基层事业单位文书档案管理工作浅谈

李文斌

文书档案通常也被称作管理性档案，它记录了机关、团体、企事业单位所从事的各种管理性活动，是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。在新时期的改革发展中，管好用好文书档案，对一个单位的事业发展起着至关重要的作用。作为一名基层事业单位的档案管理人员，同时兼任办公室文秘工作，在多年的工作实践中积累了一些经验，下面对如何做好文书档案管理工作谈些自己的认识，与大家分享。

1 规范公文处理工作，把好公文的形成关

一个单位绝大多数的文书档案都是由公文演变而来的，公文处理完毕之后经鉴定具有保存价值的部分，经过整理归档，转化为文书档案。可以说，公文是文书档案的前身，文书档案是公文的归宿之一，二者实际是同一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓而已。因此，公文的形成质量与管理状况直接影响到后续文书档案的质量及诸多环节，所以，规范好公文处理工作，把好公文的形成关，是做好文书档案管理工作的基础。而公文的拟制工作又是公文形成的关键环节，由于基层单位各部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草相关要求的理解存在差异，导致起草的文件质量有高有低，因此，公文文稿在签发前，应由文秘人员严格按照《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》的要求，对拟制公文的纸张、排版、印制装订以及公文格式各要素的编排规则进行审核把关，对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查，使得文种使用准确，格式拟定符合标准要求，对简称及不标准的字尽量少用或不用，以便对未来文书档案的规范管理，提高运用信息化检索的查准率。另外，拟制公文应按要求，选用耐久性好的纸张及碳素墨水、蓝黑墨水、激光打印等字迹材料，避免使用各种不耐久的字迹，如铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、感光传真纸等，因纸张及字迹材料的质量直接关系到公文使用寿命的长短。

2 实行文档一体化管理，坚持平时鉴定归档

文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，将两者有效地结合起来，就能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化管理系统将公文处理与档案管理相结合，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、鉴定、整理、归档、利用、统计等形成一个有序的整体，实现文件的一次性输入，达到多功能、多途径的输出和全网络信息共享，避免了档案人员的重复劳动，使档案的资源能够达到最大限度的开发和利用。实行文档一体化管理，从文件的形成开始直到整理归档，按照统一的标准、统一的格式，进行文件处理、文件归档和档案管理工作，保证了归档质量，为文书档案工作的标准化、规范化建设打下坚实的基础。将办理完毕的文件放到平时收集、鉴定、整理归档，化整为零，既避免了文件的散乱丢失，有利于安全保密，又便于平时的保管利用，节省时间。

3 加强档案管理教育培训，不断提高管理人员综合素质

文书档案管理工作是一项政治性、机要性、专业性很强的工作，管理人员不但要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，还要有扎实的管理档案的基本技能。因为一个基层单位的兼职档案人员，既要管理文书处理，又要管理档案工作，对文件的来龙去脉、办理的轻重缓急，档案的借阅与归还等都要做得有条不紊、主次分明，还要熟悉室藏，及时准确地提供利用，如果没有系统的档案、文秘专业知识和基本的业务技能，是很难胜任工作的；加上设备的现代化、档案种类和载体的多样化、管理方法的不断改革等，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。因此，单位要从实际出发，多渠道、多形式的开展教育培训，给档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，以提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念，弥补一次性教育的不足；档案管理人员要不断强化现代科技知识的学习，加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中，这样才能不断提高业务能力和水平，与时俱进地搞好文书档案管理工作。

4 建立健全文书档案管理制度

档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是一个单位开展文书档案管理工作的准则和保证。因此，基层档案室应依据国家档案主管部门或本系统有关部门关于文件归档的有关规章制度，结合本单位工作职能及文件产生的情况，制定本单位的文书档案归档制度，正确划定并编制文书档案的归档范围及保管期限表，制定单份文件（或立卷法）归档整理的方法步骤，明确归档的时间、要求及交接手续，指导、督促各职能部门的兼职档案人员认真落实，做好文件材料的整理归档工作。

5 建立奖惩机制，细化考核监管

建立一个档案管理工作领导小组，加强对档案工作的指导、检查与考核，明确档案管理人员的岗位工作责任，并纳入到日常的绩效考核工作中，做到奖罚分明。通过各种形式开展《中华人民共和国档案法》及其实施办法等国家有关档案工作法律、法规、规章制度的宣传学习教育，进一步提高文书档案管理人员对档案管理工作的认识，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，不断提高档案管理工作水平。

6 结论

文书档案管理工作是衡量单位管理水平的一个重要标准和重要组成部分，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用。因此需要切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，从根本上切实提高文书档案的利用率，以符合单位文书档案管理工作实际情况的运行模式，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，促进单位事业又快又好地发展。

参考文献

[1]李彩香，胡可征.文书档案管理.中国档案出版社.2010

[2]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].黑河学刊.2011（02）