信息化背景下医院档案管理工作探析

摘 要：信息技术水平不断提升，并且运用于各个领域之中，尤其是良好地运用在医院的档案管理工作之中。笔者针对当前环境下，医院档案管理工作中存在的缺陷进行探讨，并总结出有关建议为医院档案管理提供参考，帮助医院档案管理工作进一步顺利开展。

关键词：信息化；医院；档案管理

为了承载更多的重要信息，基于文字、图标和电子档案等形式，在医疗、科研、教学 、行政管理、专科专病建设等活动中医院所整理的就是医院档案。这些信息是发展医院的基础，也是其长时间发展的结果，并且将不同阶段医院发展的状况展现出来，同时促进医院管理决策合理化。作为一项全面的工作，医院档案管理工作发展程度的高低，体现着医院所具有的管理水平。面对当前信息技术不断发展的环境，各档案部门亟待加强对医院管理工作的认识。

1 医院档案管理信息化的重要意义

1.1 促进医院档案管理水平

建设信息化医院档案管理，主要是为了促进档案管理水平。由于存在数量较多且各种类型的医院，所以管理具有一定难度。面对当前大力建设信息化的契机，为了档案人员更好实现检索，对目录进行统计，可以充分借助计算机的信息化管理形式，使得医院档案管理信息化初见成效，并能有效保证高度准确的数据统计，减少误差，提高工作效率，并且由此可见，建立在信息化基础之上的医院档案管理，其管理水平得到极大提升。

1.2 利于医院档案信息整合共享

实现信息化医院档案管理能够合理配置和共享档案信息。有效整理和充足档案资源不仅能促进管理工作高效化，还能实现其共享性和全面性，旨在促进在更大的范围和领域有效利用各项档案资源。这也是将来信息化社会发展必经之路。在此项建设的基础上，相比档案案件，电子原件使用更为方面，使得原始档案的应用领域更广，对于医院各部门和医疗科室的浏览提供更大的便利。

1.3 有效实施珍贵档案原件的保护

医院档案管理信息化能保证珍贵档案原件得到保护。运用信息化手段对医院所有档案进行处理，使得原件得到良好的保存，防止在频繁使用当中受到损坏；甚至还能有效避免其被丢失或遗漏。在此期间，医院档案经过信息化系统的管理，可以处理宝贵的信息材料，经过电脑扫描原件，保存原价即可应用于将来的使用，并且经过妥善管理能使原件得到保护，不至于在使用中受到磨损。

2 信息化背景下医院档案管理工作的有效策略

2.1 加强医院档案管理信息化意识

为了使得医院档案管理信息化得到进一步优化，最重要的就是增强这方面的意识。在建设该项工作过程中，领导干部的观念必须得到改善，对建设医院档案管理信息化给予更大的关注，并且对其各项工作的开展提供大力支持。与此同时，相关管理者也要在这方面建立起有关服务理念，特别是在基于管理工作的要求，对领导干部进行安排和委任，并且建立实施具有现代化特点的管理；主管部门领导必须定期召集各级领导，大力开展和档案管理有关的相关培训和讲座，以提高领导人员的现代化管理水平，促进干部职业知识结构优化，更加满足现代化发展的条件，尽可能在医疗系统建设现代化和服务工作现代化过程中纳入档案信息化建设的重要内容，为档案信息管理搭建桥梁，为工作有效开展和取得成效奠定基础。

2.2 健全医院档案信息化管理制度

信息化管理在发展水平不断提升的信息技术的支撑下，在各个领域得到普及。传统档案管理的模式已经不能适应当前发展的需求，因此也逐渐转变为信息化管理方式，并且对其提出了更高的要求，医院现如今的发展现状是缺乏完善的管理制度，信息化发展水平不够。因此，必须形成相应的健全制度体系，在政策规定上为其提供发展的保障。例如，对档案进行综合管理，确定文件材料的报关日期，对大纲进行分类等。不仅如此，还要明确提出对档案管理人员的职责要求，形成科学、合理、完善的医院档案管理模式。由于当前现代化水平看看日益提升，医院档案管理必须符合更高的要求，因此，必须完善制度体系，更新管理思想认识，为该项工作长远发展提供切实保障，为医院将来的发展奠定基础。

2.3 加强基础设施和人才队伍的建设

众多信息化领域都存在技术问题，尤其是和计算机等相关方面，是一个具有系统性的复杂难题，亟待建立一支强有力的专业人才队伍和建立完善的设施系统，促进医院档案管理信息化发展。尤其是在软硬件方面，医院必须同时加大资金投入，另外，培养专业人才也至关重要，一方面要具备扎实的专业基础知识，另外对计算机信息化基础知识也要有更深层次的了解。医院必须对档案管理人员进行专业培训，提高其知识水平，并增强其技能；利用各种多元化的形式和载体邀请其参与培训，培养优秀的档案管理人员，并且积极引进档案和计算机专业领域的优秀人才。

2.4 有效运用医院档案管理手段

尽管部分医院目前管理档案已经采用了计算机等技术，然而仅仅运用了普通的检索工具对需要的信息进行搜索，即使手工检索效率略高，能够方便地开展，功能也比较多，然而由于自身缺陷，检索途径和方法还需要进一步改进。积极建设信息化医院档案管理，必须充分结合纸质档案和电子档案的优势，发挥好电子档案的作用，并且借助新兴媒体和计算机等高科技，突破传统时间、地域和学科的限制，将更多的虚拟化服务和智能化检索提供给用户。同时，必须以医院现状为基础，了解医生、忽视、患者及其家属的检索需要以及习惯，相应地改善医院档案管理，并借助新兴技术利用多特征的图像或者语音导航系统对档案查阅进行改进，为医生、护士、患者及其家属提供更多地便利。

2.5 创新医院档案服务方式

医院档案管理信息化管理必须积极引进新的服务理念，进而保证服务质量。在医院档案管理之中，管理员和使用档案人员必须建立起良好的互动和沟通，面对当前的环境，为了增进人和人的沟通和信息互动，可以充分利用计算机多媒体、网络通信技术等先进手段。医院档案管理人员必须引进多元化的服务形式，为使用档案的人员提供更多地便利，比如，在服务形式中，充分利用网络工具、社交论坛、视频会议等，并且可以将电子公告板论坛利用起来，开展讨论会，使使用档案的人员抒发自己的意见等。

3 结语

综上所述，在现代医院管理中，一个关键的部分就是信息化档案管理，有效促进医院信息化档案管理优势在于为保证医疗事业长足发展。面对当前的发展形势，该项工作也遭遇很多发展的困境，尤其是在管理制度等方面还存在不健全的地方，但是与此同时也拥有更大的发展机会，但是由于其复杂性、长久性和系统性，所以在此期间，必须充分结合医院的特点，以当前实际存在的缺陷进行探究，对其管理工作的方法和手段进行研究，以促进医院发展。

参考文献

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[2]王国华. 医院档案管理信息化建设问题研究[J]. 现代商业，2013，29：121-122.

[3]周蓓蓓. 浅析信息化背景下的医院档案管理[J]. 经营管理者，2013，21：288.

作者简介

杨亦君，襄阳市中医医院，大学本科。