案，价值不足的资料可以舍弃。这些都需要档案管理人员具有一定的专业素养。

1.3 档案管理的制度问题

我国当前的许多城市，对于档案的管理，采取的都是旧制度、旧办法，甚至有些地方没有专门的档案管理制度。比如有些地方对于档案的格式规定没有明确标准，档案整理人员采用的编号方式各不相同，甚至字体颜色也都不一致。这就

导致档案的不规范，不能够统一利用。还有些地方的档案管理人员在办公室内吸烟，随意使用电器，给档案管理带来了安全隐患。这些都是因为没有专门的制度进行管理所造成的。

1.4 相关法律问题

我国今年来在档案管理的立法工作上做出了努力，对我国的城建档案管理进行了一定改善，但是仍然还有很大的提升空间。从国家全局的角度来看，目前我国部分地区的档案管理法规与中央的管理法规存在一定的冲突，对于档案文件也没有一个明确的规范，不利于形成统一的管理。城建档案的内容需要严格的保密的。对于档案的查阅、抄录，要经过严格的审批流程，防止机密泄露。对于查阅、抄录档案的单位和个人，也要经过上层批准，严格按照手续流程来进行[1]。

2 如何改进城建档案的管理工作

2.1 转变管理思路

领导者要深刻认识到城建档案的管理工作的重要性，认识到档案管理在城建工作中的巨大作用。國家和政府要制定配套的档案管理方案，规范档案的书写、编辑和检索。地方政府要提高城建档案管理工作的地位，大力宣传档案管理工作的重要性，采取各种措施支持档案管理工作的进行。比如完善档案管理场地，消除档案管理场地的不安全因素。还要培养档案管理员工的专业精神，养成员工积极、认真的工作态度。

2.2 建设专业工作队伍

针对档案管理人员的专业素质不足，政府必须给予足够重视。首先，政府部门要注意对工作人员的教育工作。对档案管理员工的工作态度和工作技能进行全面提高。

对于档案管理人员，不能够盲目进行调用。首先，政府要增强档案管理人员对相关知识的了解。通过一些关于档案管理知识的讲座，培养员工的档案收集能力、档案整理能力、档案价值鉴定能力、档案的编辑和检索能力[2]。其次，还要建立奖惩制度，表彰优秀员工，惩罚懈怠员工。档案管理工作由于其特殊性，很容易导致员工在工作过程中精神松懈，敷衍了事。政府必须从员工着手，培养高素质、高能力、工作态度严谨的档案管理人员。

2.3 完善管理制度

完善档案管理的各种制度，要从国家和地方政府两方面说起。国家要加强档案保密的措施，避免档案的内容发生泄露。建立有关档案管理的各种法律法规，对档案的借阅、抄录流程进行严格审查，对调用档案的权限进行严格界定。地方政府也要参照国家的法律制定相关政策，保持与国家法律的统一性，规范城建档案的书写、编号、命名、保存。对于档案管理事，要彻底落实安全管理制度，严禁工作人员吸烟、随意使用电器，严禁安放易燃易爆物品。

2.4 推进信息化

由于信息科技的发展，信息化已经成了各行各业发展的共同趋势[3]。城建档案管理工作的信息化趋势也不可避免。要推行档案管理的信息化，首先必须要先建立统一管理的城建档案平台，收录政府各部门的资料数据进行整合。其次要引进新的科学技术，加快档案的检索速度，提高工作的效率。最后要形成信息化管理的监督机制，在效率利用城建档案的同时保证国家机密的安全。

3 结论

城建档案的管理工作已经越来越受到国家政府部门的重视。城建档案是我国各个城市在城市规划和城市建设过程中的宝贵经验和工作依据，在城市建设工作中具有重要的指导作用。我国现在的城建档案管理还有很多不足之处。对此需要国家、政府、工作人员的共同努力，从思想上重视档案管理工作，从行动上落实档案管理政策，遵守管理制度，建立城建档案管理的完善体系。

参考文献

[1]李丽.分析城建档案管理的难点问题及解决对策[J].江西建材，2014，03：295.

[2]章磊.论当前城建档案信息化建设中的难点与解决对策[J].黑龙江史志，2014，21：231.

[3]付伟.县级城建档案信息化建设中存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案，2015，01：49.