图书馆档案管理探讨

□文/龙珍付 谭晓霞

（遵义师范学院图书馆 贵州·遵义）

图书馆档案是在图书馆工作过程中形成的、具有一定保存价值的原始记录，和图书资料一样，是一种宝贵的信息资源，其所蕴藏的许多信息对图书馆今后的工作有着重要的借鉴价值。尤其是图书馆的业务档案，它客观真实地记录各部门不同时期工作的情况、工作成果、工作经验和工作教训，是管理者第一手的参考资料，为图书馆的发展和完善提供重要的参考依据，对加强图书馆管理和提高图书馆工作效率、提升图书馆服务质量有着重要意义。本文结合笔者此次对本校图书馆档案整理过程中发现的诸多问题以及造成这些问题的原因进行分析，从而提出解决这些问题的措施，希望能对今后的图书馆档案管理有所借鉴和帮助。

一、图书馆档案存在的问题及其原因分析

（一）图书馆档案存在的问题。上级有关部门根据《关于开展2014年度档案工作行政执法检查的通知》（黔档（志）通［2014］4号）要求，于2014年4月至11月对贵州省各高校档案建设情况进行了执法检查。为了迎接这次检查，笔者所在的遵义师范学院图书馆从2013年11月起对本馆所有档案作了一次彻底的清查和整理。在清查整理过程中发现图书馆档案存在着许多问题，概括起来主要包括以下几个方面：（1）没有明确的档案管理制度；（2）图书馆档案以纸质为主，没有电子目录电子文档，唯一电子形式存在的则是金盘系统中存储的一些数据；（3）档案存放混乱、没有统一管理；（4）档案材料没有经过整理、筛选和剔除；（5）归档不及时，2006年之后的材料只是放入文件盒中、没有分类、标引、缺乏系统性和完整性；（6）档案里的一些数据不准确；（7）档案的安全性薄弱，尤其是金盘系统一些数据原始记录性、安全性存在很大的隐患。

（二）造成图书馆档案问题的原因分析。长期以来，由于档案管理意识不够，图书馆档案管理工作没能当作一项基础性工作来抓，故在管理过程中存在许多问题。就其原因概括起来主要有以下几个方面：

1、没有规范化的档案管理制度，科学管理力度低。由于档案管理意识薄弱，本校图书馆至今都没有建立一套适合自己发展的档案管理制度，图书馆档案的工作职责、文件材料归档制度、档案鉴定与销毁制度、档案保管与保密制度、档案借阅制度、安全制度等档案管理制度不健全，图书馆档案的收进、移出、鉴定、整理、保管、利用情况等没有记载，致使许多信息资料不能及时搜集、整理、完善、入档、甚至丢失，致使档案的内容、结构不尽完整、合理，甚至出现档案数据前后不一致的现象。比如图书馆年鉴里的一些内容、数据自相矛盾、相去甚远：如表1、表2两表中同一表格不同的年限所统计的内容也不一样，表1中1987年、2007年的藏书利用率的计算不准确，表2中馆藏文献总量一栏中显示的图书总量与表1中显示的馆藏图书总量数值相差非常大。（表1、表2）正因没有严格的管理制度、致使管理不到位、不科学，致使这些珍贵的数据出入较大、无法借鉴，严重影响档案的利用价值。

2、缺乏系统化的管理模式，安全隐患突出。由于图书馆档案管理制度不健全，缺乏统一的管理标准与管理模式，加上管理上的混乱以及工作人员的疏忽，致使图书馆档案不能完好地收集、完整地保存，及时地分类编目、标注等。即使是已收集和保存的档案也全都是纸质档案。诸如各类文件；年鉴、工作计划、总结、各种申请报告；图书、期刊及电子资源的采购合同、服务合同、验收清单等；考勤、物品购买领取登记、勤工助学等材料；评优评先及考核材料；学术讲座、读者调查、读者意见、读书征文、“世界读书日”等活动材料；论著发表、课题结项、继续教育培训等科研学术材料等等都是以纸质形式存在，甚至这些档案材料的目录也只有纸质的而没有保存电子版，即使有少量的电子版也是存放在各类统计人员的手中，没有发给档案管理人员统一保管或编制电子目录，给查找和利用带来极大的不便（直到2013年为应对2014年档案工作行政执法检查才起建电子目录），而这些档案中文书档案居多，保存较完整；业务档案相对较少；比如每年的读者咨询、阅读推广、图书漂流等工作是做了不少，然而却没有记载、总结和存档；唯一以电子形式存在的“档案”为金盘系统里的一些有关典藏、流通等数据，且这些关于图书及读者的相关数据的保留也极不科学、出入较大，安全隐患严重。如金盘系统中的休眠读者只有累加数据，如2007年休眠读者姓名可查到2008～2015年的读者，换句话说金盘系统中的休眠是混杂的、数据极不准确，就2014年正常休眠读者账户统计数据为17，116个，2015年休眠读者账户统计数据来说有18，305个，而2015年底全校所有正常持证读者也只有145，517个。总之，本校图书馆档案结构不合理、管理不到位给图书馆档案建设造成一定的安全隐患，部分档案数据的不可靠性给图书馆档案的查找和利用带来极大的不便。

表1 1986～2012年读者外借册次表

表2 1986～2012年馆藏文献总量统计

3、没有专业化的专职管理人员，管理水平不高。本校图书馆档案大部分存放在图书馆办公室内，无专业化专职人员管理。所有的纸质档案材料都是由办公室搜集、整理、存放，而办公室工作人员从来没有经过任何“档案管理”的相关培训，不具备专业的档案管理知识，只是简单地针对学校的各种检查来做好搜集、登记、保管等一般性的工作，对这些档案材料的核对、价值鉴定、期限保管、标引、组卷、编排页号和件号、填写卷内目录、装订入档等工作做得很不到位，档案的存放也很混乱；也正因如此，许多存档材料不经过科学的鉴定和筛选，没有剔除重复内容、内容十分杂乱、不管有无保存价值都一律放进档案盒中，比如存放十几年的请假条、考勤簿；再如读者调查：每年的上百份问卷统统存入档案之中，而对问卷调查结果未作任何统计、对存在的问题未看到有任何整改措施。这样的存档不仅使档案本身失去了它的凭证价值和参考价值，还徙增了后期资料的查找和管理难度。

二、规范图书馆档案管理、提升图书馆服务质量的措施

（一）建立健全管理制度，规范档案管理工作。正如瓦洛说：“档案就是人类记忆、文化和文明的金子。”档案这种“金子”是人类社会连续性发展的桥梁，是人类社会历史的浓缩，透过档案我们能够触摸到人类社会绵延不断的“脉搏”。图书馆档案浓缩了图书馆发展历史，透过图书馆档案我们能够看到图书馆发展轨迹。为使高校图书馆发展轨迹得到真实有效的记录，使图书馆工作人员从事的服务工作及图书馆组织的各项活动中形成的各种珍贵材料得到保存，图书馆有必要严格按照国家《图书馆档案处理办法》并结合本馆的实际情况建立健全图书馆档案的管理制度，比如档案管理人员的岗位职责、档案收集制度、鉴定制度、保管制度、保密制度、借阅制度、销毁制度等等一系列的档案管理制度；明确归档范围，比如业务档案的收集范围、收集内容、鉴别和加工、分类依据、标引规则等；明确归档时间、档案编目标准、保管期限、档案交接程序等等。要搞好图书馆档案工作，须严格遵守档案统计制度，认真抓好每个环节，逐步实现档案管理工作的制度化、规范化。促进图书馆档案工作得以规范且有序进行、确保有保存价值的文件以及其他有关材料不被遗失，使得图书馆档案在图书馆今后的工作中充分发挥作用，为图书馆的建设和管理提供重要的参考价值，为日后图书馆进一步提升读者服务质量提供可靠的保障。

（二）构建纸质档案与电子档案共存互补的档案管理体系。随着信息技术飞速发展和互联网广泛应用，传统的实体档案已经不能适应当前社会发展的需求，要做好图书馆档案的管理工作，必须构建一个全面的规范化的档案管理体系。严格按照《普通高等学校图书馆评估体系》的要求并结合本校图书馆的实际，设计一套较为符合本馆实际的电子档案与纸质档案、文书档案与业务档案结构合理的档案管理分类体系。比如一些比较重要的业务档案资料，可以建立一套与之对应的电子档案，而电子系统中的一些重要数据经过整理后都存一份纸质档案确保数据的万无一失，做到纸质档案与电子档案双重备份，并在档案目录的“备注”栏中标明相应的电子档案存址，同样在电子档案目录“备注”栏中标明纸质档案的档案号。而对于一些一般性材料只需保留纸质的就无需保留电子版，只需保留电子版的就无需保留纸质版；逐步实现纸质档案和电子档案共存互补，适应档案管理多元化方式的要求，同时建立一个完整的电子目录数据库，这样既有利于图书馆档案内容信息的保护，也方便档案的查询与利用。

（三）提高图书馆档案管理人员的素质，提升档案管理水平。图书馆档案管理的好坏与图书馆档案管理人员的素质水平有很大的关系，本校图书馆没有专业的专职的管理人员，所有档案都是交由办公室工作人员搜集、整理和保管，由于缺乏管理意识和管理知识，一些珍贵的业务资料直到工作中需要时才发现随着领导班子或工作人员的更换已经遗失，这时只好要求各部门再次上报材料，给工作带来极大的不便，影响了图书馆档案所应有的价值。要提高图书馆档案的管理水平，必须加强档案管理人员的专业培训和继续教育，或引进高素质的档案专业管理人才，以达到提高图书馆档案管理人员的管理意识、知识水平和管理能力，从而达到提高图书馆档案管理水平的目的。

（四）部门搜集与集中管理相结合，提高档案管理质量。由于图书馆档案没有专业化专职人员管理，很多档案材料都未经过鉴定和整理，办公室工作人员为应付各种检查，今天从这个科室把材料拿过来放入文件盒A中，完事之后还回去，或者就放在办公室里文件盒B里以应付另一项检查，也就是说图书馆档案是根据各种检查需要将它们临时保存起来，资料这样没有整理和装订，长期积压，亦或是在频繁的转移过程中，造成档案材料的遗失、造成档案资料不齐全、不完整。长此下去，非常不利于开发文献资料，档案工作就不能保证质量。

要提高图书馆档案管理质量，仅靠一个人独立完成档案的收集、整理、入档是有困难的，需要各部门的通力协作，图书馆各部门应将本部门档案相关材料认真搜集整理，并确保各种材料、各种数据的准确无误，然后交由档案专职管理人员进行科学鉴定、筛选、归类、编目、最后归档，继而做好档案的保管、档案的统计、档案的检索等工作，即“化零散为系统”，这样使得档案由无序状态转化为有序状态，更便于保管和利用。

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