浅析人才服务中心的人事档案管理问题及其措施

2016-03-16纪嘉奎

环球市场 2016年29期

关键词：服务中心管理工作档案管理

纪嘉奎

延吉市人才服务中心

浅析人才服务中心的人事档案管理问题及其措施

纪嘉奎

延吉市人才服务中心

人事档案管理工作是人才服务中心工作的重要内容。人才服务中心的档案管理工作承担着档案管理以及提供服务等重要工作，但是由于档案管理工作内容的单一化和管理方法的传统化导致人事档案管理无法取得行之有效的进展。基于此，本次概述了人事档案，对人才服务中心中存在的人事档案管理问题以及加强人才服务中心的人事档案管理措施进行了探讨分析。

人事档案；人才服务中心；管理；问题；措施

人才服务中心的人事档案管理虽然是项基础性的工作，但是关乎到人事档案管理、协调服务等职能，做好人事档案管理工作对社会以及个人的发展具有重要的影响。随着社会经济的发展，传统的人事档案工作已经不能满足当下的需求。以下就人才服务中心的人事档案管理问题及其措施进行探讨。

一、人事档案的概述

人事档案指的是在开展人事管控活动的时候，用以记载和反馈个体情况的资料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。人事档案管理工作是连接各个部门以及上下级沟通的桥梁，因此加强人事档案管理工作具有重要意义。

二、人才服务中心中存在的人事档案管理问题分析

当前虽然人才服务中心的人事档案管理工作已经取得一定的成果，但是在实际工作中仍然存在诸多问题，主要表现为：

1、人事档案内容不全面的问题。人才服务中心对人事档案采集仍采用传统的收集标准，主要包含个人履历、自传信息、鉴定以及考核情况、考察信息、教育程度和获取的证书、政治历史情况的审核材料、参加中国共产党以及共青团等的证明、奖励以及惩罚等材料，并可附有其他相关的材料。但是随着我国企业用人观念的转变，各单位更重视职员的人才类型、管理能力、专项技术、心理综合素质、个性发展等资料，但是人事档案管理内容却没有过多涉及。

2、人档分离的问题。人档分离的问题降低了人事档案管理工作效率，随着社会经济的快速发展，私营企业日益增多，导致人力资源聘用也随之市场化。当下，各个企业在聘用员工或者调遣职位时并不重视人事档案管理，致使很多人认为人事档案用处不大，进而置之不理；因而常出现人档分离现象，甚至部分人员不知道个人档案放在何处；更有甚者，部分档案成为死档，无人整理和认领。

3、人事档案管理模式的问题。人事档案管理工作较为繁杂，且工作任务重；目前仍有部分管理人员采取人力收集、分类以及筛选等方式，不仅加大了工作量，且降低了工作的效率。随着信息技术的发展，人事档案工作应采用先进的技术对其予以分类和管理，以便于查找，为企业和个人提供更好的服务。

4、管理职员安全意识的问题。由于现下档案利用率不高，导致管理组织机构和工作人员对人事档案管理的重视度不高。部分人才服务中心虽然采用了信息管理，但是因缺乏一定的信息技术，出现错误操作或者安装存有危险性的软件造成电脑受到木马的侵犯等情况时有发生，最终使部分档案信息保存不善，对人事档案管理工作造成了严重的影响。

三、加强人才服务中心的人事档案管理措施

想要提高人才服务中心的人事档案管理效率，需要结合时代发展要求，根据实际需要，发挥人事档案的利用价值得。

1、丰富人事档案的信息。根据目前企业用人的要求，人事档案工作应将管理能力、工作绩效、专长以及人才类型、心理情况等纳入到人事档案内容中，使人事档案信息更加的全面，实现“以人为本”的工作理念，更好地为单位以及个人提供档案服务工作。

2、对人事档案实施分级管理。根据社会公众的不同需求可实施不同层次的人事档案管理工作，加大人事档案在人才工作中的利用率，同时将有限的人力和物力放在流动性以及较为复杂的档案管理工作中，落实人事档案工作职员的责任和义务，提高档案工作的管理效率，为社会经济发展提供科学的信息支撑。

3、建立统一的人事档案管理制度。国家应建立全面统一的人事档案管理制度，规范人事档案收集、整理、调转等各环节工作，使各地人事档案管理部门有章可循，保证人事档案管理工作的严肃性。其次，还要使人事档案的内容合理化和规范化，保证其在合法的范围内，与市场经济发展方向相一致，使人事档案的使用率得到进一步提高。

4、实现所有档案数据化管理。加强人事档案管理的信息化建设，推广电子档案，将原始档案数据化。现在的人事档案管理部门存在着大量的纸质档案，需要通过扫描、整理等工作形成电子档案并录入电脑，同时需要设计一个合理、完善的人事档案管理系统，使日常档案管理工作信息化，在全系统乃至全国范围内加强信息共享，有人事档案管理权限的单位可以通过相关审核获得查询资格，查阅所需的档案信息，努力建成全国性质的人事档案信息库，提高人事档案信息化管理的建设水平和高度。

5、提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员专业能力和职业素养关系到人事档案管理水平的高低，加强档案管理机构专职档案员的培训和管理非常重要。首先，应加强工作人员对档案管理重要性的认识，定期培训增强档案员理论知识和业务水平；其次，加强档案工作人员的责任意识，建立分管负责制，确保每一份档案都有专人负责；再者，档案管理机构在聘用工作人员时，应通过严格的筛选和选拔，选用合格的管理人员。另外，要加强培训工作人员计算机应用以及安全防范等方面的知识，使其适应快速发展的电子信息技术，适应新形势下的档案管理工作，通过考核奖惩分明，对于不合格者应加强培训或适当调整岗位。