低成本战略下设计成本管理与控制

2016-04-06靳瑛

石油知识 2016年5期

关键词：招待费项目经理费用

靳瑛

（中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司项目管理部河北任丘 062552）

低成本战略下设计成本管理与控制

靳瑛

（中国石油集团工程设计有限责任公司华北分公司项目管理部河北任丘 062552）

低成本战略是企业生存与发展的一种基本的竞争战略。实现低成本战略，首先要加强预算管理及考核，建立低成本的运行管理体制，认真做好各项成本的管理控制工作，建立低成本的企业文化，发挥员工在低成本管理中的作用，最终实现公司长远发展的目标。

低成本战略；设计成本；预算管理

作为一种基本的竞争手段，低成本一直是企业追求可持续发展的法宝之一。根据公司“二次飞跃”长远规划的部署，重点抓好市场开发，降本增效，建立低成本运行机制战略方针，低成本战略将在未来公司的发展中占有举足轻重的地位。如何在成本管理控制中取得良好的业绩，使公司在竞争中获得市场，低成本战略作为一种基本的竞争战略，是需要不断深入研究的课题之一。

1 对公司低成本战略的认识

低成本战略是指企业在提供相同的产品或服务时，通过在内部加强成本控制，在市场开发，设计、施工，后期服务等环节内把成本降低到最低限度，使成本或费用明显低于行业平均水平或主要竞争对手，从而赢得更高的市场占有率或更高的利润，成为行业中的成本领先者的一种竞争战略。

1.1 低成本战略实施对公司外部的影响

公司在市场竞争中，由于公司的成本低，在输气管道、原油管道，成品油管道、成品油油库、原油库、储气库、城市气化、矿建项目等方面在市场中赢得了声誉，公司业务不断拓宽，提高了公司市场占有率，在行业内具有较强的竞争力。

1.2 公司内部实现低成本战略应考虑的问题

对于公司而言，低成本战略不是一味追求成本低，而是根据目前公司市场环境和自身情况，在满足生产需求基础上的成本战略。它是公司发展战略的一部分。公司的低成本战略目标的实现应该从三个方面考虑：一是低成本战略应该建立在公司整体层面，打破部门界限，建立信息共享平台；二是成本管理控制要深入到公司各工作环节、各工作节点；三是培养低成本的企业文化。

2 实现公司低成本战略应采取的措施

2.1 信息化平台

实行低成本战略首先应站在公司整体管理的角度，将部门之间的公用信息通过poweron（项目集成管理）系统进行整合，如我们平时使用的项目号、项目名称、产值、项目存档情况，都可以通过这个平台展现，减少纸版文件的传递，加快审批流程的速度，提高办公效率，节约工时。

2.2 预算管理

2.2.1 成本指标的管理

对于成本指标的管理，坚持事前计划、事中控制、事后考核总结，应将成本指标从上往下层层分解，项目成本分解到每个部门和每个项目落实责任人，建立严格的成本指标考核制度，成本管理责任到人。

2.2.2 部门及项目预算编制

每年年初要做好部门及项目预算编制工作，根据公司的长远发展规划和当年工作计划，结合上年度工作量及本年度工作变化，考虑年度项目结构的调整等等因素确定年度成本预算。

2.2.3 分解指标到各部门及项目组

根据审核批准的预算，在总体指标范围内，全面衡量年度的工作任务，将指标分解到各部门及项目组，各责任人负责在核定的成本指标范围内使用、管理、控制各项费用，如租车费、业务招待费、出版费、差旅费、材料费等。

2.2.4 提供项目成本公报

按照季度提供项目成本公报，部门负责人及项目经理及时了解项目成本使用情况，根据项目工作内容对应的项目运行成本存在偏差，找出项目运行与成本使用进度不能同步的原因，及时进行调整和管理，保证按照项目进度使用成本。

2.2.5 及时调整项目成本

在项目运行中，由于项目内容增加，使得项目成本增加，项目经理根据实际情况，提出追加成本的申请，如果项目工作量减少也要做相应的调减；并将年度预算执行情况作为部门负责人及项目经理绩效考核的依据之一严格执行。

2.3 建立和完善控制成本管理制度

调整经常使用的成本费用作为成本控制管理的对象建立和完善控制成本管理制度，提高成本使用效率，减少浪费。

2.3.1 差旅费

差旅费中的往返交通费用，占差旅费的比列较大，前几年公司高速发展，人员出差多数采用飞机作为交通工具，今年公司出台低成本战略对人员出差交通工具的使用做了新的规定，对项目运行急需时可以乘坐飞机，一般出差应选择火车，这样调整后可减少2015年差旅费支出30%左右，另外项目组人员去现场出差。要提前进行策划，在人员安排上要求主要专业派人去，其他专业可以替代，通过这一系列的成本控制措施，达到减低成本的目标。

2.3.2 车辆租赁费

车辆租赁费在整个成本费用占据较大比例，车辆租赁费包括分公司租赁车辆和项目现场租车，2014年下半年国际油价下跌，对车辆的结算单价进行了下调，同时根据不同类型车辆，制定了现场车辆的统一价格。

2015年对现场租车按照新价格体系重新签订协议，同时要求现场租车加入分公司车辆管理体系，并给车辆安装了GPS，及时对现场车辆进行监控，并根据月GPS监控数据计算百公里耗油数量，从而控制油料费用的消耗。另外，项目经理根据现场具体情况核定高速公路及过路过桥费用，从源头控制了现场车辆费用。

从2015年开始公司内部使用车辆出台新规定，员工出差，目的地距分公司直线距离低于300公里时，应优先选择公共交通工具，减少带车出行。分公司至出差地直线距离超过300公里时，不安排车辆，必须乘坐公共交通工具。经过几个月的实施，车辆费用较去年同期降低40%左右。

2.3.3 业务招待费用

业务招待费用的管理，将业务招待费按照年度产值比例分配到项目经理，项目经理在核定指标范围内使用，同时按照监察部下发的《华北分公司业务招待费管理办法（试行）》通知的具体要求，对业务招待费实施管理控制，并随时接受监督检查。

2.3.4 出版费的管理

出版费的管理是设计成果文件出版费用，它的关键管理点在于出版过程中设计人对成果文件的校对审核，对图纸的错误的检查确认，主要是针对将要完成出版时，发现图纸错误要重新出版而造成的浪费。要控制其成本，关键在于项目经理的管理，及时回收汇报资料，建立检查制度，将问题尽可能消灭在出版前，降低无效成本的支出。

2.3.5 材料费用的管理

材料费用包括各部室及项目组成员办公材料费用，对于集中办公的项目可以申请打印纸、墨盒、硒鼓等公用办公材料，其它个人使用的办公材料按照人员隶属关系由各专业科室负责申领，这样可以避免项目组和专业科室重复申领办公用品，减少了材料费用的浪费。

2.3.6 会议费用的管理

会议费是项目组在规划、可研及初设阶段项目汇报、评审等发生的咨询费、会务费用，这项费用并非每一个项目必须发生，采用申请制即项目需要办会议要提出申请，根据会议的具体要求，预算整个会议各项费用，经主管领导审批后方可使用，会议结束按照实际发生费用进行结算。

2.4 培养低成本的企业文化

实施低成本战略的同时公司还应该着力培养低成本的企业文化。以节约每一滴水、每一度电，节约每一分钱为荣，一粥一饭，常思来之不易；一丝一缕，恒念物力维艰等等。把类似的理念贯彻到员工中去，形成员工的共享价值观，就会有更多降低成本的途径。例如，复印纸两面用，下班之前关闭电脑。、复印机、打印机，随手关闭水龙头。如果低成本理念成为每个员工的习惯，就会有丰富多彩的低成本行为发生，从而给公司带来相对于竞争对手更持久的成本优势。