浅谈如何做好基层单位档案管理工作

廖添慧

摘 要：档案管理工作是单位各项工作中必不可少的条件性和服务性工作。基层单位普遍存在人、财、物严重缺乏等多方面问题，在这样的现实中要做好档案管理工作，应做到对自身岗位有正确认识和准确定位；调整好心态、加强学习、精通业务、高效开展业务工作；善于整合资源、利用现代科技设备为本职工作服务；加强沟通、争取领导重视和支持等多措并举，努力做好本职工作，让单位档案发挥应有的作用、更好的为单位发展服务。

关键词：基层档案管理；调整心态；加强学习；整合资源；加强沟通

档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。档案管理是在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，按一定要求进行科学分类整理，统一管理各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。

1 调整心态、对自身岗位要有正确认识和准确定位

从事档案管理工作是一项比较枯燥、寂寞的工作，每天面对的都是文件纸张或单位的荣誉证书、旧印章等看起来毫无“生气的东西”。要想做好档案管理工作，首先得调整好自己的心态，要做到心平气和、不急不躁、沉得住心、耐得住寂寞，时刻提醒自己要甘于平淡、默默奉献，能以这样的心态面对档案管理工作才能把工作处理得有条不谨，得心应手。

当然，光凭一时的干劲是不可能把档案管理工作做好的。要真正做好档案管理工作还得对档案的价值有正确的认识和准确定位。档案是历史的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。现代学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。西汉司马迁的《史记》和东汉班固的《汉书》这两部我国古代的名著，编修时都大量地利用了档案史料。档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。我国各级档案部门以及民间数量巨大的档案是我们民族的财富，档案记载了许许多多的历史事件和社会现象，内容十分丰富。我国是世界上四大文明古国之一，文化古迹遍及全国，成为中外游客观光游览的胜地，而这些古迹每届修缮和陈列展览，也都要利用大量历史档案。以上所列无不说明档案管理工作的重要性，而这些都与我们从古到今每一位档案管理工作人员的辛勤付出密不可分。从这个层面上理解，也可以说，今天的档案管理员就是明天记录历史的功臣。

2 加强学习、精通业务，高效率开展好本职工作

随着社会的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有进一步加强学习、精通业务、做到与时俱进才能高效率做好本职工作。

（一）加强学习的意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

（二）掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而如今电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

3 整合资源、善于利用现代科技设备为档案工作服务

当前，社会在飞速发展，各行各业都在一定程度上融会贯通，实现了资源的合理整合，提高工作效率。其中，互联网和各种专业软件的开发与利用更是让我们的日常工作如虎添翼。档案管理工作也不例外，需要整合现有的各项资源、高效利用好现代科技设备服务日常管理工作。

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

4 加强沟通、争取领导重视和支持

档案工作是很重要的专业事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。因此充分的发挥档案的作用，为两个文明建设服务具有十分重要的意义。

目前基层单位在档案工作中存在的主要问题有以下几方面：一是库房问题。大多数基层单位档案房简陋、潮湿，致使档案材料因长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊，或是档案遭受虫蛀、鼠咬；二是人员问题，有的单位档案无人管理，或是只派些老、弱、病、残应付，这些单位不注意留存档案，也不想利用档案，存在有“只要机器转，什么档案不档案”的错误思想；三是有的由于管理不科学，致使鱼龙混杂，玉石不分，用时查找不到，使一些“真材”没有“用武之地”，躺在卷柜“睡大觉”；四是不少人还不了解档案在整个社会中的重大作用。目前在我们基层单位的工作人员，还没有更多的便利条件，像到图书馆那样到档案馆去利用档案为自己的日常工作服务，有的还没有养成利用档案的习惯等等。这些问题的存在与我们进入21世纪的今天是不相适应的。因此，就需要我们广大基层单位各档案管理工作人员积极、耐心地宣传档案的重要性，争取各级领导的重视，尽快改变当前档案工作中存在的落后状况，充分发挥档案在社会主义现代化建设中的作用。

现实的基层工作经历告诉我们，要做好当前在看起来“不起眼”的档案管理工作，必须寻找更多适当时机向单位分管领导、主要领导汇报档管工作。在努力做好本职工作的同时，积极发挥档案材料给单位做出重大决策、解决疑难问题等关键时候，提供明确思路和有效参考，用事实改变单位领导对档案管理工作的正确认识。在基层单位，能得到领导的重视和支持，今后我们的档案管理工作将会事半功倍。

总而言之，基层档案管理工作是一个平凡、单调、枯燥的繁杂工作。要做好基层单位档案管理工作需要每一个档案管理人员细心、耐心、清心、用心，在平凡的岗位上用良好的心态和不断学习进取的精神做好本职工作，让单位档案发挥应有的作用，更好的为本单位各项事业发展服务。