利用VB与Word宏编程实现公文自动输出

杨　勇

（中国航天空气动力技术研究院　北京　100074）



利用VB与Word宏编程实现公文自动输出

杨勇

（中国航天空气动力技术研究院北京100074）

摘要针对机关部门公文编辑时经常需要大量排版操作，繁琐且具重复性的问题，提出了一种利用编程实现公文自动输出的方法。利用Word宏编程的便捷性优势，并采用VB编写程序界面，设计良好的人机界面。文章给出了工程实现的示例，并对核心架构进行了介绍。试用结果表明，此方法满足了公文自动输出的要求，提高了公文处理效率。

关键词公文宏Word VB

Automatic Official Document Outputting Method with Word Macro Programming by VB

Yang Yong
（China Academy of Aerospace Aerodynamics Beijing 100074）

Abstract According to the problems of document editing of cumbersome and repetitive in the department, which it often requires a large number of typesetting operations, puts forward a method of using programming to realize the automatic output of official documents. Use of VB programming with the convenience of the word macro advantages. This paper gives an example of engineering realization, and introduces the core architecture. The results show that this method can meet the requirements of automatic document outputting.

Keywords Documents Macro Word VB

一、引言

机关部门根据公文处理工作规定和机关公文格式的要求，公文排版要严格执行模板设计，而Word中很多格式调整步骤繁琐，而文秘工作者的计算机应用能力有限[1]，公文编排工作量较大。考虑到这种现状，开展了基于Word编程的公文处理系统的开发与研究。通过设计公文收发等模版，利用VB结合宏编程开发出符合公文处理规则的软件，提高工作效率。

二、软件功能分析

机关部门公文主要有来文、发文两类，收文办理指上级外文的登记、拟办、转发等过程；发文办理指向其他部门或上级的发文的拟稿、审核、签发、印发等过程。

针对军工企业，机关公文中常见的内容有缓急程度、密级、拟稿单位、拟稿日期、签发人、主送单位、正文、打印份数、附件名称、主题词、会议时间等等。

机关部门均有专用的打印稿纸，主要有上级下发的决定、通知、通报、报告、批复、意见类公文、向上级请示类公文、党委请示类公文、部门下发的公文、团委下发的公文、工会下发的公文、纪委下发的公文、党委会议纪要、专题办公会议纪要、信函式公文等几种类型。通过系统自动排版将所输入的内容添加到稿纸中所对应的位置，将稿纸放入打印机中，这样软件打印出来就是一篇完整的排版正确的公文。

系统应设计有良好的人机交互界面，具有密码登录功能和可视化的数据库管理功能。

三、软件设计

机关公文管理系统设计的核心是公文管理设计。公文管理全过程包含了数据的输入、整理、储存和收集、查询利用，是管理信息系统的一种形式[2]。

1、功能设计

根据功能分析，提出软件的主要功能的框图如图1所示：

2、UI设计

（1）主界面设计

选择使用Visual Basic 6.0设计程序UI。设计主界面分为菜单栏、工具栏、操作区和状态栏等部分，如图2所示。

在主界面设计点击鼠标右键弹出“公文录入”、“公文查询”、“类目管理”三项快捷操作，可以完成公文的录入、查询以及类目的修改等操作。

（2）用户登录与管理

不同等级的用户拥有对软件功能和公文内容操作的不同权限。通过工具栏和菜单栏都可以实现管理员的添加、修改、查看等操作。如果管理员权限为guest，则不能修改密码、不能添加、修改、删除公文；System权限则拥有全部功能。

（3）公文管理

①发文管理

发文管理通过菜单栏和工具栏都可实现。其中公文的输入、修改、删除、打印等操作均可在“公文录入”、“公文修改”子菜单中实现，设计界面如图4所示。

在发文管理界面，可输入新的公文记录，或编辑数据区的任何一条数据完成修改公文内容。凡是在需要输入日期时间的文本框中，双击即可自动填入当前时间。

按下“打印”按钮，新的公文记录会自动保存在数据库中，且自动生成word文档在“word”文件夹中，文件名为用户输入的文档的标题名。若以后另需打印此文档，也可直接查找到此word文件，修改其内容，或者打印。

②收文管理

收文管理为简单的将信息存储下来的快捷公文处理方式，其包含的项目较少，方便查阅存档，工程实例如图5所示。

③公文查询

通过选择“查询方式”来实现公文查询操作，点击“浏览”按钮即可调用OFFICE EXCEL程序打开工作表，设计界面如图6所示。

④数据库管理

为了数据安全，用户可定期备份数据库；当数据读取故障时，可选择从已备份的数据中恢复。

3、数据库设计

数据库是信息系统的核心组成部分。机关公文管理系统软件包含公文信息、收文操作员、发文操作员等数据模型，主要数据有收文日期、来文单位、文件编号、文件题名、文件日期、附件、主题词、提要、份数、页数等等。数据库使用Access设计，便于修改与功能扩充。

4、关键代码

VB对word文档的处理，是软件编程中的核心部分之一。将输入的公文信息直接添加到word文档中的实现方式为：

Private Sub NewAdd_Click（）

Dim WordApp As New Word.Application‘定义word对象

Dim WordDoc

Dotname = "/Dots/党委下发类公文.doc"‘选择本地公文模板

Set WordApp = CreateObject（"Word.Application"）

WordApp.Visible = True‘激活word对象

Set WordDoc = WordApp.Documents.Open（App.Path & Dotname）‘打开并显示

If WordDoc.Bookmarks.Exists（"标题"）Then

WordDoc.Bookmarks（"标题"）.Range.Text = Text1.Text

End If

‘依次填充“标题”等公文元素

Adodc1.Recordset.Update‘更新数据库记录

四、总结

作为一种高效的公文处理应用，机关公文管理系统软件适用于各单位的机关办公室或者经常需要存储大量电子公文文件的部门，可以很方便的查询档案的存档情况，并调用WORD的打印功能来实现办公自动化。此应用对行政公文处理的作用和影响都是非常显著的，但仍需从制度上加强保障和创新，并结合现代网络技术从技术上加以改进。

参考文献

[1]卢台生.基于免编程的公文处理系统的开发与研究[J].办公自动化，2013.6（256）：37.

[2]李绍伟，徐刚，李红育.基于高校公文处理及文件管理系统的分析与设计[J].办公自动化，2010.7，（174）：20.作者简介

杨勇，男，1984年生，山东青州人,高级工程师，硕士学位，研究方向为产业经营管理。

中图分类号TP311.5; TP317.1

文献标识码A

文章编号160112-7189