浅谈如何加强中职学校会计档案的管理工作

刘英

摘 要：中职学校的会计档是记录和体现学校经济业务的重要材料和证据，也是学校综合档案重要的组成部分。学校财务档案管理的质量以及教育事业的发展，主要体现在学校的财务档案收集是否真实、齐全、准确、完整。随着社会市场经济的进一步发展，中职学校会计档案也随之不断出现新情况，新问题，如何管理好中职学校的会计档案，以及在管理会计档案过程中如何采取相应的措施，寻求解决问题的办法，是中职学校档案管理中面临的一个重要问题。

中职学校的会计档是记录和体现学校经济业务的重要材料和证据，也是学校综合档案重要的组成部分。学校财务档案管理的质量以及教育事业的发展，主要体现在学校的财务档案收集是否真实、齐全、准确、完整。随着社会市场经济的进一步发展，中职学校会计档案也随之不断出现新情况，新问题，如何管理好中职学校的会计档案，以及在管理会计档案过程中如何采取相应的措施，寻求解决问题的办法，是中职学校档案管理中面临的一个重要问题。

1 中职学校会计档案的特点

中职学校的会计档案与学校形成的其它档案有本质上的区别，形成的凭证、帐本和报表是反映学校经济活动的重要史料和证据，这些材料具有很强的实效性和真实性，其特点主要表现：

1.中职学校会计档案的内容

依据《会计档案管理办法》会计档案的内容主要包括：会计凭证类：汇总凭证、记账凭证、原始凭证、其他凭证；会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。学校的会计档案形成与财务工作活动密切相关，形成的内容直接反映学校全部财务收支情况，通过学校的会计凭证、帐本及报表可作为学校的信息保证，为学校的发展提供可靠的依据，与其它档案相比，具有较强的专业性。

2、中职学校会计档案的形成具有一定的广泛性。在形成的过程中相互制约又密切联系，学校的各个科室都会形成会计档案，如财务室、校办公室、后勤、工会等，会计档案的形成涉及学校的各种经济活动，不管是从形成还是发挥经济效益方面都具有一定的广泛性。

2 中职学校会计档案管理存在的问题及原因

1、对学校会计档案管理的认识不够

会计档案具有承上启下的作用，是保存历史，服务现实一项重要工作。学校领导和财务人员对会计档案工作缺乏充分的认识，重视不够，存在应付的思想，特别一些学校在财务工作过程中形成的大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间、精力和财力的事情，根本不重视学校会计档案的整理工作，不把会计档案资料的整理、归档列入学校的议事日程。

2.财务档案人员专业水平有待提高

现在有的学校还没有专职的财务档案管理人员，绝大部分都是由会计人员兼管，没有经过专门的档案业务知识培训，缺乏档案管理经验。对会计档案的归档范围、标准、保管期限不清楚，不懂档案的基本操作规范，造成整理出来的会计档案质量达不到要求，装订不规范，不能保证档案的完整性和安全性。根据我校以前情况来看，会计档案管理人员都是会计兼职管理，由于会计人员工作量大，内部变动频繁，导致部分会计档案材料没有及时向学校综合档案管理部门移交。严重违反了“会计档案管理办法”规定。

3.会计档案管理不完善、不规范

财务档案管理部门是进行会计档案管理工作的组织保证，设置财会档案管理机构是必不可少的需要，也是法律法规的需求，但在实际工作中各学校财务档案管理工作均不完善，不规范，都没有设置专门的管理部门，档案工作由不同人员兼职，如会计档案的装订由各会计人员完成，档案的整理归档由办公室档案人员完成，档案的查询由资料的形成人员负责等，由于工作的不规范，管理环节的不规范造成档案管理工作一系列的问题，档案设施也不完善，会计档案没有专门库房，根本不符合“八防”要求，没有形成档案检索工具，查阅档案不方便。还有到期的会计檔案的鉴定、销毁工作不受学校的重视，导致无人来销毁、无人敢销毁的局面。从而使学校档案会计档案的销毁工作无法开展。

3 中职学校财务会计档案存在问题的解决办法

1、提高认识，加强领导。

学校领导要高度重视财务档案管理工作，实行一把手负责制，明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作。牢固树立起良好财务档案意识，按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行谁财务，谁立卷，边财务边收集整理，审结卷成的原则，认真来做好这项工作。

2、增强档案人员对会计档案工作的认识

学校的经济状况不可缺少的的原始材料就是财务档案，会计档案有利于学校制定各项计划、项目，掌握学校的经济信息，统筹学校资金的管理。但在实际工作中我们经常发现由于我们的财务人员不专业，对会计档案的认识不够，在整理会计档案的过程中出现了不规范的操作，比如，使用圆珠笔、天蓝色墨水、复写纸填写的各种会计档案，由于时间的久远，造成了模糊不清的现象，导致许多重要的工作无法取证，从而对学校的发展造成了具大的损失。所以学校要加强财务人员的业务培训学习，从思想上重视会计档案，强化管理档案管理人员的责任心。因此，学校一定要将会计档案管理及操作技能培训作为财务人员的上岗培训及继续教育内容，长抓不懈，使财务人员熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作规范，进而从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。

3、优化管理手段，提高现代化管理水平，服务学校的各项发展建设

财务档案信息化是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路，是社会信息化发展不可缺少的组成部份。因此，学校必须加大资金力度改善财务档案工作的硬件设施，确保档案的安全完整。一是及时购买、更新档案室设备，如防磁柜、防盗门、温湿度计表、空调、窗帘、灭火器等；二是加快档案工作现代化步伐，配备打印机、计算机、去湿机、复印机、扫描仪、碎纸机等现代化办公设备，并对财务档案基础信息实行计算机存贮。加强管理，方便查阅，利用大量的会计档案资料为各类财务检查提供最真实的依据。

4、会计档案管理工作应根据会计制度体制的调整而及时调整

加强档案管理，会计档案管理制度的调整一定要跟随会计制度体制的调整，会计档案管理工作是会计人员职能的不可或缺的一部分。加强会计人员业务的学习的同时不能忘记档案知识、档案意识的培训，只有建立了合理及时的管理制度，具备了充分档案意识档案技能的会计人员，才有了实行档案管理的基础。学校档案综合管理部门，根据档案的相关管理规定，加强同学校财务部门的合作，进行业务指导和监督，共同完成学校的会计档案管理工作。

5.中职学校会计档案的查阅与利用

学校会计档案管理的基本任务，就是保证和维护学校财务档案的完整和安全，以便及时、准备、迅速地为学校及广大教职工提供服务和利。在利用过程中严格执行档案安全保密制度，严格办理利用手续，学校的职工查阅要经学校办公室及财务部门同意，签字后方可查阅档案。防止散失和泄密，以确保学校会计档案的可靠性。建立财务档案统计台帐，如财务档案查阅登记簿、利用效果登记簿等，利用各种财务数据分析学校经济发展，为学校领导决策服务，为学校各项发展服务。

除了做好会计档案的日常管理工作外，我们还应该加强对计算机财务系统安全的管理工作。我相信，经过努力，中职学校会计档案管理工作一定会更出色。

参考文献

[1] 财政部，国家档案局.会计档案管理办法.1998

[2] 财政部.会计基础工作规范.1996