现代电力企业办公室管理工作的优化与完善措施探讨

黄　冶（国网湖南省电力公司桃江县供电分公司，湖南 桃江 413400）



现代电力企业办公室管理工作的优化与完善措施探讨

黄冶（国网湖南省电力公司桃江县供电分公司，湖南 桃江 413400）

当前，现代电力企业的发展和进步不仅依赖于其自身的先进技术和水平，还取决于电力企业完善的内部管理制度。完善的办公室管理制度对于电力企业的规划、决策、发展壮大都有着重要作用，作为电力企业的综合管理部分，只有不断加强办公室管理工作，才能有效协调好电力企业各个部门的工作，使之相互协作，共同完成企业发展的目标。本文主要针对现代电力企业办公室管理工作的优化与完善进行探讨。

电力企业；办公室管理；优化

1　引言

办公室管理工作在沟通上下级工作方面上具有重要作用，也是企业管理工作中的重点。相关管理人员需要全面掌握电力企业的运营情况，并实时监控企业的发展情况，确保每一个决策的制定、每项工作的安排都具有科学性与可行性。通过电力企业办公室管理人员来向各个部门传递关于电力工作的内外部消息，根据各方面信息来确定企业计划与决策，在合理地开展管理工作的过程中，确保企业正常运行，帮助电力企业提升效益，使之更好地为人们服务。

2　现代电力企业办公室管理工作的重要性

电力企业办公室属于综合性的办事机构，直接服务于企业领导、各个部门、基层及全体员工，主要的工作内容包括：起草文件、传递公文传、督办协调、信访接待等，电力企业办公室作为企业的对外窗口，是企业与外界进行联系的“桥梁”。目前，电力企业渐渐向市场经济化发展，同时电力体制也在不断改革和创新，其重点在于强调办公室工作不能再进行单一的事务性工作，而应立足在企业的发展方面，准确掌握在市场经济环境下电力企业的发展方向，以及如何做好企业的服务性工作等，以此来进一步推动电力企业在市场经济的背景下能够稳定发展。但就目前我国大部分电力企业的办公室管理工作而言，存在很多问题，包括：管理制度不够规范、办公人员服务意识不够、工作人员素质低下及没有发挥好办公室的沟通协调作用等，这些问题严重影响了电力企业在群众心中的形象。因此，随着市场经济的快速发展，怎样让电力企业办公室的工作水平得以提升，是电力企业目前最该关注的重点问题。

3　电力企业办公室管理工作中存在的问题

3.1电力企业办公室的管理理念落后

目前，随着我国电力事业的不断发展，在一定程度上加深了与国外的交流，对外开放程度也在逐渐扩大。因此，外来的企业管理理念与本土的企业管理理念不断冲击，需要对其进行相应的完善与优化。其中，科学技术的更新使工作人员不再被机器设备所禁锢，让工作人员的工作时间具有一定的弹性，从而进一步提高其对工作的主动性。与此同时，传统老套的工作管理理念直接对电力企业的办公室管理工作产生不利的影响，根本上是无法带动企业发展与进步的，所以，要对传统的办公室管理理念进行优化和更新，以此来促进电力企业的稳定发展。

3.2电力企业办公室的管理制度不健全

为了进一步促进电力企业的发展，则要不断扩大自身生产力度以及生产范围，努力提高自身的工作效率。但是，一些办公室管理工作存在的缺点，在一定程度上阻碍了电力企业工作效率的提高，造成人力与物力的浪费。因此，在复杂多样的发展过程中，要完善和提高电力企业的办公室管理制度，以此来提高电力企业的实际工作效率，使其能够有制度可依。

3.3电力企业办公室的事务操作能力不强

相对而言，电力企业办公室的工作内容比较繁琐，要求工作人员要将工作做好、做细、做精，所以在执行起来比较费时费力，稍有一点差错就可能出现破坏性的连锁反应，导致工作人员经常吃力不讨好，容易被领导批评或者遭到同事埋怨，也正是因为经常出现这样的情况，使办公室人员在工作中容易出现消极的情绪，给工作的完成和落实带来一定程度的影响。面对比较繁琐及复杂的工作，要求办公室人员在业务上要具有较高的专业素养和工作能力，但由于各种原因的存在没有使办公室人员的工作能力有所提升，比如，接受培训的时间或次数比较少，甚至有的人从工作开始都没有接触过一次培训，致使工作人员的工作能力渐渐跟不上电力企业的发展步伐，满足不了办公室的工作需要。

4　做好电力企业办公室管理工作的对策

4.1强化内部管理，建立健全电力企业办公室管理制度

电力企业要想在市场经济这个大环境下发展，就要重视提高办公室的整体工作水平，并按照“科学、规范、高效”的原则，建立并完善相关的办公室管理机制，确保办公室人员在处理事务时能有制度可依，切实提高管理工作的规划性及实效性。比如：①对于一些事务性工作：文件的起草、校核到签发；督办的起草、反馈到结束；信访的登记、传阅到处理等，要制定相关的工作步骤及流程，使每一项工作都能按照制度执行；②针对目前办公室存在的人少事多的现象，可实行目标考核制，建立“工作有标准、过程有监督、结果有考核”的管理机制，将各项工作安排到个人去负责，并实行奖惩制度，避免工作再出现失误、低效的现象。

4.2提高电力企业办公室人员的工作素质

在企业中，一个人所具备的素质、能力及技能都能对提高自身的工作水平起到重要作用。对于在电力企业办公室的工作人员而言，除了要具备电力方面的专业知识，还应具有在办公室管理工作方面的能力，以此来发挥自身在工作中的价值。在市场经济和知识经济迅速发展的背景下，一个人只有在不断的学习和积累中，才能紧跟市场发展的步伐，在工作中有所创新，提高自身的工作水平。所以，电力企业办公室人员在工作中不能单一的只凭经验工作，而要不断加强对政治理论和时事的学习，分析在新形势下的政治动态，能够运用相关的政治方法处理工作事务，另外，还要提高自身在业务方面的能力，包括动笔及动手能力。科技的迅猛发展，带动了信息化时代的进步和电脑技术的普及，所以将信息技术应用在办公室中是很普遍的，对此，电力企业办公室的工作人员还要努力学习相关的信息技术知识，以免在信息潮流中错失利于企业发展的信息，同时还应具备综合研究分析信息的能力，提炼出对企业发展有利的高质量信息，有助于领导明确企业未来的发展趋势，做出科学性的决策。

4.3充分利用企业人力资源，做到以人为本

企业规章制度的制定是保证企业办公室管理工作正常开展的重要前提，但是，还需要对办公室工作人员自身的重要作用予以重视。有效的突破传统的管理方式，逐渐转变成具有实际意义的管理方式，始终重视办公室管理人员在企业的实际发展过程中所发挥的重要作用，并且以人为中心，把现代企业的管理方法与企业的经营艺术有机的结合起来，进而将企业的专项管理转变为全面并且长远的战略管理。比如，采取柔性管理方式，这是一种与刚性管理相对应的管理方式，重视人的作用，“以人为本”。柔性管理比较重视企业发展过程中的个人作用，企业应当真正为员工服务，“想员工所想，忧员工所忧”，真正让员工感受到公司的关怀。柔性管理能够最大的将员工力量凝聚起来，为企业工作的开展提供保障。办公室管理作为企业决策的执行者和监督者，应该重视人力资源有效管理，及时解决员工困惑，促使员工能够全身心地投入到工作中。

4.4增强部门间的协调能力，提高工作绩效的实效性

办公室管理部门要与其他部门之间相互协调。办公室管理人员除了要经常和其他部门进行沟通交流外，还要协调完成各项工作和任务，避免电力企业出现内部员工产生矛盾的情况。只有做好各个部门之间的协调工作，才能使部门之间达到合作的目的，以此来加快电力企业的发展速度，提高办公室管理工作绩效。将协调工作做好：①要注重协调的高度。办公室人员平时应注意做好资料的积累，应有全面、足够的储备，在工作中紧跟领导的思路去思考、筹划、安排和处理问题；②要拓宽协调的广度。注重发挥各方面的积极性，加强与上级之间的联系，并将在企业工作中遇到的难点问题积极向上级反映，争取上级部门的支持；③要把握协调的量度。要做到及时协调、正确协调、善于协调，使办公室的协调作用发挥得更加充分、有效。

5　结语

总而言之，现代电力企业对人们地的日常生活发挥着重要的影响作用，而办公室管理工作对于现代电力企业的发展至关重要。相关管理人员应当不断自高自身的工作主动性，增强自身的协调能力，在良好的工作氛围中，做好上下级的沟通工作，重视对企业各方面信息的收集与整理，为企业领导提出合理化建议，提高工作质量，进而帮助企业提升效益，促进企业地良好发展。

［1］陈鹏浩.现代电力企业办公室管理工作的优化与完善［J］.现代国企研究，2015（14）：13～14.

［2］叶笑尘.论现代电力企业办公室管理工作的优化与完善［J］.中国电力教育，2014（5）：214～215.

［3］曾荣木.现代电力企业办公室管理工作的优化与完善［J］.办公室业务，2014（9）：22.

黄 冶（1981-），男，本科，主要从事行政和党群管理方面的工作。

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2095-2066（2016）16-0100-02

2016-5-20