财务档案管理要点之我见

黄莉

摘 要：任何机关、企事业单位其正常发展与运营都需要一套稳定的财务档案管理系统。本文以“财务档案管理”为主要研究对象，分别从意识层面、制度、人员配置以及新科技应用四个角度阐释了财务档案管理的要点与注意事项。望笔者的论述能对当前从事档案管理的工作人员提供一定的借鉴与启示，从而让其成为推动财务各项工作的有力武器。

关键词：财务档案管理；管理制度；人员配置

国家机关、企事业单位所从事的一切有关经济活动所生成的文件资料，就是所谓的财务档案。其不仅是记录经济活动的重要依据，也是反映其经济业务情况的重要参考依据。因此加强对其的管理对于维系相关机构的正常运营、推动其有条不紊地向前发展具有十分重要的作用。本文中笔者将就个人所工作的凉山州公路管理局公路招待所为主要案例，对财务档案管理的方法提出自己的一些见解。

1 财务档案管理所需的意识层面要求

意识对于事物的发展具有能动作用，因此要想从根本上提升财务档案管理的质量，首先就要树立积极的档案管理意识。一方面要从自身意识到档案管理的重要性，不能将其视作可有可无的一般性工作来对待。很多企业的档案管理人员对自身工作的属性与定位存在认知上的偏差，认为这只是一档很普通的资料整理、存放类的保管工作，谈不上技术、也不需要任何知识技能，故而在日常工作中不会花太多的精力致力于对业务技能和档案管理学知识的学习。笔者认为财务档案管理者其所管理的不单是经济活动中所生成的各种票据、资料、报告，更是以一种潜在的财务管理监督者的身份，让财务档案管理工作成为监督财务工作的试金石，能够通过在日常工作中对档案内容严格的审查、鉴定，使其充分发挥情报参谋的功能与作用。

另一方面，对于相关单位的管理者和领导层来说，良好的财务档案管理体系的构建需要领导给予高度的重视和支持。只有当领导意识到其对整个单位、机构能够产生重要作用时，其才有可能花费更多的精力与投入成本。推动良好的财务档案管理体系的生成。笔者所在的单位，财务档案管理是每次财务工作会议中工作汇报的重点之一，这不仅说明领导对这一内容的高度重视，也说明其对维系整个财务日常工作、推进各项财务进程的重要意义。同时，对一个单位而言，领导层对财务档案管理工作的重视，更有助于单位内部形成良好的工作氛围，从而让从事档案管理工作的人员不断自我监督、自我重视，自觉将财务档案管理工作视作单位业务的重要组成部分，纳入到日常的工作议事日程当中。

2 财务档案管理所需的制度要求

良好的财务档案管理工作需要完备的制度流程来作为重要的参考依据和辅助要素。因此，笔者认为单位可以依据目前国家所推行的《会计法》和《档案法》，来推进日常财务档案管理工作，并在此基础上构建起一套完整的有关财务档案管理工作的相关制度、流程以及规则与要求，让其在展开具体工作的过程中有法可依、有据可循。鉴于当前财务档案管理工作涉及到对各种经济财务资料的收集、整理、归纳和保管，以及后续的开发与利用工作，因此对于财务档案相关制度的制定也可以从这样几个流程角度来着手，制定诸如《财务档案移交制度》、《财务档案收集、归档工作》、《财务档案保管制度》、《财务档案借阅制度》、《财务档案管理工作人员守则》等一系列规章制度，将制度的制定落实到各个细节，使其每一个步骤都能做到严谨、规范。

3 财务档案管理所需的人员配置要求

加强财务档案管理所需人员的配置需要从“量”和“质”两个角度来进行把关，所谓的量是指要保障该项工作所需的人员数量，进行必要的岗位设置；所谓的质是不断加强从事档案管理工作人员有关综合素质、业务能力方面的培训，在进行人员考核和招聘时，应注重其职称、专业以及实践能力方面的综合评估。

首先，合理配置财务档案管理人员，保障所需的岗位设置与人员编排。根据单位所从事的财务工作、财务档案管理工作的实际情况，对从事档案管理工作所需的人员数量、岗位设置、岗位层级等做出必要的安排和合理的规划，其目的在于保障财务档案管理工作可以有条不紊地进行同时，还能最大限度地节约人际资源成本、降低岗位缺失有可能会给单位经济活动与财务管理工作带来的风险与不便。要严格按岗设人，专人专岗，不能为求节约人力，将财务档案管理工作所需的岗位付于其它岗位的工作人员进行兼职，也不能盲目细化岗位，使之陷入一种不科学的混乱状态，这些都是不利于档案管理工作展开和生成的。

其次，从专业性的角度严把财务档案管理人员的“质量”关。从事该项工作的人员其本质上隶属于档案管理领域，因此广大单位在进行人员选拔和招聘考核时，要优先录用那些拥有档案管理资格证和财务工作相关职称的“双证”人员。此外，在具体的招聘细节方面，考虑到财务工作本身所具备的周密性、安全性与特殊性，要尽量选择那些原则性、保密性强，严谨务实、不慕虚荣、不图浮华，踏实肯干、不为强权的管理人员；在完成招聘考核、正式入岗、入职之后，还要不断加强对其的培训，培训内容的设置要符合国家各方面有关税收、财务以及市场经济制度方面的政策和要求，让管理人员自身的综合素质不断迎合变化发展中的社会要求，从而能更好的为单位财务工作提供服务与支持。

4 新科技对在财务档案管理中所能起到的作用与有效利用

随着现代社会信息科技的快速发展，将能够对财务档案管理工作产生积极作用的技术、设备融入到这一进程当中，不仅有助于提升工作效率和管理质量，还能使其在整体上与当今社会的发展进程相融合，为其快速发展带来更多的可能性。

首先，充分借鉴和引入西方发达国家以及其它地区先进的管理手段与技术，例如美国的文件中心管理方式，就是能够将财务档案管理工作硬件设施与软件技术相融合、更加提升其效率的一种方法与手段。数十年来，发达国家的管理政策与技术应用对整个社会的人类信息发展进程所能起到或者带来的影响是巨大的，其不仅为社会机构以及诸多企业发展带来了更多便捷、快速的管理生成通道，同时也实现了让财务管理工作与其它属性、门类的工作内容相统一、相融合的可能性与方法。

其次，充分改善现有的财务档案管理所使用的软硬件设施，致力于无纸化办公建设，稳步朝着数字化、网络化和媒体化的道路迈进。例如将固有的财务档案信息进行扫描电子化录入、生成网络查询和管理调阅系统，改善传统的、生硬的管理使用方式，让其公开化和透明度的程度得到进一步提高。但在此过程中，需要充分注意的是档案管理安全性问题，因为数字化信息意味着更加便利的传播，那么其就极有可能在传输过程中造成信息资源的流失，甚至给单位造成严重的经济损失和伤害。因此在推行新科技在财务管理中应用之时，还必须构筑一套严密的财务档案安全使用方法，在追求便捷的同时，更要实现“安全”。

综上所述，现代财务档案管理要想更好的为财务、为经济服务，就需要相关工作人员改变传统的淡泊意识，在不断完善其人员配置和制度要求时，注重新科技对其所能产生的影响，并采取影响的应用。以上内容，是笔者多年来基于个人工作所产生的一些心得体会，望能给当前从事此项工作的人员带来或多或少的心得和帮助。

參考文献

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