工作流在办公自动化中的研究与应用

2016-04-07熊天虹刘君胡荣

电脑知识与技术 2016年3期

熊天虹　刘君　胡荣

摘要：现代企业间竞争日益激烈，对员工工作效率非常看重，因而期望使用信息化系统来帮助解决流程化工作效率偏低的问题。论文提出一种新的将工作流嵌入办公自动化信息系统中的体系结构方案来解决这一问题，通过工作流对任务的合理分解，协同办公自动化系统来实现工作效率的提升。实际应用后发现，流程类工作任务效率提升明显，也为企业级办公自动化系统的架构设计和实际应用提供了参考。

关键词：工作流；办公自动化；任务分解

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）03-0230-02

1 引言

1.1 概念

工作流，工作流管理联盟（Workflow Management Coalition，WfMC） [1]关于工作流的定义是：它是一种逻辑运行过程，依据不同的方式、规则和时序，由具体的负责人通过不同的方式来完成。通俗来说就是将任务分解成各个子项，在正确的时间里让正确的人或角色来完成，并将剩余的子项任务按照设定的方式进行传递。

办公自动化（Office Automation，OA），通常是指应用计算机系统来帮助处理和解决日常办公中的各种事项，提高员工的工作效率，增加协同办公的能力。

1.2 问题描述

当前正值信息化、数字化的热潮席卷全球，越来越多的企事业单位都拥有了自己的办公自动化信息系统，为办公效率的提升带来了很大的改善。但在实际调研和访谈后发现企业对办公自动化的期望日益高涨，不仅仅要满足无纸化、信息化办公的要求，而且还要进一步提升办公效率，迫切希望有更好的解决方案，特别是针对流程化的工作任务类型，以便在提高办公效率的同时，减少人力成本和资源成本。针对这一现实问题，本文提出一种新的将工作流融入到办公自动化信息系统中的体系结构模型来解决这一问题。

2 解决方案

2.1 分析

目前企业自身已有的办公自动化系统已经能够提供诸如文档管理，会议管理和通讯录集成等功能，本文提供的方案主要针对企业办公自动化中的核心单元，即流程化工作，例如申请/审批，工作联络，重要事项会签等。为了解决在流程类工作效率偏低的问题，在企业办公自动化信息系统中引入工作流的思想，另外为了更多的推广和利用，将根据不同企业的不同要求制定不同的任务分解和流转策略，形成客制化的可配置服务，这样各个企业可以根据自身的实际需求和偏好，设置不同的任务分解和流转服务，达到适用面更广，效率更高的目的。

本方案主要包括工作流、办公自动化和外部应用单元三部分。其中工作流根据企业任务分解策略要求，进行流程类工作的固化设计和解释执行，办公自动化系统承接工作流的数据，根据角色人员权限和流转节点控制逻辑，生成表单数据，并且为外部应用提供接口，统一提供给最终用户使用，如图1所示。

2.2 详细模型方案

在本文提供的解决方案中，如何使工作流和办公自动化系统有机衔接和协同处理是关键点，如图2所示。

1）工作流主要包含流程设计器和引擎两大部分，其中流程设计器承担流程化工作任务的定制设计，引擎主要负责工作任务解析执行和流转。这两者之间需要对数据格式和解析协议进行统一，本方案使用了可扩展标记语言（Extensible Markup Language，XML）作为载体进行传输。

2）办公自动化系统以数据中心为核心，承接工作流程设计器传输的工作单数据，并调用工作流引擎进行解析，依据不同工作任务类别所需的角色人员、权限层级和节点流转控制逻辑等要素，生成分解后的任务子项集合，通过表单界面展示给用户使用。

3）由于考虑到信息系统的扩展性和整体集成，本方案还提供接口供外部应用单元使用，进一步满足企业的实际需求。

3 结束语

论文提出的在办公自动化信息系统中引入工作流的整体解决方案在企业中经过实际使用后取得较为理想的效果，本方案也可为企业级的办公自动化的架构设计和开发提供参考。

参考文献：

[1]Workflow Management Coaliton. The Workflow Reference Model. Technical Report.WFMCTC00- 1003.Hampshire； Workflow Management Coalition，1995.

[2]王振. 办公自动化研究综述[J].办公自动化，2010（22） .

[3]邵虹，张雷，崔文成.基于工作流技术的医院办公自动化系统[J].计算机工程，2008（17）.