信息技术在计划生育档案管理中的应用

李淑春

摘 要：随着我国社会和经济的不断发展与进步，信息技术在计划生育档案管理领域得到了广泛的应用，极大地提高了计划生育档案管理工作的效率。本文将主要围绕信息技术在计划生育档案管理中的应用展开论述，旨在为提高我国计划生育档案管理水平提供一些有价值的参考意见。

关键词：计划生育；档案管理；信息技术

由于我国人口众多，人口信息资源数量庞大，计划生育工作内容繁杂，在整个计划生育档案管理过程中，面临着诸多的问题。要准确的、便捷的、高效的统计和上报各种计生数据，为政府了解和掌握人口发展趋势、计划生育动态、人口流动状况等提供基础信息，仅凭传统的纸质档案在保管过程中存在较大难度。因此，在进行计划生育档案管理过程中，需要采用更为先进的管理手段，应用信息技术建立健全计划生育档案管理体系，从而有效地促进我国的计划生育工作的顺利实施。

计划生育工作内容繁杂，包括国家政策的宣传、计生知识的传播、相关证件的办理、流动人日的管理、药具的免费发放等等，还包括对各种计生数据的统计和上报。这些数据为政府了解和掌握人日发展趋势、计划生育动态以及人日流动状况等提供了原始性资料。但由于纸质档案在保管过程中存在较大难度，将信息技术应用到计划生育档案管理中，必将为此项工作带来巨大创新和改革。

1 信息技术应用的必要性

1.计划生育档案管理的现状要求。随着市场经济的发展和城镇化进程的不断加快，人日流动量大、频繁，且跨地域、跨省份多，给计划生育档案管理增加了工作量和难度。特别是农村务工人员大量离开户籍地外出谋生，给流出地和流入地的计划生育管理部门增加了工作量，在农村乡镇仅靠纸质登记薄来记录，不能保证管理及时到位。而且纸质登记薄易破损，管理不善还容易丢失；其次，由于计划生育档案管理项目多、内容多，卷宗数量庞大，需要一定的场所和空间进行保存。档案受环境、温湿度的影响容易发霉、变质，使档案丧失其应有的作用。同时，因为数量多，也不方便查找。加之各地对计划生育档案归档要求不同，特别是档案管理人员的频繁更换，各时期对档案整理的要求也不同，等等，这就使各地区、各时期的计划生育档案管理存在差异。

2.档案信息化的要求。提高计划生育档案管理效率的有效手段，就是实行档案信息化管理。简言之，就是实行档案的网络化以及数字化管理。实行网络化和数字化的档案管理手段，将为计划生育档案管理工作提供较大的便利。信息技术的应用推动了计划生育档案管理工作的开展，提高了档案的质量和规格，推动档案管理进入良性循环。同时档案信息化管理可以减轻档案管理工作人员的工作量，使其更加快捷和高效，也为档案利用者提供便利。

2 信息技术在计划生育档案管理中的应用

1.统一计划生育档案管理设备。信息技术在计划生育档案管理中的应用，可以将档案信息转化为数字化的信息，让纸质的档案信息转变为可以充分利用的电子资源，需要依靠统一的管理设备和网络。首先，要让计划生育档案管理实现计算机化。计划生育档案管理工作中利用信息技术，可以实现档案的快速检索和编目、档案业务工作的管理、档案自动的存储以及自动的标引等。而这些都有赖于统一化信息档案管理设备的建立，实现硬件的保障。其次，存储载体要安全高容量。随着人日数量的变化、各项惠民政策的落实以及流动性大，档案数量的快速增长，计划生育档案机构而临着存储空间大、保管压力大，这就需要高容量的存储硬件。利用计算机的移动硬盘、磁盘存储和光盘存储可以缓解存储压力，同时也减缓了档案管理人员的工作量，提高工作人员的工作效率。存储还要注意的是要保证数据的安全，做好加密以及系统安全，保证数据的安全性，防止不法分子的篡改和窃取。最后，要实现档案信息的共享交流和传递。在计划生育档案管理工作中，高效率的信息传递以及丰富的资源可以给用户新颖的服务方式，更是现在信息交流和共享的重要工具。计划生育的档案管理也要适应这一发展趋势，不断的规范和科学、高效的来进行信息的共享和交流。

2.规范计划生育档案管理机制。在计划生育档案管理工作中，信息技术的应用，需要明确相关的责任，让数据和网络能够安全运行，要建立相关的规范化管理机制。档案管理机构要根据相关档案管理办法来制定相应的档案管理制度。首先，要建立健全计划生育档案管理的流程规范，细化相关的技术环节，要有严格的管理步骤。其次，要对档案的传输、利用过程加强安全管理，确保电子信息的安全性和完整性。档案管理人员要保持高度的责任感，保证档案的安全不被任意篡改和窃取。最后，规范信息档案管理机制最重要的一点就是要统一档案管理的标准，这是信息化档案建设的基础。档案管理的标准化主要是要档案收集、档案整理、档案编目与检索、档案统计、档案鉴定、档案保管与保护标准等实现统一。这些标准自接关系到档案信息化管理的建立。标准统一，可以保证信息网络的畅通和资源的共享。

3.提高计划生育档案管理队伍的素质。新世纪，人才是实现一切的基本保障。要想实现信息技术在计划生育档案管理中得到较好的应用，档案管理人员的素质建设就迫在眉睫。首先，要提高档案管理人员的意识，要重视档案管理工作，认识到档案管理工作自接关系到档案工作的开展，例如，其资料的有效记载，关系到广大计生家庭的切身利益。只有提高档案管理人员的重视程度，才能有效的开展工作。其次，要提高档案管理人员的信息技术水平，档案的登记、归档、辅助立卷等都是要在计算机上实现，如果档案管理人员的信息技术水平达不到要求，将影响到档案管理工作的进一步开展。因此，档案管理人员需要熟悉电子档案的管理过程，还要掌握网络安全的相关知识，保障档案管理工作安全有效进行。最后，还要培养管理人员精益求精的工作态度以及创新精神。计划生育档案管理是一项繁琐而且长期的过程，从材料的收集到记录、保管利用，都需要管理人员细心和严谨的工作态度。另外，档案管理人员还要具有创新精神，要善于发现问题，解决问题，不断转换思维方式，提出新的方法和观点，树立积极探求的意识。

总之，计划生育档案管理是一项长期并且繁琐的工作，其信息技术在档案管理中的应用，是适应计划生育档案信息化的要求，也是计划生育档案管理现代化的必然要求。因此，我们要转变观念，正确而对目前计划生育档案管理中存在的问题，要注重从统一计划生育档案管理设备、规范计划生育档案管理机制以及提高计划生育档案管理队伍的素质来积极的将信息技术应用于计划生育档案管理。

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