新形势下高校公体类行政秘书特征及能力培养研究

纪伟哲（厦门理工学院 公共体育部，福建 厦门 361024）



新形势下高校公体类行政秘书特征及能力培养研究

纪伟哲
（厦门理工学院 公共体育部，福建 厦门 361024）

摘 要：本文分析探讨了高校公体类行政秘书的工作职责和当前高校公体类行政秘书的工作现状以及自身必须具备的素质，并在此基础上提出提高公体类行政秘书工作能力的策略.

关键词：公共体育部；公体类；行政秘书；工作职责

行政秘书是在高校管理层的统一领导下，协助高校行政领导做好行政事务以及相关管理工作的基层行政工作人员，肩负着高校教育管理中沟通上下、协调左右以及联系内外的重要责任，对学校日常工作的正常运转及促进学校行政部门之间交流沟通等方面起着中枢桥梁作用，是高校行政管理队伍的重要组成部分.高校公共体育部或体育教研室主要承担着全校公共体育教学、体育科研、群众体育、运动竞赛、业余训练、课外活动等多项体育工作，对校园体育文化建设有着重要意义.而公体类行政秘书作为高校基层管理人员，在高校体育教育管理工作中发挥着十分重要的作用，行政秘书的职业道德、工作能力以及业务素质的高低在一定程度上会影响到全校体育教学的顺利开展.本文通过分析高校公体类行政秘书的工作职责，分析当前高校公体类行政秘书的工作现状以及自身必须具备的素质，在此基础之上提出提高公体类行政秘书工作能力的优化策略.

1 高校公体类行政秘书工作职责

1.1 会务管理工作

会务管理工作是高校公体部日常工作的重要组成部分，行政秘书必须做好各种会议的前期准备工作，负责进行会议记录以及会后相关资料的整理；负责做好全体教师参加校内外各种会议的安排和考勤；做好公共体育部所承担的相关会议工作的接待服务工作.

1.2 行政管理工作

协助相关领导落实开展学校以及相关职能部门部署的各项行政管理工作；协助相关领导做好日常安全隐定工作；负责院系领导与员工、学校职能部门、单位内各部门之间的联系和沟通；制定本单位教师考勤、加班及假期值班工作.与此同时，公体类行政秘书作为本单位公章的保管负责人，必须严格按照相关管理规定，对公章使用进行审核并登记.

1.3 文书管理工作

公体类行政秘书应该具备一定的文章写作能力以便协助相关领导制定本单位发展规划、单位管理计划、单位工作总结、各种通知文件以及请示汇报等；负责本单位上报学校的各类文件的草拟、校对、上报以及存档管理；负责学校各职能部门下发的各种文书的日常传阅、登记以及归档工作；同时协助单位相关领导制定本单位的规章制度.

1.4 财务管理工作

协助相关领导做好本单位的财务管理工作，负责做好单位各项经费的报销、领取；负责领取和发放本单位教职工的各种福利和奖金.负责登记、检查和发放本单位教职工日常办公用品.

1.5 信息管理工作

公体类行政秘书应协助单位领导收集汇总本单位教学科研工作的相关信息，为单位领导的相关决策提供依据；按照要求将学校相关规定准确地传递给单位领导，从而保证信息的畅通；根据相关规定负责本单位教职工的出勤考核、岗位变动、职称评定、年度考核、福利事务等相关事项的收集、整理和上报.

此外还包括日常教学中的常规性事务，总之，公体类行政秘书的工作较为繁琐.

2 高校公体类行政秘书工作特点

高校公体类行政秘书主要服务于本单位的教学、行政和科研工作，具有以下几个主要特点：

2.1 协调性

高校公体类行政秘书的协调工作是辅助单位管理层化解各种矛盾、理顺各种关系进而提高单位行政管理工作效率的重要途径，是单位行政管理工作的重要补充和有效延伸.在高校行政管理体系中，许多行政工作任务都是由多个行政管理部门共同配合之下而完成的.而公体类行政秘书恰好处于公共体育部与学校各职能部门、教职工及学生的信息交汇点，从而成为各种行政管理最为集中的焦点.因此,高校公体类行政秘书必须具备较强的协调能力，才可以协助单位领导应对和处理好各种矛盾，形成健康和谐的工作氛围.

2.2 辅助性

高校公体类行政秘书主要是在单位领导者的组织和指挥下协助其完成共同的行政管理任务，扮演着重要的助手角色.高校公体类行政秘书核心的工作职责是顺利完成单位领导交办的各种工作任务.由于公共体育部领导不仅要承担本单位的行政管理工作，同时又有较为繁重的教学科研任务，难以做到面面俱到，这就要求公体类行政秘书必须及时完成领导布置的工作任务，还要对工作开展情况进行跟踪和督促，及时将工作进展情况向单位领导进行反馈、汇报和提醒.

2.3 参谋性

高校公体类行政秘书作为连接学校公共体育部和学校各个职能部门、学院的桥梁，在单位领导遇到各种难题时应从单位实际情况出发，平衡考虑多方情况，提供相应的解决对策和工作思路，从而成为单位领导的重要“参谋”,协助领导正确处理好党务工作、教学工作、行政工作中出现的各种矛盾，从而使单位领导集中精力完成自身的本职工作.

2.4 广泛性

高校公体类行政秘书工作事务繁多且范围大，从而呈现出广泛性特征.在日常工作中不仅需要为单位领导出谋划策，而且还要负责起草相关文件以及进行会议通知，其工作从和学生辅导员、党务秘书、教学秘书的配合到与单位领导、教务处、财务处、人事处、学生处等相关职能部门的上下联络、沟通和协调，工作内容包罗万象.

2.5 机密性

由工作性质高校公体类行政秘书，在日常工作中难以避免会接触到不同保密级别的机要文件，因此涉秘的内容较多且时间最早.因此，高校公体类行政秘书工作具有一定的机密性，要求必须严格按照相关管理制度和保密制度办事，以避免不必要的泄密事件的发生.

3 新形势下高校公体类行政秘书能力的培养策略

特殊的工作职责要求高校公体类行政秘书必须具备较高的综合素质.在新形势下应该从以下几个方面培养高校公体类行政秘书的能力.

3.1 领导应该转变思想观念给予公体类行政秘书更多的关爱与理解

公体类行政秘书作为高校基层管理人员，在高校体育教育管理工作中发挥着十分重要的作用.然而，目前许多高校没有认识到高校公体类行政秘书队伍建设的重要性，行政秘书工作被错误的认为是可替代性的事务性工作，普遍存在着重教学而轻管理的现象，导致在人员配备上没有进行科学管理，秘书队伍整体素质普遍不高.因此，高校领导首先应该转变思想观念,正确认识到高校公体类行政秘书对于学校行政管理的重要性，树立高校公体类行政秘书工作与教学科研工作同等重要的观念.其次，高校领导应加强对公体类行政秘书工作人员的关怀和理解，在肯定其工作业绩的同时给予业务上的指导和生活上的关心，从而使其感受到更多的人文关怀以增强工作幸福感.

3.2 制定量化与质化相结合的考核标准对其工作进行约束

正如对于教师教学科研工作进行相应的年度绩效考核、对学生的学习效果进行成绩考核一样，在新形势下也必须制定量化与质化相结合的考核标准，对高校行政秘书的工作进行相应的考核.因此，相关高校可以结合本校实际情况制定出以民主测评和工作实效相给合的考核制度，利用量化考核手段将高校公体类行政秘书工作转化为可以量化的测量指标，实现对高校公体类行政秘书工作的科学化考核.当然，行政秘书工作具有很大的不确定性，难以对其所有工作全部进行量化考核，因此可以选择部分重要核心指标进行，并且将量化指标和质化指标有机整合，从而使考核更科学准确.

3.3 高校公体类行政秘书应该提高自身的综合素质与综合能力

人的综合素质与综合能力都是在后天的学习、工作和实践中不断发展和提高的，因此在新形势下高校公体类行政秘书必须以积极的学习态度在工作实践中不断提高自身的综合素质与综合能力.一方面，随着高校教育体制改革的不断深入，高校公体类行政秘书必须处理更多的工作事务，从而提高了其工作难度.另一方面，随着社会的迅速发展，各种新的管理理念和管理手段不断涌现，需要高校公体类行政秘书必须具备相应的综合素质和综合能力以便更好的运用全新的管理技术与管理理念.因此行政秘书必须不断提高自己的业务素质，在工作实践中提高交流沟通能力、文字写作能力以及信息处理能力，其次，高校公体类行政秘书要提高自己的文化素养，由于服务对象都是文化素养较高的知识分子，行政秘书要想更好的发挥服务职能就应该提高自身的文化素养，将自己打造成为“复合型”优秀人才.

3.4 学校应制定高校行政秘书职业发展规划拓展其发展空间

目前，高校的许多改革措施都向教学科研人员倾斜,不仅拉大了行政工作人员和教学科研工作人员之间的收入差距，而且使行政工作人员安心从事秘书工作的决心信心发生了动摇,容易产生职业倦怠.首先，高校应对现行管理制度进行调整，建立健全行政秘书职业规划拓展其发展空间，为其提供更多的职称评定以及岗位晋升的机会，从而提高学校公体类行政秘书对工作的认同感.其次，为行政秘书提供更多的职业培训和交流的机会，加强对其职业技能、职业道德以及管理技能等方面的培训，提高学校公体类行政秘书队伍的整体水平.

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中图分类号：G64

文献标识码：A

文章编号：1673-260X（2016）06-0215-02

收稿日期：2016-03-27