基于本科生创新项目发展现状的管理系统设计与分析

赵子玥

【摘要】本科生创新项目类型不断增加，创新项目数量急剧增加为管理工作带来了巨大的挑战。本文基于本科生创新项目发展的特点，分析总结了创新项目管理系统应解决的问题和目标，提取不同类型项目管理流程的共通点，提出了解决方案。

【关键词】创新 管理系统 模板 任务

【中图分类号】G645.5；G642.0 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）02-0018-01

一、创新项目发展和管理现状

本科生创新项目是提高大学生创新精神和实践能力的有效途径，符合《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》的精神，越来越受到各高等院校重视。

目前国内很多高校已将本科生创新列入培养方案，设置创新学分，要求学生在校期间必须主持或参与多项创新项目，同时针对工科、文科培养要求，理论研究、实物制作、实验仿真等研究内容不同设置了多种类型的创新项目，导致创新项目类型不断增加，创新项目数量急剧增加。

创新项目数量和类型的增加必然给学校的管理工作带来了巨大的挑战，然而井然有序的管理会促进创新项目在全校范围内的实施，激发学生的创新热情。创新项目的管理方式可分为二类：第一类利用办公软件和各类纸质审批表实现，在项目运行过程中有大量的纸质文档传递。第二类使用创新项目管理系统进行，可自动汇总数据信息，提高了管理工作的效率，然而根据各学校管理系统的调研，这种方式管理模式单一，不能适应不断发展中的项目管理需求，管理系统带来便利的同时也局限了创新教育的发展。

二、管理系统的目标

针对创新项目发展的现状，为解决现有问题，管理系统应具有以下特点：

1）系统能够覆盖多类型项目的申报、过程检查、结题管理工作。不同类型的项目管理方式可能会不同，具体表现为申报时间、研究时间不同，评审方式不同，检查方式和评价标准不同等，系统应适应这种多样化的需求，针对不同类型的项目可定制模板，将申报、检查、评审等管理过程以任务方式进行，可同时并发进行。

2）根据绩点、以往项目记录等对申报学生进行条件过滤。由于申报项目的学生数众多，一般学校会对申报学生提出要求，系统应能根据预先设置的过滤条件，自动判断学生是否符合申报要求。

3）系统应记录项目的任何状态变更信息。状态变更信息主要包括项目人员变更、指导教师变更、项目中止、项目延期、项目整改，由项目组长在系统中提出变更申请，通过审核后给予变更，并且记录变更时间，变更前信息等，省去项目团队各级部门签字和纸质存档的繁琐。

4）能够方便的实现各种运行数据的统计功能。根据管理部门的要求，自动生成立项项目基本信息、过程检查结果、项目研究成果等统计信息，方便学校开展评价、宣传等工作。

三、解决方案

1.项目管理流程

虽然各高校运行的创新项目类型众多，每个项目的训练目标、运行方式不同，导致各类项目管理方式不同，但是项目管理过程中的主要阶段具有共同特性，如下：

图1.创新项目管理流程

在项目运行过程中，由学院管理部门、学院管理部门和指导教师共同进行过程管理。项目的征题、申报、过程检查和结题工作都由学校管理部门通过新建任务的方式发起，任务包括起止时间，任务涉及创新项目及承担学院。例如在结题任务中，新建任务代表各项目团队开始上传结题材料，任务结束代表项目评审结束，任务起止时间即为开始上传结题材料到学院提交结题结果的时间，可以指定参加结题的项目名单，及项目由哪些学院负责组织结题。考虑到不同类型项目对项目申请、过程检查和结题的要求不同，申请书、检查表和结题验收表采用word模板，由学校管理员指定，在数据库中记录各类表格的关键字，用于分析提取各项目团队上传word文件的关键内容。

2.系统分析

根据以上管理过程，系统分为6个子系统：信息发布系统、征题系统、申报系统、评审系统、项目运行管理系统。

信息发布系统。信息发布分为两类：发布到公共信息平台，发布到用户，即用户间通信。

征题系统：项目发布人可以是老师或者学生，学生登录系统后可查阅所有发布信息，对于感兴趣的项目可主动联系发布人进一步沟通了解。

申报系统：学校管理员新建一次项目申报活动后，学生可登陆该系统申报项目信息。由于各类型项目申报书要求不同，所以系统中的申报书模板和汇总字段不同，要求模板可由学校管理员修改编辑，且汇总表的格式可由学校管理员定制。

评审系统：评审原则为：分组评审，每个项目由多个专家评审、最终结果由专家组长给出。通常申报项目数众多，项目的具体评审工作由学院具体负责，学校管理员应可以将申报项目分组至各学院，由学院组织专家完成评审。

同样，由于项目类型不同会导致评审方式多样，要求评审标准和评审结论可定制，即可设置评审标准中单项内容和单项分值，评审结论是否包括“建议经费总额”，“建议评审结果”是否包括项目级别。

项目运行管理系统

学校对项目的过程管理包括：过程检查，项目信息维护，结题验收。

（1）过程检查。项目运行过程中根据项目类型和运行时间不同，可能进行多次过程检查，所以每次检查由学校管理员新建，指定参加检查项目并分配至各学院管理员，确定检查表模板，检查时间范围，检查方式。检查方式包括：答辩和材料审查两种方式，材料审查采用评审系统进行，答辩则需要学院管理员将检查结果登记在系统中。

（2）项目信息维护。项目的任何的变更信息需要由项目组长在系统中提出申请，审核后才能实现变更，系统中可记录所有变更发生时间及变更前的内容。

（3）项目的结题答辩功能与过程检查功能类似，由学校管理员新建结题任务，学院管理员录入结题结果。为了统计需求，项目组需要单独列出成果信息，方便系统自动生成成果汇总表。

四、总结

本论文提出的本科生创新项目管理系统，提取了不同类型创新项目管理流程模板。在项目评审、过程检查和结题验收环节，通过新建任务的方式，为每次任务指定一批创新项目及检查单位，支持不同研究周期项目的分批次检查；申报书、检查表采用word模板，在数据库中记录关键字段，通过分析word文本提取关键信息，满足不同类型项目特点。