广东LNG档案工作目标管理

吉庆碧

如果档案工作没有统一纳入企业目标管理，档案工作领域必然被忽视。广东LNG（广东大鹏液化天然气有限公司）管理层档案工作进行有效目标分解，将档案工作总体目标转变成各部门及职能岗位的分目标，公司根据分目标的完成情况进行考核、评价和奖惩。

广东LNG档案工作目标管理是以目标为导向，以各部门为对象，以归档结果为依据，使公司档案工作取得最佳业绩的绩效考核管理方法。因此，档案绩效考核是目标管理必不可少的组成部分，要真正实施目标管理，就必须以绩效考核为后盾。

1 档案工作目标管理难题

长期以来，由于缺乏可执行的考核标准，企业对各级领导及有关人员的档案工作考核从来就没有实施过。企业通常以项目档案验收通过与否、调档反应快慢或上级检查反馈作为档案部门绩效，从而忽失档案产生源头，对各部门业务活动或事项处理产生或接收的记录没有规范管理，企业档案工作没有纵向开展绩效考核。

2 档案工作目标实施原则和注意问题

广东LNG部门档案工作目标实施是公司档案工作方针目标的分解、整合，它以公司全面风险管理为基础，将档案工作各项要求嵌入内控制度中，部门档案工作根据实际制定具体的工作实施方法。

（一）确定档案工作目标实施的原则

档案工作目标实施是向广东LNG档案工作立下的军令状。本着“看得见、摸得着、抓得住、量得准”的原则来确定目标值。总的原则是：

1.大局意识原则

应当以广东LNG档案工作总体目标为前提来展开，克服内部懒散管理弊端，以确保总目标的实现。

2.可考核原则

无论是定量目标还是定性的具体事项，都应直接、具体、可量化与可操作，这样才能便于考核。

3.效益至上的原则

效益是企业各项工作的出发点和落脚点，是企业经营的终极目的和价值体现。档案工作应为广东LNG可持续发展提供基础管理和档案信息资源的保障，以增全企业信息资产和证据力为前提。

4.突出重点原则

业务部门是企业职能的聚合体，每个部门档案工作目标往往是多方面、多层次，部门档案工作目标也应突出重点、体现纲目。

（二）制定档案工作目标实施应注意问题

1.所定目标应力求具体，具有可操作性。

2.明确具体责任，使责任具有可追溯性，部门内部应同时将上报给公司的本部门档案工作目标实施对照表中的目标纵向展开给岗位或个人。

3.对文件归档范围和保管期限表进行精细化，内控制度是企业文件归档范围和保管期限表的科学依据。

（三）确定“目标难度系数”的原则

1.企业职能风险相对大的难度系数高于职能风险难度相对低的。

2.相对复杂的工作难度系数高于相对简单的工作难度系数。

3.具体事项相对多的难度系数应高于具体事项相对少的难度系数。

4.工作有创新的难度系数应高于工作墨守成规的难度系数。

5.“目标难度系数”取值一般由公司领导、人力资源管理部门根据实际情况综合审定。

3 制定档案工作目标实施

广东LNG中心文控根据公司领导层要求编制部门档案工作实施对照表框架，分为文件资源建设、文件安全管理、文件利用三大模块，其中文件资源建设模块占60分，文件安全管理和文件利用模块各占20分。文件安全管理、文件利用模块由中心文控统一设置。文件资源建设模块根据各部门职能划分，在职能基础上由中心文控采集收集归档范围，经中心文控与职能部门沟通确定。

（一）文件资源建设模块

2011年广东LNG根据管理层部署修订了公司全面风险管理体系，广东LNG中心文控全程参与风险体系文件的编制、审核工作。广东LNG内控制度体系包括12个管理模块、41个管理制度、228个管理办法、595个管理细则，涵盖了广东LNG各个职能管理的业务环节。

结合公司内控体系，中心文控与相关职能部门共同研究确定，把具体的文件归档要求体现到配套的内控制度中，确定业务活动应形成文件材料种类和名称，文件形成时间和形成者，文件归档责任岗位和归档时间等。最后，中心文控统一摘录形成条目化EXCEL表格形式的《广东LNG文档分类、归档范围及保管期限表》，该表参数包括归档部门、职能类别、职能代号、归档文件内容、归档时间、归档份数等，共确定599个文件种类需要归档。文件资源建设模块以《广东LNG文件归档范围和保管期限表》作为归档管理的模板依据。工程建设项目部、技术服务部、合同采办部、财务部、营运部目标难度系数1.03，资源运输部、QHSE部、人力资源及行政部目标难度系数1.02，其它支持部门目标难度系数1.0。

（二）文件安全管理模块

文件安全管理模块设文件管理现场安全情况、应急演练和培训记录共3个指标，文件管理现场安全设10分，应急演练和培训记录各设5份，工作有创新的目标难度系数1.2，其它目标难度系数为1.0。

1.文件管理现场安全情况

文件管理现场安全情况考核是否有足够文件保管设施、“七防”措施是否落实到位、废旧文件处理、支持文件资料的采集和管理设备和文件资料存放处安全性共5个考核指标。

2.应急演练

应急演练考核专兼职档案员是否参加每年公司组织的台风、水灾、火灾、库房盗窃和档案重大泄密记录。

3.培训记录

培训记录考核专/兼职档案人员学历、资格证书、内部每年档案培训记录参加率。

（三）文件利用模块

文件利用模块设目录著录和原文挂接、借阅记录、档案编研、利用反馈共4个指标，每个各5分。工作有创新的目标难度系数1.2，其它目标难度系数为1.0。

1.目录著录和原文挂接

该指标考核各部门是否按广东LNG《文档分类、归档范围及保管期限管理办法》按时、按质完成目录著录和原文挂接至电子文档管理系统，挂接电子原文格式、命名是否符合规定，专兼/职档案人员是否熟悉档案数据库系统的基本操作等。

2.借阅记录

借阅记录考核该部门文件利用是否有控制手续，是否有借阅登记记录等。

3.档案编研

广东LNG按“形成者负责制”原则考核部门档案编研。人力资源及行政部负责企业大事记，中心文控协助负责组织机构沿革编研，其它相关业务部门负责业务文件汇编，商务相关部门负责上商务编研，公共关系团队负责重要领导参访及重大活动声像档案编研，QHSE负责历次应急演练工作及安全事故编研等。

4.利用反馈

中心文控通过设置调查问卷形式，对各部门文件资料的利用是否产生良好效果并得到业务人员的认可进行反馈评分。

4 考核结果及奖惩兑现

按照广东LNG岗位管理办法和员工绩效管理办法，公司的档案工作目标管理均达到高标准要求。

（一）集体认定

通过目标管理活动，使公司档案管理更加规范，档案管理明显提升，档案的效果显著提高，更大程度挖掘了档案的潜在价值。通过公司范围内的文档管理调查问卷结果，2014年度，广东LNG文件资料的利用满意度反馈为94.38%，文档规范管理满意度反馈为94.61%。档案工作目标考核，使公司获得了来自国家、部、省市的档案管理工作荣誉，在广东省内也获得档案工作最高荣誉金册奖，使领导充分认可档案目标管理的现实意义，公司内部档案意识增强。

（二）个人认定

档案工作目标考核，使档案人员工作更有信心，进一步激发了档案员的工作积极性和创造性。档案人员在年度绩效考核结果中获AB的考核，获得了年度最高加薪比例。获EE的考核，则次于AB的加薪比例。