浅议文印工作中电子文档的安全问题

张岩

浅议文印工作中电子文档的安全问题

张岩

随着计算机在机要档案管理工作中的全面普及以及无纸化办公的广泛应用，电子文档已成为办公信息的重要载体。由于电子文档相较于纸质文档而言，更易被修改、复制、删除，导致电子文档的安全存在不容忽视的隐患。本文对此进行应对分析，提出在日常文印工作中潜在的信息安全风险及对电子文档加强保护的重要性。

电子文档；信息安全；解决对策

一、电子文档的概念及特点

1.电子文档的概念

电子文档是指人们在社会活动中形成的，以固态硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物理材料为载体的电子文档文字、图片材料，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子信件、电子报表、电子文书、电子图纸、纸质文本文档的电子版本等等。

2.电子文档的特点

（1）形式具有多样性。电子文档可以以图形文件、文本文件、影像文件、表格文件以及多媒体文件的形式存在和传输。

（2）内容的不稳定性。电子文档相较于传统纸质文档而言，具有易于复制、修改、删除等特点，因而其内容的稳定不及传统的纸质文档。

（3）对相关设备具有依赖性。电子文档的数据需要存储于硬盘、磁盘、光盘等介质中，是一种以数字代码形式存在的并非可以直接读取的信息类型。其必须依靠相关的存储介质和计算机系统才具有生命力。

（4）比纸质文档更具有快捷性。电子文档改变了传统的收发文件的业务处理流程。利用计算机可以达到一次性录入多次输出，方便文件的随时查找和利用。通过利用互联网技术，可实现电子文档的资源共享，同时也可以广泛地采集有关的数据信息，充实自己的电子文档，向利用者提供快捷且丰富的信息内容。

二、电子文档对文印工作的影响及如何应对

1.电子文档的普及是文印工作必须面对的挑战

随着计算机技术的成熟完善以及网络信息时代的来临，近年来，机关事业单位电子政务信息化建设日益发展，网络化办公、无纸化办公、电子公文传输等已被作为提高政府机关办公效率、节约资源的一种手段。将纸质公文以专有的技术处理为数字化信息，并通过计算机网络进行远程传送，已成为机关事业单位工作流程的发展趋势。这一趋势从根本上改变了纸质文件在逐级传送中所引起的易泄密、效率低、易丢失等弊病，而且节约了人力、纸张等资源，但又给机关办公文印带来了生存的危机。一个机关文印单位经受着能不能在这一趋势中发挥创新和替代作用，使危机变成机遇的挑战。机关文印只有加快数字化及电子文档应用的技术改造，才能够应对这一挑战。

2.如何应对电子文档对文印工作造成的挑战

在这样的新形势下，机关事业单位文印的发展要加强电子文档管理的应用。为了适应机关办公网络化和电子公文传输的新要求，随着各地政府电子公文传输的推行，加快电子文档管理平台建设的要求日益紧迫。由此带来的大量电子公文上传下发、网络接稿等新业务，使得机关文印对电子文档管理的平台更加依赖。随着办公网络化、无纸化、公文电子化，出现的新要求主要有以下几点。

（1）网络接收送印稿件。随着办公无纸化和网络化的普及，大部分公文的拟稿都是通过网络完成的。因此，各部门送印稿件不再只是将纸质稿件送交给文印部门重新输入印刷，更多的时候是将草拟好的电子文稿直接传送给文印部门，而内网的广泛使用又实现了通过网络直接向文印部门递交电子文稿。如果机关文印不使用专门的电子文档管理平台，每天接受的大量送印稿件将呈现无序化的状态，容易遗漏、误时，甚至造成重大的影响。

（2）电子数据的保存及应用。随着各地政府电子公文的推广，电子数据的应用就显得尤为重要。可能需要将多年前的稿件汇编成电子版而在若干年后重新查找原来编排的电子稿件，并且旧的电子文档还会有许多新的应用，例如在政府网站的建设中就需要部分以前的电子文档资源。这样的情形下，文印中原有的单机排版并且由工作电脑保存文件的模式或简单的文件服务器系统就无法适应了，常常会出现旧的电子文档丢失或无法查找的情况。这样一来，机关文印的电子数据中心建设就显得十分必要。通过新的后台数据库加之科学化的电子文档管理平台，才能更好地做到各类电子数据的保存、查询以及调用。

（3）电子公文的上传下发。各地政府对于电子公文的推行为处于网络化、电子化办公转型中的机关文印提供了难得的机遇。随着电子公文的普及，复印稿件将越来越呈现小印量的趋势，不可避免地带来文印业务量的下降。电子公文的制作、上传以及承担部分电子公文下发的技术环节，将为机关文印提供新的业务。而这类新业务也需要借助与政府办公核心政务平台相衔接的电子文档管理平台来实现，例如业务部分网上提交电子公文上传需求，机关文印在电子文档管理平台中就即时可见，并可进行相应操作。

三、如何确保文印工作中电子文档的安全

1.建立有效机制，明确岗位职责

维护电子文档的安全，是文印工作人员的重要职责。电子文档的生成、处理以及归档是一个紧密联系的过程，任何一个环节考虑不周，出现纰漏，都有可能对电子文档的安全造成威胁。因而，建立有效的机制，明确承担文印工作人员的岗位职责，形成严密、合理、科学的管理制度并使其切实得到落实，才能有效地保证文印工作中电子文档的安全。在电子文档流转的每个环节中操作的人都应该拥有自己的用户名和密码，分别确定每个人对电子文档管理的不同权限。为防止密码被他人盗用，密码的设置建议用数字和一些比较特殊的字符交叉结合在一起使用。为确保每个人职责范围内电子文档的安全，每个环节的工作人员要严格遵守自己的岗位职责，不能跨越职责工作，分工明确、责任清晰，才可以有效地避免互相推诿、扯皮，只有完善且严密的制度才能确保电子文档的安全。

2.提升文印档案工作人员素质，保障电子文档的安全

机关事业单位中文印档案的工作人员具有特殊的地位和身份，因工作原因会知晓更多的秘密，因而提升文印档案工作人员的素质至关重要。电子文档出现以后，由于其自身的介质特点，不但能够没有限制地复制，还能够进行再次编辑。因而，电子文档的安全与保密对于文印档案的工作人员提出了新的要求，不仅要求其具有较高思想觉悟和政治素质，而且要求其能够适应电子文档广泛应用后新的工作要求。文印档案人员首先要更新观念，提高认识。要清楚地意识到电子文档的广泛应用是大势所趋，转变思维方式，突破原有的纸质档案的知识结构，学习研究新的档案文印管理方法。其次要掌握现代信息技术。电子文档的文印管理是一门集计算机科学与档案管理于一体的综合性学科，因而要求文印人员在具备档案管理相关知识的基础上同时具有计算机应用与网络技术等知识。机关事业单位中文印档案人员的职业道德素质也对电子档案的安全起着重要的作用，应当选道德品质优秀、工作认真负责的人从事电子档案的文印管理工作。电子文档的管理人员应当加强学习，提高自己的业务素质，充实相关的法律法规，培养一丝不苟与认真负责的工作作风。不断提升电子档案文印管理人员的素质，是保证电子文档安全行之有效的方式。

3.注意保管好电子文档的载体

多数情况下，电子文档均保存在磁盘、光盘、移动硬盘等介质当中。只有保管好这些介质，才能够保证电子文档的安全。温度以及湿度的变化都会对电子文档的载体产生影响，灰尘以及外界磁场的变化有时也会引起介质的氧化反应，造成信号的失落，从而损坏所记录的信息。由于电子文档的载体极易受到周围环境的影响，因而应当对电子文档载体进行定期检查，并对相关的电子文档定期备份，以防止因外界环境的影响损坏载体进而造成所记录的电子文档丢失。对电子文档的备份、检测、维护工作，必须严格遵守相关的操作规定，并进行记录，以防止在误操作的情况下损坏电子文档。

总之，新技术的采用是必然之势，计算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公自动化不可缺少的重要工具，电子文档管理正是在机关文印中心的发展当中发挥重要作用的一项新技术，是机关文印发展的必由之路。保证电子文档的安全，机关文印才能够为机关提供文件整理、印刷输出、信息存储、电子公文上传下发等各项增值服务，从而迎来机要档案管理工作新一轮的发展。

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（作者单位：南京市发展和改革委员会）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.13.027