网络化背景下提高电力企业文书档案管理的具体策略

2016-03-28荆晓璐黄山职业技术学院

数码世界 2016年4期

关键词：文书档案管理网络化电力企业

荆晓璐黄山职业技术学院

荆晓璐
黄山职业技术学院

摘要：文书档案作为电力企业信息系统的重要组成部分，对电力企业的现代化信息建设具有举足轻重的作用。本文在分析电力企业文书档案管理中存在问题的基础上，提出了网络化背景下加强电力企业文书档案管理的具体策略。

关键词：网络化电力企业文书档案管理问题策略

由于电力企业掌握着大量的技术资源和客户信息，因此，其越来越重视信息化管理模式的建立。文书档案的电子化是其开展信息化建设的重要举措。电力企业利用计算机和网络技术实行文书档案的管理，即通过计算机网络技术搜集、整理资料并通过文件处置系统形成文书档案，再将信息保存在计算机或移动设备上进行管理，提高了档案信息的全面性和档案管理的整体效率。电力企业应意识到自身在文书档案的网络化管理中存在的问题，及时采取相应措施进行改进提高。

1　网络化背景下电力企业文书档案管理工作中的问题

1.1文书档案管理人员的综合素质有待提高

电力企业中文书档案管理人员综合素质不高的现象主要体现在：

第一，管理人员忽视了信息社会对文书档案网络化管理的必然要求，责任意识和规范操作意识不足，造成了资料及档案的混乱、缺失或存放杂乱；

第二，管理人员没有经过系统的专业培训，对计算机操作、信息技术和电算化环境的掌握不够熟练，不具备电子文书档案管理工作的基础知识和技能，导致了管理工作的无序和不规范。

1.2管理机构的设置及权责不明确

目前，部分电力企业都没有设置专门的文书档案管理机构，或机构设置不明确，在办公过程中与其他部门难以区分具体职责；部分企业没有成熟的制度来明确机构权责，导致其不能正确行使权利、承担义务；还有部分企业的文书档案管理部门中，没有对工作人员的工作、责任进行明确的划分，导致管理工作的混乱无序。

1.3电子文书档案管理缺乏规范

很多电力企业没有形成稳定的文书档案信息化管理机制，没有明确的成文制度进行权责的规定，导致企业文书档案信息建设规范化的滞后。例如，在档案保存管理中，由于企业缺乏对存放工作的规范要求，会出现文档归类无序、存储设备受损、文档保存年限不足等现象。

1.4企业计算机及管理系统落后

部分电力企业不能及时维修和更换损坏的计算机，计算机数目不能满足正常的工作需求，在选择文书档案管理软件时一味地追求其高级性，忽视了企业的具体需求，也忽视了系统的及时维护和升级，使得后期的文书档案管理出现混乱。

2　增强电力企业文书档案网络化管理的具体措施

2.1树立文书档案网络化管理意识

企业分管领导者首先要关注网络化背景下电力企业的发展趋势，提高对企业信息系统建设的重视程度，充分认识文书档案网络化管理的重要价值，制定明确的制度及规范，加大资金投入力度。

领导者还要积极参与文书档案管理工作，指导文书档案管理部门规范开展工作，要求管理部门定期提交管理工作汇报，为其产生的问题提供宏观的指导思路，促进文书档案管理内涵和模式的完善及创新。

2.2提高文书档案管理队伍的综合素质

电力企业要向员工大力宣传网络背景下文书档案管理工作的重要性，使管理人员树立责任意识和服务意识，严格按照企业要求开展管理工作，确保管理人员具有政治合格、纪律严明、作风严谨、服务优质的职业道德素质；要求在岗工作人员继续学习并接受专业培训，使他们熟练掌握计算机技术和文书档案信息化管理的知识技能；同时招聘技术能力精进的专业人才，提高文书档案管理队伍的整体质量。

2.3完善文书档案管理的机构建设

电力企业应该建立专门的文书档案管理机构，明确机构的上级管理部门，并制定明确的规章制度来明确结构权利及义务，防止与其他部门在权责问题上发生混乱和纠纷。机构负责人应该在内部划分资料搜集、整理、归类、存放、审核、调用监管等工作组，为各级管理人员规定权责，将具体职责落实到每个人、每个环节，提高文书档案管理机构的专业性和严谨性，健全其职权行使和责任承担的监管机制。

2.4加大软硬件投入力度

为进一步完善电力企业信息系统建设，企业应该加大软硬件的投入力度，增加计算机数量，及时维修或更换损坏、落后、不能正常使用的计算机，升级计算机办公系统，根据企业信息系统建设的客观需求选择合适的文件处理和档案管理系统，并定期修复漏洞、查杀病毒、维护升级。以此完善档案管理网络体系，减少因电脑或系统运行缓慢而导致的工作延误，提高文书档案管理效率。