基层单位档案管理创新与改革探讨

孙希英

摘 要：社会信息化和科技化的浪潮，不仅改变了社会民众传统的思维方式、工作习惯，也迫使越来越多的产业以及事业领域开始思考自身能够展开变革、迈向现代化的可能。因此，信息化条件下如何改善档案管理工作、提高档案管理水平等问题是档案从业人员面临的新课题。本文概述了基层单位档案管理工作的意义，分析了其在管理实践中的问题，并提出了改进档案管理效能的建议，以期为基层单位档案管理工作有序开展提供参考借鉴。

关键词：基层单位；档案管理；信息化；管理策略

档案管理工作是基层单位日常管理工作中的重要组成部分，与单位的长远发展具有非常直接的关联性，而在当下社会经济不断发展、普通民众的生活方式、服务要求不断发生变革的背景下，基层单位更为迫切需要对档案管理有所创新与改革，使之更贴近时代需求，成为单位自身进步的助推力量，对此，下文将围绕这一课题展开探讨。

1 革新基层单位档案管理工作的意义

对基层单位档案管理进行改革不仅是顺应时代发展之举，也是与时俱进的必然选择。具体地说，首先加强对基层单位档案管理工作的改革与创新，必然要加大对档案管理人员业务能力、工作技能，以及面向信息化、科技化以及数据化的电子信息素养的培养力度。这不仅是基层单位档案管理改革的必经之路，这些经过特训的人才也将成为基层单位他日发展所必须的人才，将在日后的工作中充分发挥和实现个人价值。其次，基层单位的档案管理改革，也意味着将引入现代化的管理方法与设备渠道，此举必然会基于当今社会经济与科技快速发展所引发的人们思维和生活习惯的变化，而引入网络以及数据化平台。由此说明单位档案管理将走向数据化的发展趋势，这不仅能够提升档案管理工作的精准度，还能提升其管理效率和工作质量，最终实现基层单位整体工作更符合科学化和规范化管理。再者，基层单位档案管理改革一旦开始，亦意味着从事改革的工作人员和要求启动改革的管理层，必然已经对当前单位档案管理工作中的现状与问题有了清晰的认知。而其后所进行的改革、策略的变更、操作方法的创新，以及对于设备的补给、工作人员的匹配必然都是在基于现状和问题的基础上所进行的有针对性的改革，如此一来，便能够促使档案管理工作的开展和对方向的把握，更具有理论性和目的性。

2 基层单位档案管理的工作现状

简单来说，所谓的档案管理就是对实体档案或信息档案进行管理，并提供与之相关的各类型服务的工作总称。而从其工作流程来说，主要包括收集、整理、价值坚定、保管、编目和归档、检索与研究。但对于广大管理者而言，工作内容即是将混乱无序的档案资料、将分散质杂的内容进行统一的整合，按照统一的管理要求进行排序和归档，便于使用者查询和借用。可见管理主体理念的不同，管理内容也将有所不同。对其实际观察，主要可概括如下：

首先，单位投入档案管理工作的各项资源有着根本性的欠缺。这里所谓的资源不单指为实现信息技术以及现代化科技的各种计算机、网络、服务器等硬件设施，还包括与档案管理工作息息相关的工作人员。这两方面资源的匮乏导致基层单位的档案管理工作在质量、效率以及专业性方面都呈现出明显的缺陷，甚至导致工作当中出现和偏差，最终不仅将影响到档案的使用，还将为整个单位的全局发展带来不利的影响。其次，单位档案利用率低。据有关调查数据显示，目前我国多数基层单位对于档案管理过程中的调查、收集、归档工作相当重视，但是对于其中档案资源的开发与使用则不以为然。针对这一问题，笔者认为档案只有被利用才能真正凸显出其价值所在，否则将变成毫无用处的展品，难以实现真正意义上的价值。再次，档案管理工作未形成明确的管理制度，或者在实际操作中执行率低，导致单位在真正展开档案管理工作的过程当中，经常性出现档案借阅不归还、重要资料丢失、电子信息泄露，不仅严重影响到管理工作本身的质量，还将致使档案信息所有人及相关项目遭受损失。

3 提高基层单位档案管理效能的措施

（一）构建档案管理信息化平台。基层单位自身的建设与发展离不开社会经济与局势的大环境，因此，在外部环境所构建的信息技术发展愈发迅速，各类先进的管理手段与技术不断作用于日常生产、经营和管理的工作时，越来越多的事业单位就开始将信息技术手段作用于档案管理过程中，以期实现管理的快捷和高效，而这也是构建信息化平台的重要途径与最终发展目标。具体构建信息化平台的路径为：首先，应当规范并改进信息化条件下档案管理基本工作流程，促使档案管理与信息化需求两者相吻合，同时结合档案管理流程设计档案信息系统软件，促使档案管理信息化、科技化；其次，在建立健全信息平台的过程中，同步加强内部控制制度建设力度，有步骤、有计划的建设文件信息数据库，并逐步推行档案文件信息共享，建设共享信息网络。

（二）拓展檔案服务范围与能力。据有关调查结果显示，目前我国基层单位对档案的使用方式大多以收集和存储为主，真正意义上实现对其内在加之开发和使用的不多，使得档案利用率低成为了一种普遍现象。越来越多的信息内容从归档的那一刻起，便成为“死档”，陷入永无止境的“休眠”进程中，极不利于档案管理工作长期发展以及价值生成的行为。要改变这一现状，首先，基层单位领导层和管理层要从根源上重视档案管理各个环节，在固有展开档案服务功能和业务的基础之上，拓展与档案服务相关的其他职能，如利用单位内部局域网对档案信息内容进行检索和利用的功能；或依托单位对外网站、其他网络终端、自媒体平台实现档案的线上查询和在线服务功能。此外，立足于大数据环境下，还可以基于现有技术条件，通过将各地既有的数字档案或档案业务统一部署在“云端”，利用虚拟技术来分配云端存储空间，藉此展开“云服务”。此举相对于传统的档案管理，不仅更有助于提升档案管理业务的工作速率，还能有效缩减原有过程中所需的软硬件设施投入经费；并将位于不同地区、拥有不同属性的档案管理机构其内部的档案信息进行彻底整合与共享，从而切实推进档案信息一体化建设，形成档案管理发展的大格局，进一步促进“一站式、全方位、立体化”单位档案管理目标的实现。

（三）加强档案信息安全性管理。随着互联网的普及与发展，电子档案范围、内容、数量迅猛扩展，随之而来的就是黑客攻击、病毒侵袭等问题。信息技术虽然能为档案管理工作带来快捷与高效，但与此同时也埋伏着一定的隐患，存在着档案信息外泄以及个人隐私信息公开的可能性。这就需要档案管理人员及单位全体加强安全防范意识，强化信息技术的安全定位，通过各种杀毒软件、定期检查计算机系统等方式，全面提高档案管理工作质量；加强档案管理人员的安全素养建设，提高工作人员网络环境中识别信息安全的意识与能力，进一步拓宽电子档案保护领域，有效促进档案管理工作、档案信息化建设事业可持续发展。

参考文献

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[2] 王桂琴.浅谈加强基层单位档案管理工作的建议[J].吉林工商学院学报，2011（05）

[3] 周祥路.浅谈事业单位档案管理的创新及其改革[J].办公室业务，2012（21）

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