谈ERP系统物料主数据的重要性

张爱荣

摘 要：企业ERP系统是基于数据运行的，有了数据它才有灵魂。在各种数据中，物料主数据的工作量最大。对物料主数据的梳理和维护工作贯穿于整个项目中，而物料主数据的准确性、完整性和及时性对企业成功运用ERP系统起着至关重要的作用。结合实际工作经验，总结了ERP系统中物料主数据中存在的问题，分析了其重要性，总结了保证其质量的方法，以期为日后的相关工作提供参考。

关键词：物料主数据；ERP系统；数据梳理；基础数据

中图分类号：TP315 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.05.046

随着计算机技术的飞速发展，建立一个ERP系统并不困难，难的是如何让它真正产生经济效益。近年来，各大企业在信息化建设方面投入了大量的资金，但是，相关系统上线后的实际应用效果却不明显，有的甚至上线不成功或者上线后掉线，导致它们的利用率变低，不能充分发挥相应的功能。

1 物料主数据的重要性

作为管理改造工程的ERP系统项目，它用在系统实现和技术准备上的时间并不多，80%以上的时间都花在了完成三大任务上，即宣传培训、数据准备和管理变革，它们缺一不可。影响ERP系统运行的因素有很多，其中，数据质量是关键。在这些数据中，物料主数据的数量最大，也最关键。物料主数据主要记录某种物料的各种参数、属性及其相关信息，比如物料编码、物料描述、计量单位、物料类型（原材料、半成品、成品）、工厂、库存地点、销售组织、来源类型（自制件/采购件）和财务成本信息等。这些信息反映了企业现有资源、现有生产能力和目前的工作流程。可以说，物料主数据是牵一发而动全身的，它是基础数据中的基础。

2 物料主数据工作中存在的问题

不管是采用人工统计的方式管理企业，还是采用信息化的方式管理企业，在运用ERP系统之前，物料主数据工作中普遍存在以下几个问题。

2.1 不重视前期数据梳理工作

很多企业把所有的数据梳理工作推给ERP系统。但是，这样存在很多弊端，比如加大实施工作量、延长实施周期、提高实施成本。鉴于实施进度的关系，如果匆匆梳理物料主数据，必然会影响数据质量和具体实施效果。

2.2 缺少物料主数据梳理方案

很多企业赋予了物料主数据中物料编码一定的意义，也就是看到物料编码就能知道该编码代表的是什么物料，即物料名称、规格型号、材质等，以便于工作人员识别。采用这种方案大大增加了编码工作量，但是，其实际应用效果较差，缺乏灵活性，而且更改物料属性时无法更改编码。因此，如果数据梳理方案不合理，ERP系统运行后真正有用的内容也很少，是在浪费工作人员的时间和精力。

2.3 认知错误

在工作过程中，工作人员认为外部实施顾问会帮助企业梳理好物料主数据，对他们抱有很大的期望。其实，在物料主数据梳理方面，顾问只会教给员工如何梳理数据，并现场演示，然后交给他们一个模板，剩下的工作还得由他们独立完成，而且数据质量也是由他们把控的。

2.4 物料主数据录入不规范

同一库存物品采用不同的物料描述就会重复编码，使得计划员和采购员分不清用哪个编码下计划、下采购单，害怕影响生产进度，进而出现库存有货但仍采购或者某些备件放了很多年都没有被使用的情况。这也是影响企业成本和经济效益的重要因素之一。ERP系统的工作宗旨是，同一数据在系统中的编码要保持唯一性，但是，重复编码与ERP系统的宗旨相背离，会直接影响后续所有统计数据的准确性。虽然采用了信息化的管理方式，财务仍然会出现对不上账目的情况。重复编码不仅会加大工作人员的工作量，降低工作效率，还会因为某些关键统计数据失真而造成决策失误。这一系列的连锁反应都是由最基础的物料主数据引起的。由此可见，物料主数据的准确性、完整性和及时性对ERP系统项目的实施影响很大。

2.5 物料主数据操作权限混乱

各部门导入各部门的码，每个部门只能识别本部门导入的码，进而出现了同一物料主数据在不同部门赋予不同值的情况，导致系统重复编码。

2.6 历史原因

鉴于历史原因，企业中的很多物料主数据不完整，而且台账与实际情况不符。这些都给后续工作造成了一定的困扰。企业要想采用ERP系统实施管理，就必须先进行资产核实工作，梳理企业现有数据。但是，这样无形加大了ERP系统准备数据的难度。

3 保证物料主数据质量的有效方法

3.1 领导积极参与

企业高层领导积极参与是梳理过程能够顺利进行的有力保障。只有领导高度重视这项工作，才能极大地调动员工的工作积极性，培养他们的责任感，各部门才能配合完成工作。如果涉及到部门内部不愿意公开的数据，更需要高层领导的决策支持。由此可知，采用ERP系统更多的是变革管理方式。

3.2 制订相关规章制度

由项目组制订详细的物料主数据梳理和维护流程及相关制度。领导的支持是工作能够顺利进行的保证，而科学的管理制度就是约束工作人员行为的基础。在具体工作中，要将数据梳理工作责任到部门，责任到人，工作结点要由责任人签字确认。

3.3 成立数据组

数据组应该由高层领导负责，由业务部门人员和信息部门人员组成。数据包括静态数据和动态数据，在ERP系统上线前，静态数据梳理工作可以提前开始。物料主数据方面的工作可从确定了使用哪一种ERP系统后就开始准备，即组织数据组人员参加培训，搜集表格模板等。物料主数据梳理不只是一个部门的工作，当ERP系统上线后，数据可在系统中共享，各部门都需要查询使用，且数据梳理模板必须经过各部门流转才能反映它们的真实需求。确定了数据梳理模板后，就可以开始搜集、制作数据。为了保证ERP系统上线后能够顺利运行，模板中有些字段是必填项，要让每个成员明白模板中字段的意义和要求。数据组要根据ERP系统的计划上线时间合理安排工作，定期召开小组会议，监督数据收集质量，并负责数据的最终导入和使用。另外，各部门要及时沟通，保证工作能够顺利进行。

3.4 制订物料编码规范

ERP系统对数据的管理是通过编码实现的，而编码是系统识别和检索数据的唯一标识。凡是纳入系统管理的物料、员工、供应商等都需要编码。在制订物料编码规范时，要注意以下几点：①尽量使用数字编码；②不使用特殊符号和容易混淆的符号；③变动属性不在编码中体现；④编码越短越好；⑤不使用有实际意义的编码；⑥编码要反映物料的分类和顺序；⑦编码长度要统一。在制订物料编码规范之前，要按照国家标准将现有物料描述规范化，即一类物料只有一个名称，避免重复编码。

4 结束语

要想ERP系统能够成功运行，三分靠技术，七分靠管理，十二分靠数据。在该系统上线前，要确保物料主数据梳理工作的准确性；在该系统上线后，相关部门要严格执行《数据维护流程及制度》，确保上线初期物料主数据的准确性和及时性，保证系统能够正常运行，使其真正为企业服务。

参考文献

[1]唐志明.不要让数据毀了ERP[J].电子商务世界，2004（03）：33-37.

[2]王慧侠.ERP实施中的基础数据[J].汽车实用技术，2010（04）：85-87.