浅谈大数据时代下的档案管理信息化*

冯兴兰

(菏泽市卫生计生委，山东菏泽 274010)



浅谈大数据时代下的档案管理信息化*

冯兴兰

(菏泽市卫生计生委，山东菏泽 274010)

档案管理信息化是经济与社会发展的必然趋势，大数据的时代背景也为其提供了一个重要的历史发展机遇。虽然与传统的管理模式相比，信息化具有无可比拟的优势，但面对高端精尖的信息技术和错综复杂的网络环境，档案管理信息化显露出规划滞后，资源信息建设和共享不足，信息的真实性和安全性堪忧等问题。因此，坚持统一规划，完善信息真实性，确保信息绝对安全，并提高资源利用效率，成为大数据时代下的档案管理信息化的发展方向。

信息化；档案管理；大数据

档案作为一种记录和传播社会发展的媒介，记载着人类在政治、经济、科技、文化等社会各领域的历史活动进程，通常以纸介质作为载体，是一种稀缺、不可再生的资源，同时也是一种可传承的社会财富。改革开放以来，档案纸质群体数目迅速庞大，维护成本越来越高，功能越来越不能适应时代的发展和社会的需求。现代社会是信息化社会，大数据渗透各行各业，档案作为一种信息资源，对经济社会建设参考和借鉴作用重大，势必要与整个社会的大信息网络接轨，才能最大程度发挥作用。下面，就档案管理信息化简要谈几点笔者的的看法和思考。

一、档案管理信息化的时代背景和环境

党的十七大报告指出要“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强”，十八大报告也明确指出全面建成小康社会要实现“信息化水平大幅提升”，这充分体现了党和政府对信息化建设的高度重视，信息化已成为我国社会发展的必然趋势。档案作为一种信息资源，数字化、信息化也必然成为其发展的历史选择。国家先后出台《全国档案信息化建设实施纲要》以及《2006-2020年国家信息化发展战略》，对深入推进档案信息化发展进行了全面部署。各种网络技术、存储技术等迅猛发展，逐渐成为实现科学开发档案信息资源的关键条件，为档案管理信息化提供了一个成熟的外部环境。

与传统的管理方式相比，信息化的档案管理存在以下三项优势：一是管理高效。信息化档案管理以计算机等现代化工具作为实现载体，无论是在档案立卷、归档整理方面，还是在信息检索、查缺补漏方面，与手工作业相比都有着无可比拟的优势。二是检索精确。借助大数据功能，信息化档案管理不仅能够实现各种复杂条件下的精确查询，也能满足很多模糊查询，检索结果更加精确。三是便于保存和传播。信息化的数字档案具有信息和载体的可分离性，而且载体形式丰富多样。可借助复制副本有效延长纸介质等原件寿命，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损。而且档案管理系统可以和很多网络应用对接，便于信息的共享和传播。

二、档案管理信息化的问题和难题

信息化为档案管理提供了机遇，但面对高端精尖的信息技术和错综复杂的网络环境，档案管理同样面临极大挑战。

(一) 档案管理信息化规划滞后

距离2002年国家出台《全国档案信息化建设实施纲要》已十多年，与信息化大发展相比，档案管理信息化推进相对滞后，受权限、规模、资金和地方特点等因素制约，很多地方都没有制定切实可行的建设规划。即使做出规划，有的地方或照搬照抄，或生搬硬套，制定的规划不切实际，而且在推进过程中相关部门也是推一推动一动，不推不动，部门之间缺乏沟通协调，造成各部门自行其是，在档案信息化建设过程中花样百出，标准不一，进度有别。

(二) 资源建设和共享不足

在信息化建设的过程中，很多地方和部门集中力量和资金，建设了很多基础设施，比如新建了高标准的档案馆、搭设畅通的局域网和政务网络，购置全新的计算机、高清晰扫描仪等信息采集设备，但是档案信息资源建设相比就跟不上了。档案目录不完整、数据不准确，档案全文数据库和多媒体数据库稀少。信息资源建设和共享应用更是严重脱节，各地方、各部门只掌握自己的数据，地方、部门之间存在较大的数据共享隔阂，缺乏相对统一的档案管理系统以及与之挂钩的办公自动化系统，信息共享难以实现。而且互联网终端应用缺乏，上传的档案目录和档案全文信息稀缺，群众很难通过网络查询到需要的资源信息，档案信息资源服务社会的作用得不到有效发挥。

(三) 真实性和安全性堪忧

一是信息化的档案真实性难以保证。有些部门和单位重视程度不够，工作人员操作不规范，电子档案的采集与归档方法不科学。在采集、整理，或者存储、传输的过程中，有的数据可能会掺杂个人主观意识而被过滤，有些信息还可能会在这些过程中被变更、篡改，从而被错误地传播、留存。二是信息化存在长期保存的安全问题。信息化的档案主要存储于硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等介质上，而这些载体同样具有一定的寿命，容易受到自然环境与运行环境等影响。三是互联网数据安全问题普遍。信息化时代，数据安全问题挑战着各相关行业的健康发展。计算机病毒肆虐以及互联网安全漏洞，使得档案信息在传播的过程中容易被非法窃取、篡改与伪造，对于一些个人隐私和密级档案将构成较大的威胁。

三、档案管理信息化的发展方向

大数据时代下的档案管理信息化，必须坚持统一规划，必须确保信息真实完整和绝对安全，必须提高资源利用效率。

(一) 统一规划

档案管理信息化建设，必须由档案部门统一规划，并按照国家要求制定和实施档案工作标准和规范，从而提高工作质量和效率。比如对馆室藏档案电子化，在电子数据格式、大小、存储方式编码方式等方面，都已经出台一系列的指导标准。只有统一化、标准化操作，这样才能使档案信息化建设有序、规范实现，避免出现地区间、部门间重复建设，实现各应用终端完美兼容。

(二) 确保信息真实完整和安全

可采用现代加密技术，通过将明文信息、文件和数据进行加密处理，按照一定的算法重新编码，使其须输入相应的密钥才能显示本来内容；也可采用电子印章、水印等信息技术进行签字处理，提高档案信息文件的合法性和唯一性，保护信息不被非法窃取和更改。同时，对档案信息数据库的访问用户进行身份检验，防止无关人员进入系统对文件信息进行访问；对数据文件设置“只读”状态，并追加读取记录印记，使合法访问不修改原来的信息并有据可查，有效保护档案的原始性和真实性。在网络安全方面，坚持网络的访问控制这一核心安全策略，并采取多种安全策略，相互配合方能真正起到对信息的保护作用。同时，建立完善的网络安全管理机制，随时更新网络安全技术，不断应对计算机病毒、网络病毒等威胁，在应急管理、技术处理、后备保障等方面进行全方位防范。

(三) 提高资源利用率

信息化的档案管理，在很大程度上提高了档案信息的查询、分析和使用速度。但档案信息化建设是一项巨大的系统工程，必须要遵守效益原则，充分结合自身的实际以及充分考虑目标用户需求。信息内容和主题的建设需要与社会热点相结合，把一些重要的、利用率较高，利用后能产生较大经济和社会效益的档案数字化，提高资源利用效益。同时，要充分利用互联网这个传播平台，规划建设一批有效的应用终端，实现与办公自动化应用和移动终端无缝对接。通过提高现代化管理水平和技术能力，加强多种形式的共享平台建设，促进档案信息资源的共享和利用。

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案 ,2013(06):48-50.

[2]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案 ,2014(06):63-65.

[3]蔡静.大数据时代下档案管理的价值提升研究[J].广东科技,2014(06):17-18.

(责任编辑：袁宗建)

On the Archives Management Informatization in the Era of Big Data

FENG Xing-lan

(Health and Family Planning Commission of Heze City, Heze Shandong 274010, China)

Archives management information is the inevitable trend of economic and social development, the era of big data also provides an important historical opportunity for its development. It has unparalleled advantages compared with the traditional mode of management, but still has problems such as planning lag, lack of resource information construction and sharing and uncertain authenticity and security of information under the high-end information technology and complex network environment. Therefore, the development direction of archives management information in the era of big data should unify planning, improve and ensure the authenticity and absolute security of information and improve the efficiency of resource use.

informatization; archives management; big data

1673-2103(2016)03-0138-02

2016-01-12

冯兴兰(1963-)，女，山东巨野人，研究方向：人事管理与档案管理。

G270.7

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