事业单位数字化档案管理现状与优化对策

2016-03-28爽吉林省展览馆吉林长春130041

科技传播 2016年2期

田　爽吉林省展览馆，吉林长春　130041

事业单位数字化档案管理现状与优化对策

田爽
吉林省展览馆，吉林长春130041

摘要随着社会的快速发展，人们的各项工作的进行都离不开信息化与数字化。计算机技术的不断提高，为档案管理工作带来了极大的便利，不仅能提高工作效率和档案的利用率，还能优化工作流程，促使档案管理工作更加完善。目前，事业单位数字化档案管理还存在一些问题，数字化和信息化还有待普及推广。因此，本文先论述了事业单位数字化档案管理的意义，然后分析了其现状，最后给出了相关的优化对策，希望能为事业单位数字档案管理工作的完善提供一定帮助。

关键词数字化；档案管理；优化

随着科学技术的快速发展，人们已经进入了信息化时代，无论是生活还是工作都与计算机息息相关。有了先进的科技和现代化办公设备的帮助，人们的工作效率大幅提高，工作质量也得到保障。档案是各类组织和个人在社会活动中形成的具有保存价值的相关信息记录，包括文字、图表、音像等多种形式，其无论是对组织还是个人都有重要价值。随着社会的变迁，档案的管理保存已由传统的纸质管理形式逐渐向数字化管理形式转变。档案的数字化管理是将档案内容从实体性的储存方式转向数字化的数据库系统，能够实现资源的多元利用，提高档案利用的时效性。但是，当前事业单位的档案管理还没有建立完善的数字化管理系统，容易造成工作效率低下、档案的安全保密性不高等问题，因此，事业单位的档案管理亟需向数字化、信息化转变，以提高档案利用率，更好的为人民、为社会服务。

1　事业单位数字化档案管理的意义

1.1有利于提高单位经济效益

随着社会经济的飞速发展，人们的信息量越来越庞大，需要管理的档案也越来越多。传统的档案管理模式使得信息的搜集和整理变得复杂，极易造成工作效率和工作质量低下，影响政府单位的社会形象。同时，和数字化管理模式脱轨，许多工作的进行都需要大量的使用纸张，造成资源的浪费，而工作量的加大也需要更多的人力投入，造成人员的浪费，长此以往，将会使事业单位的经济负担加重，不利于单位的可持续发展。而采用数字化档案管理，档案信息的整理和储存都向电子化转变，缩小了档案的占地空间，整理归纳将会更有序合理，不仅能提高工作的效率和准确度，减少人工工作的错误和误差，还能节约资源，使单位经费能投入到更有用的地方，提高单位的经济效益。

1.2有利于提高办公效率

传统的人工管理档案的工作模式，使工作变得复杂且冗余。档案的搜集需要耗费大量的人力物力财力，同时信息的准确性也不高；档案的整理和归纳则需要工作人员投入大量精力，倘若在工作中出现错误，往往需要耗费更多的时间来弥补，不仅工作效率低下，也容易影响工作人员的积极性，而消极的工作状态也无法保证工作质量；档案的查询则更为复杂，由于档案大多以纸质形式保存，除了会占用更多的场地外，工作人员查询档案也会十分困难，有的档案可能由于储存不当或其他不可抗因素而造成毁损、丢失，影响事业单位工作的正常进行。而数字化的档案管理依赖于现代科学技术，集便捷性、高效性、环保性于一体，档案的搜集整理都由专门的工作软件完成，不仅效率高，且误差小，避免了重复工作，大大提高了办公效率。

1.3有利于提高档案利用效率

当前，人们对档案信息的使用较以往更加频繁，许多社会活动都离不开档案。倘若采用传统的档案管理模式，人们在办事时可能要去不同的地方调取档案信息，不仅十分繁琐，也不利于档案的妥善保存。采用数字化档案管理，用户的信息都储存在数据库中，需要使用档案时只需上网查阅即可，十分方便。事业单位工作人员在为群众办事时，只需群众提供相关的基本信息，工作人员便能及时找到所需要的档案、文件，无需再耗费时间去查找资料，也无需办事群众前往不同地方去调取档案，极大的提升了档案的利用效率。

2　事业单位数字化档案管理的现状

2.1缺乏现代化的办公设备

目前，许多事业单位的办公设备还没有达到要求，因此没能及时实现数字化和现代化。有的事业单位仅仅使用计算机进行简单的工作，没有实现对现代科技的更大利用，还有的事业单位办公设备较为落后，仅有少数几台电脑，且使用年限较长，系统和硬件没有及时更新，影响了工作的效率和准确性。同时，有些单位对档案的管理不够规范，没有指定具体的标准和制度，在档案室保管室内随意堆放杂物，整理、清洁工作不及时，防火、防潮等工作也不到位，容易导致档案的丢失、毁损，不利于更好的为人民群众服务。除此之外，事业单位对档案的管理仅限于保管层面，没有对档案进行合理的开发利用，使得档案的使用效率低下，影响工作质量的提高。

2.2档案信息缺乏共享

当前，事业单位之间、事业单位和其他组织之间没有建立完整的资源共享平台，许多需要频繁利用的档案信息被分散保存，不仅容易产生较大的误差，降低工作质量，同时也为使用者带来许多不便。现代化社会的高速运转，对档案的时效性要求较高，例如个人在处理许多事情时都要用到身份信息，倘若在不同事业单位保存的信息有所区别，那么就会为群众在日常生活和工作中带来许多麻烦和困扰，长此以往可能造成群众的不信任，影响政府在人民群众心中的形象，不利于政府以及事业单位的长期发展。同时，信息的分散也为工作人员带来许多不便，当缺乏少许必要的信息时，工作可能就无法进行下去，这样也会使工作人员懈怠，对工作质量造成不利影响。

2.3工作人员素质有待提高

随着信息化的不断推进，许多老员工由于对现代技术的接触较少，因此，即使有了先进的办公设备和软件，个人技能也无法达到工作所需要求。由于数字化档案管理和传统的工作模式的区别较大，一些员工对工作内容和性质认识不足，对信息平台的内容和使用缺乏应有的知识，导致工作质量反而降低。同时，随着信息量的迅速加大，对信息的使用量也不断增多，工作人员的服务意识没有跟上时代步伐，常常与办事群众产生误会、冲突等，不利于工作的开展。另外，现代技术发展迅速，事业单位仍欠缺具备专业知识和技术的人才，例如对新的工作软件解读不够、设备出现故障无法处理等，专业的档案管理人员的缺乏使得现代化设备不能充分发挥作用。

3　事业单位数字化档案管理的优化对策

3.1完善办公设备

事业单位的档案管理工作向数字化转变的一个必要前提是拥有现代化的办公设备，因此，事业单位应当深入调研，充分听取专家以及单位工作人员的意见和建议，引进先进的且适合本单位工作的现代化办公设备。单位应当对经费的使用进行科学合理的预算，使资金能更最大的发挥作用，尽可能引进质量较高的设备，以实现单位的可持续发展。同时，单位也可积极的与企业进行合作，与企业之间形成联动效应，在能够以较低价格采购办公设备的同时，也促进企业的发展，从而带动当地的经济发展。另外，事业单位在完善办公设备时，应坚持经济、绿色、可持续的理念，以形成示范，推动整个社会的可持续发展。

3.2构建事业单位数字化档案管理体系

从当前的社会发展来看，档案管理的数字化、信息化是今后的发展趋势，因此，事业单位需构建完整的数字化档案管理体系，以实现信息资源的共享，提高档案的使用效率和单位的办事效率，更好的服务群众、服务社会。在此过程中，事业单位的硬件采购、软件安装等都应达成一致意见，在采用适合本单位性质的工作模式的同时应尽量向标准化靠拢，以构建更加完整严密的档案管理体系。同时，对于大量需要整理和储存的资料，应当采用双服务器的备份方案；对于不同性质的档案资料，应设置不同的机密等级并做好相应的加密保护工作；对于不同工作系统的操作权限，应当合理安排人员并制定清晰的规章制度，保证工作的严谨性。除此之外，对于储存档案的电子载体也要做好质量把关，并在日常工作中做好防火、防潮工作，消除安全隐患，为工作的顺利进行创造良好的环境。

3.3提高工作人员综合素质

事业单位需采用多种方式提高工作人员的综合素质，以促使工作质量的不断提高。对于老员工而言，最大的障碍即对现代化的办公设备和技术不熟悉，因此单位应及时开展培训，提高工作人员的工作技能，在工作中也应定期进行考核，了解工作人员对工作知识和技巧的掌握情况，同时，在日常工作中也要对工作情况进行检查，建立相关的奖惩措施，以激励工作人员不断学习、提高技能，保持跟随时代发展的步伐。除了对工作人员进行必需的技能培训外，还应对他们的服务工作进行相关的培训，强化工作人员的服务意识，提高工作人员的服务水平，以形成和谐融洽的干群关系。另外，事业单外还要采取引进和培养相结合的方式，充实专业化的档案管理人才队伍，在培养专业性人才时，应使参培人员认识到数字化档案管理的好处以及必要性，这样才能使他们及时转变观念，树立变革管理方法的思想，积极学习先进的经验和技术，掌握更多的档案管理知识，实现数字化档案管理工作的不断优化。

3.4健全档案管理安全保密制度

无论是个人还是组织的档案信息，都对其信息有着一定的保密要求，倘若其信息资料泄露，可能会被不法分子所利用，为档案的拥有者带来不便甚至危害，因此，事业单位需要建立健全档案管理安全保密制度。对于不同的档案应有不同的保密方式和级别，使用权限也应有配套的制度来指导，以保证信息的安全性。在日常工作中，工作人员应当保持严谨的态度，需要使用时才能打开所需信息，使用完毕应当及时关闭，防止他人信息外泄；同时，单位应配备专业的技术人员对档案进行加密，在平时对办公设备进行定期的检查和维护，发现隐患要及时排除；另外，单位应配备充足的安保人员，对保存重要资料的场所给予严格的保护。