参照ISO 9001条款构建期刊质量管理体系提升编校质量思考

毕 丽 宣艳艳 李菲菲 朱跃敏

参照ISO 9001条款构建期刊质量管理体系提升编校质量思考

毕 丽 宣艳艳 李菲菲 朱跃敏

期刊质量管理体系应以流程化管理为基础，围绕产品实现制定程序，可记录、评审后加以改进，消除不合格项。各项管理应体现适宜性、有效性、充分性，这正切合ISO 9001质量管理体系的总要求。该文参照ISO 9001：2008中条款建设适合期刊的质量管理体系，主要针对提高编校质量这一重点环节进行归纳策划，制定管理实施流程，并参照程序记录相关数据，从测量分析数据进行评审，再制订改进措施，以期达到降低编校质量差错率的目的。

质量管理体系； 国际标准化组织； 标准认证； 编校质量

[作 者]毕丽、宣艳艳、李菲菲、朱跃敏，《现代医药卫生》编辑部。

ISO 9001：2008是由国际标准化组织根据全球约100万个认证企业通过多年实践经验制定的国际化标准，是认证企业质量管理体系的“金标准”。它将体系中管理、生产、顾客三个基础流程有计划地串联在一起，为各企业的质量管理提供完善的规则。标准可适用于各种类型、不同规模和提供不同产品的组织[1]。

无论是学术期刊还是科技期刊，编校质量都是期刊的生命。在期刊质量管理体系中，更应将提高编校质量作为重点，使实施过程受控并能进行评审。本文参照ISO 9001标准中的条款，制定符合本期刊的编校程序，以期通过程序记录、数据测量分析，发现不合格项，制定改进措施，达到降低差错率、提升编校质量的目的。

一、参照ISO 9001标准条款制订编校相关质量控制程序

（一）制定质量方针和目标

参照ISO 9001：2008条款5管理职责：首先应制定质量目标及质量方针，所有程序制定开展都应围绕这两点进行[2]。管理者应结合期刊实际情况，在内部得到沟通和理解，制定符合期刊自身特点的目标和方针。以“规范内部管理，提高工作效率，提升期刊质量，促进期刊持续发展”为质量方针[3]，选择“提升期刊编校质量”为总体质量目标。

（二）制定编校相关质量控制程序

参照ISO 9001：2008条款7产品实现：首先应组织策划和开发产品实现所需的过程。出刊杂志即期刊的产品，期刊社应围绕总体质量目标，制定好与作者（顾客）有关且类似产品合同的稿约，按照由期刊编制的审稿、编校、质量控制程序，逐步实现杂志合格出刊，并保存相关记录。

1.稿约制定。结合期刊社自身特点，从投稿范围、篇幅、栏目要求出发制定稿约，也是约束作者所投稿件符合期刊质量要求的约定。

（1）栏目设置。结合杂志的收稿范围，主要针对医药卫生行业，确定固定栏目和非固定栏目。固定栏目除了满足基本要求外，还需要具备特色[4-5]，体现期刊的主要组织结构，是每期的必备项。非固定栏目偏向于专题及技术性指导，可以在任一期出现或全面不出现，比较灵活。稿约中的栏目设置，与作者形成约定，让其根据自己文章的性质来选择投稿。

（2）投稿要求。①研究内容应具创新性、科学性和逻辑性。②来稿要求研究资料真实、字迹清楚、图表清晰、数据可靠、论点明确、结构严谨、文字通顺规范。

（3）论文撰写要求[6]。设定论文格式模板，使作者所投稿件满足杂志的要求，降低返修率。分别从篇幅（根据栏目不同文章字符数有所限定）、题名（力求简明、醒目，反映出文章的主题）、作者署名及简介（主要包含第一作者的基本信息，对通讯作者标注）、摘（提）要（根据栏目不同设定，可分为“四要素”摘要或文字叙述式提要，限定字符数）、关键词[使用美国国立医学图书馆编辑最新版Index Medicus中医学主题词表（MeSH）中所列的主题词，根据栏目不同限定个数]、前言（目的是向读者说明本研究的目的、背景，不宜过多介绍研究成果，字符数作一定要求）、正文格式（即体例：根据栏目作不同要求，主要包括研究的资料、方法及结果）、图或表（主要采用“三线表”和清晰度及对比度良好的图片）、医学名词及缩写（以全国自然科学名词审定委员会审定、公布的科技名词为准）、统计学方法（规定文章的统计学方法表述格式，符合科学性）、参考文献著录（参照标准，规范著录格式，也为后面的编校工作节约时间）方面提出要求。

（4）其他。与作者约定投稿方式（官方网站在线投稿）、要求作者提供授权书，告知作者录用情况、费用缴纳方式、稿酬支付方式等，另行规定加急审稿、排期注意事项。这部分内容缺一不可，且需让作者清楚明了。

2.审稿程序。严格遵循“三审”制度，即初审、专审、终审制。

（1）初审。先由系统核查文章复制比，在重复率达标（30%以内）的基础上初审编辑审核题目，通读全文内容，判断文章立题准确性、逻辑是否正确，简单修改文字，包括错别字、规范用字用词等，简单的数据核算，按稿约要求调整文章体例，初步划分栏目。问题较多的稿件需通知作者返修，不符合稿约要求且重复率严重超标的稿件予以退稿。

（2）专审。经初审通过后由初审编辑将稿件划分给相应领域专家，并设定专审时间，实时跟踪。专家对稿件的立题、内容、逻辑性进行专业性判断和深层次审核。

（3）终审。主编对专审通过后的稿件进行最终审定，结合杂志稿约、专家意见查漏补缺，对稿件进行最后的修改，最终决定划分栏目或予以退稿。稿件通过三审后即由编务进行核价，发放录用通知。在线审稿系统中均保留文章审稿流程和审稿意见记录，以便追溯查找。

3.编校程序。实行“电子稿修改+三校+通读+审读+终校”，每一次校对按程序应完成相应的工作，填写记录表。

（1）电子稿修改。责任编辑在编务处接受当期电子稿件，并对稿件数进行核对后在排期表上签字，排期表一式两份，编务和责任编辑各保留一份，以便出刊核对。责任编辑独立完成电子稿修改，文章体例按照栏目设置要求，仔细阅读全文内容，修改包括题目、作者姓名及单位信息录入格式、基金项目及通讯作者标号，文章体例序号合理正确，文字内容流畅通顺，方法逻辑性正确，结果数据表达、图表表述准确，消灭错别字、数据核算、关键词制作、文献核查。稿件问题反馈给作者，要求作者在规定时间内返修回来，差错率控制在30%左右。

（2）三次轮校。①第一次轮校，由责任编辑将照排好的稿件平均分发给轮校编辑。各位编辑轮校内容包括：题目、作者姓名及单位信息录入格式、基金项目及通讯作者标号，文章体例序号合理正确，精读全文，文字内容流畅通顺，方法逻辑性正确，结果数据表达、图表表述准确，消灭错别字、数据核算、关键词核对、文献著录格式核对。差错率应缩小10%。②第二次轮校，责任编辑先对照排修改后的稿件进行对红，保留一校完成后未解决的问题并标注。责任编辑再次将稿件平均分发给轮校编辑。轮校内容除开数据核算，在一校步骤的基础上通读全文，差错率应再次缩小10%。③第三次轮校，由责任编辑独立完成。此时需将制作好的清样发给每位作者进行校对，并解决所有需要作者核实的问题。在对红的基础上，轮校内容与上一校相同，但应通读全文并仔细核对。差错率应缩小5%。

（3）通读。由责任编辑独立完成。通读全文，注意文章细节差错，包括作者信息著录、作者简介、基金项目及通讯作者的标注，处理作者核对清样后返修回来并解决的问题。差错率应缩小5%。通读完的全期文章交由照排进行接排处理，编制当期页码，制作目录，对超出版面的文章进行转期处理，并由编务、照排、当期责任编辑、转期责任编辑同时核对并在转期表上签字。

（4）审读。当期责任编辑从接排好的整期文章中精选前60页交由编辑部主任，再由编辑部主任从60页文章中随机抽选30页进行审读。审读内容包括题目、作者信息、文字、词语、语法、标点符号、数据、量和单位、版面格式、其他内容逻辑性等。最终以审读结果作为本期差错率核算依据。

（5）终校。责任编辑利用黑马软件通扫全期文章后，将全期文章包括封面、目录交由上期责任编辑进行终校。终校内容包括题目格式、作者信息著录格式、文章内容版式、数字序号、图表顺序版式及文献著录格式、序号等。由相应责任人签署终校流程表。

4.质量控制程序。即对差错率的控制，参照吕悦[7]研究中的期刊质量问题及控制点设立表格，并进行按条比对执行。编辑在编校过程中起到最关键的作用[8]，编辑工作的每一步，完成每一个程序的成果都会影响到差错率，以致影响期刊的编校质量。差错问题主要包括题目目录差错、语言逻辑差错、文字差错、体例格式差错、图表差错、参考文献差错以及硬伤性差错（正斜体、序号、大小写、单位、数据等），各位编辑应针对以上差错问题的每一项，在编校过程中每一个程序环节完成后签署相应的程序记录表，以此控制该项程序的质量。

二、参照ISO 9001标准条款对编辑相关质量控制程序进行评审

参照ISO 9001标准条款8测量、分析和改进：对顾客满意度、内部审核、过程及产品、不合格品进行监测；对于期刊社，则从与作者进行清样校对、内部交叉审核（每项程序完成情况及杂志顺利出刊步骤）、刊前审读差错率较高的杂志这几项进行监测，对不合格品（差错率较高的杂志）数据进行分析，找出以上编校相关质量控制程序中不合格项提出改进、纠正、预防措施，设立刊后审读对不合格品纠正后进行验证。

（一）清样校对

这一步是与作者（顾客）进行沟通。责任编辑在二次校对完成后，将制作好的清样发给作者并告知校对内容，规定时间要求作者回复返修。清样返回后由责任编辑进行记录，逐条核对问题是否解决，并将作者校对出的差错进行修改，以满足期刊质量要求。对未返回清样也要进行标记，标注问题以便转期时复制，不会出现交接差错。

（二）内部交叉审核

从编辑部内部指派一名非当期责任编辑（或轮转）进行内部审核，查阅该期的所有文章是否遵循三审制，是否完成编校、审读、核对各项对应记录。查漏补缺，对缺少的记录进行原因查找，补齐记录并签字，责任编辑有义务保持所有程序记录的完整

（三）数据分析以查找不合格程序

由专人对刊前审读差错率数据进行分析，查找导致高差错率的不合格程序。选取近几期刊前审读差错率较高的责任期，如差错性质是属于哪种、文字性差错共出现几次[9]，针对数据分析找出是在哪个程序应避免的差错，并定义这个程序为不合格程序。

（四）针对不合格程序提出改进措施

包括持续改进、纠正措施、预防措施三方面。具体的措施应根据每期出现的差错而决定，首先对出现的差错进行纠正（通过修改使之正确），然后针对不合格程序提出改进，减少发生类似差错的环节，由分析人员提出预防方案。

（五）设立刊后审读

对之前这几期差错率较高的责任期刊进行刊后审读，计算刊后差错率以验证错误是否得到纠正。

（六）改进措施实施后对比

在实践性方面，选取改进措施后近几期责任期刊差错率数据与之前进行对比，验证改进的有效性。

三、ISO 9001对完善期刊质量管理体系的指导作用

针对以上提出的改进措施，在建立完整的计划过程中，借助科学的管理理念、极致细化的管理模式和完备的质量管理，围绕正确的质量方针[9]，不断完善细节内容，分条实施，最终将顺利达成质量目标。本研究小组计划，首先只参照ISO 9001体系的三个主要条款，并结合期刊特别是医学科技期刊的实际情况，制定理论上的编校质量控制程序，并希望通过以上程序的具体实践后，以实际成果证明ISO 9001在提高期刊编校质量方面有所成效[10]。本研究已完成理论上的编校质量控制程序制定，实践部分会以差错率数据变化为研究的主题，采用验证的方式说明程序实践的有效性，将在后续的研究中进行。在上述研究基础上，本研究小组将扩大结合范围，将其他条款逐步渗透进来，体现出ISO 9001的指导作用，真正做到利用ISO 9001来构建期刊质量管理体系，也正是本研究组最终研究的目的。[本文系重庆市高校期刊研究会科研项目（项目编号：CQXK2016-7）]

[1]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.GB/T 19001-2008/ISO 9001：2008质量管理体系要求[S].北京：中国标准出版社，2009.

[2]李小兰，阎磊.科技期刊刊社实施质量管理体系的体会[J].科技编辑研究，2006（3）：11-15.

[3]曹兵，佟建国.科技期刊全面质量管理体系的内涵及构建[J].宁夏大学学报（人文社会科学版），2009（1）：189-192.

[4]邱颖慧.医学期刊栏目设置的现状与思考[J].长江大学学报：社科版，2014（8）：34-36.

[5]陈开红，周丽.医学期刊栏目策划[J].国际检验医学杂志，2014（16）：2269-2270.

[6]董凯，张春军.医学科技论文撰写的规范化要求[J].牡丹江医学院学报，2012（1）：83-85.

[7]吕悦.科技期刊编辑出版质量管理体系建设[C]//第七届（2009）全国核心期刊与期刊国际化、网络化研讨会论文集：264-267.

[8]彭敏宁.提高医学期刊质量的几点思考[J].南华大学学报：社会科学版，2001（1）：88-90.

[9]赵帆，潘鹏.科技期刊导入ISO9001的几点认识与体会[J].今传媒，2015（5）：111-112.

[10]林善水.浅谈ISO 9001质量管理体系对期刊出版的管理作用[J].福建质量技术监督，2008（3）：39-40.