浅谈如何清理应付暂估款项

刘潇苑

摘要：自ERP系统上线以来，应付暂估款的清理一直是往来账清理工作的重点和难点。应付暂估款因数据量庞大、清理过程复杂、较难筛选未清理数据、集采物资跨公司业务操作难等原因，给清理工作带来困难。针对工作中的困难，笔者总结了一些主要做法，并提出了评估与改进的方法，仅供参考。

关键词：清理应付暂款；做法；评估与改进方法

中图分类号：F230 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）003-000-01

应付暂估款大额挂账造成公司资产数据不实，影响会计信息质量，增加公司经营风险。财务人员运用智慧，结合财务专业知识，利用简易的计算机编程，创建辅助型清理小软件，大力简化清理工作，实现对暂估数据的实时管控，有效提高财务数据质量。

一、主要做法

应付暂估款项清理范围包括历年来公司业务部门收发货或服务确认形成的应付暂估物资款、服务款、工程款等往来挂账。

（一）应付暂估数据分析

1.形成原因

物资部门在ERP系统内执行收发货操作或项目单位实施工程服务确认时，供应商未能及时开具发票，但财务部门按照财务通用制度规定，在未取得相关发票时，不能进行会计确认，因此形成过渡性负债科目：应付暂估款。

2.清理思路

从ERP导出应付暂估款明细账，包含采购凭证编号、凭证日期、入账金额、摘要、操作员等相关信息。金额负数主要为应付暂估挂账；正数主要为应付暂估清理，正负抵消项为应付暂估已清理数据，未抵消项为应付暂估待清理数据。经分析发现，可以将待清理数据通过简易的软件进行筛选得出。

财务人员通过简易的计算机编程知识编制清理小软件，通过数据导入、自动核对已清项、导出未清明细项的方法，准确获取待清理数据，分析数据含有的供应商、采购订单号、操作人员等信息，及时催促相应供应商开具发票完成校验。

（二）清理小软件的主要做法

1.选择制作软件。财务人员借助powerbuilder软件，利用其便捷的数据处理方式，高效识别电子表格能力，完成数据筛选。

2.设置的功能键。⑴ERP导入功能：将sap应付暂估明细账导出的电子表格导入到小工具中，所有正数清理项列入上层，所有负数挂账项列入下层。⑵自动核销功能。将电子表格导入数据窗口后，通过程序脚本语言对数据进行自动匹配。在数据窗口中设置了一个核销标识的列，0表示未核销，1表示已核销。通过按顺序对上方窗口的记录逐条对下方窗口记录进行比对，当上下窗口记录中“采购编号”、“供应商”一致，且“金额”一正一负，可以设置这两条记录相互抵消。⑶手工核销功能。除了采购凭证号、供应商一致，金额一正一负的情况外，还有可能有少量一张订单对应多张发票，或者手工录入的凭证采购凭证号或供应商信息不全的记录，也是可以核销的，也就是存在上下窗口多对一，一对多，甚至多对多可以核销的记录。为此，软件设计了手工核销功能。通过Ctrl+Shift+鼠标单击，可以手工选择上下窗口中的任意条记录，只要金额合计为0，即允许将他们设置成已核销。通过这种方式实现手工勾对，最终的结果就是待清理的暂估记录。⑷数据导出功能。在导入sap转出的电子表格时，可以取得当前操作的科目代码和科目名称，处理后的数据转换输出到电子表格。⑸重置功能。重置按钮的意义就是当做完一个科目的勾对后，清零数据。 ⑹历史文件导入功能。当期勾对工作结束后，导出勾对结果，作为下次核销的基础数据，方便快捷，避免暂估数据重复勾对，保证暂估勾对工作可持续性。⑺手工反核销功能。在进行核销时，未防止出现勾对错误而不可逆，特别设计了反核销功能，即在上下窗口中选择金额合计为0的记录允许取消这些记录的已核销状态。

⑻查询功能。上下两个窗口中显示的记录分为“全部记录”、“已核销”、“未核销”三种状态，便于查询和导出。

二、运用及成效

1.清理数据运用。财务人员以软件清理成果数据为支撑，充分分析数据内容，优化数据结构，积极协调对口业务部门，完善数据清理，主要的做法为：⑴明职责、理分工。财务部门调整工作思路，转变观念，详细制定应付暂估款清理工作方案，明确工作目标和职责，认真收集清理过程中出现的问题、组织研讨应对措施，及时通报清理进度；物资部门及项目部门负责查找、分析应付暂估款长期挂账原因，拟定清理措施，处理清理结果并提出下一步管控措施。⑵制计划、强推进。财务部门按照财务集约化工作部署，制定详细的工作推进计划，由公司领导组织牵头、按月召开暂估款清理工作推进会，按部门职责通报清理结果，充分讨论和分析长期挂账原因，及时解决清理过程中发现的问题，在总结前期清理的工作上，及时修改工作要求，确保计划制度的执行可持续性。⑶严考核、提管理。以公司考核制度为基础，编制详细的考核明细项，按周统计清理结果，对清理情况进行点评，密切关注清理进度缓慢的部门，必要时与相关部门协谈，加强业务指导，以考核为手段，大力促进暂估款清理。

2.清理数据的成效。在公司领导的高度重视和业务部门的积极配合下，公司上下齐心协力大力压降应付暂估款，公司连续三年的暂估数据清理成效显著，2013-2015年公司账面暂估挂账为0。

三、评估与改进

1.评估效益。随着公司ERP深化运用不断开展，内部通用制度不断完善，财务核算日趋规范，为往来账款的清理提供了有力的保障。再借助财务人员自行研发的软件，有效提高了应付暂估款清理效率。

2.存在的问题。⑴工具没有数据库功能，清理数据只能以EXCEL导出方式存储，存储方式单一。软件简易，当遇到大数据时，运行速度稍慢。⑵因业务范围广、内容繁杂，与业务部门协调跨度大，造成暂估款清理难度较大。

3.改进方向。⑴认真分析现有成果，努力提升软件质量。进一步探索以OFFICE的ACCESS作为数据存储介质，以提高数据质量。可以将常用供应商代码名称、操作员代码姓名导入系统使输出数据更直观、更便于使用。⑵建立定期对接机制。财务部门将现已执行的“周通报、月评价”机制常态化，与物资部门、项目管理部门充分对接，分析应付暂估明细构成和状态，根据明细构成逐项确定清理措施和清理期限，总结清理成效，形成相关制度，将暂估款清理形成良性循环。⑶健全清查清理机制。协调物资部门定期对库存物资进行清查核对，结合工程项目计划，优先使用库存物资，逐步消化历年存货；协同建设部、运检部等项目管理部门定期清理以前年度未完在建、续建项目，及时办理转资手续。

参考文献：

[1]温献珍.浅谈暂估应付账款的会计处理.财会月刊，2006（10）：23.

[2]康晶.浅析应付暂估款存在的风险及对策.中国集体经济，2015（28）：64.