我对档案管理信息化建设的研究

2016-03-16于春霞

环球市场 2016年7期

关键词：档案管理信息化建设

于春霞

威海市住房保障房产管理局

我对档案管理信息化建设的研究

于春霞

威海市住房保障房产管理局

档案管理信息化是信息化管理的重要组成部分，档案管理的信息化建设也关系着各企事业单位的发展。本文对档案管理信息化的内容及必要性进行简单的介绍，分析目前在档案管理信息化建设中存在的问题，并探讨加强档案管理信息化建设的主要措施。

档案管理；信息化建设；问题；措施

引言

近几年，随着我国企业信息化建设进程迅速发展，档案界也普遍关注档案信息建设的问题。可以说，信息化为档案事业发展带来了从未有过的挑战与发展机遇，为加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。

1.阐述档案管理信息化的主要内容及必要性

1.1档案管理信息化的主要内容

档案管理信息化主要是指利用现代信息技术处理、管理档案信息资源，并为档案信息资源提供信息化的服务。档案信息管理的主要内容主要包括以下几个方面：一、将档案信息管理向数字化及网络化的方向推进；二、实现档案信息的接收、传递、存储及利用一体化，对电子档案的归档及管理，电子信息资源的标识、查询及管理等进行标准化的建设；三、通过对档案信息的管理，实现档案信息资源的高度共享。

1.2档案管理信息化的必要性

实现档案管理的信息化，加强对档案管理的信息化建设是我国档案管理的必然趋势。首先，档案管理的信息化可以有效的提高档案管理工作的效率，减轻档案管理工作人员的劳动强度，在进行档案管理的过程中，避免文档的存积；其次，档案管理信息化可以方便对文档的补漏，档案管理人员仅仅需要对档案进行归档，在计算机上对相关信息进行检索，即可以方便的找出档案管理中的问题，及时的补漏；再者，档案的信息化管理可以有效的实现信息的开放性及共享性，提高工作的效率；另外，档案管理的信息化可以缓解档案供需之间的矛盾，有效的提升档案信息的质量；最后，目前高科技文件的大量开发与利用，增强了档案载体的多元性及内容的创新性，因此，对管理手段的要求也逐渐的提高，传统的档案管理已经不足以适应社会的发展，加强档案管理信息化建设势在必行。

2.档案管理信息化建设中的主要问题

2.1对档案管理信息化的认识程度不足

对档案管理信息化的认识程度不足是档案管理信息化建设中面临的重要问题之一。首先，档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有些许的差异。在实现从传统的档案管理向信息化管理的过程中，档案管理人员不能够正视这一转变；其次，档案管理信息化建设需要资金及时间投入，很多档案管理部门人员认为必要性不大，从而影响了档案管理信息化建设的步伐。

2.2缺乏专业的档案管理信息化人才

专业的档案信息化管理人才缺乏是档案管理信息化建设中的主要问题。这一问题主要体现在以下几个方面：首先，档案信息化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的管理，对从事信息化管理的人员要求相对比较高，不仅需要具备档案管理方便的经验及相关的素质，而且要具备一定的技术能力及管理能力。

2.3缺乏资金支持

档案信息化管理的过程中资金投入不足也是影响档案管理信息化建设的重要因素。所以，国家要加大对档案管理信息化建设的资金投入。此外，档案管理信息化建设还要依靠软件和硬件设施来实现，则需要相关单位大力地提供技术支持，将现有的软件、硬件投入到档案管理信息化建设中，并且要加强对新型档案管理软件及硬件的开发，争取为档案管理信息化建设提供最大的技术支持。

2.4档案管理信息化建设的技术缺失

档案管理信息化建设过程中技术缺失也是管理中面临的重要问题之一。档案信息化管理的中所需要的技术相对比较专业，档案信息化管理人员相关的设备及硬件设施使用不够明确，导致很多设备的应用功能得不到有效的发挥。加之，对于档案管理信息化建设的技术指导及技术管理缺乏，导致在实际应用的过程中不能够达到档案管理信息化所应有的作用。这种技术缺失及技术指导的缺乏，也严重影响着档案管理信息化建设的进程。

2.5档案管理信息化的管理体系不完善

档案管理信息化的管理体系不完善也是档案管理信息化建设中的重要问题。一方面，档案信息化管理中没有完善的质量控制及标准体系，导致档案信息化管理的效果不能够得到有效的检验，无法实现其应有的效果；另一方面，档案管理信息化建设中缺乏有效的开发利用体系。导致对档案的管理不到位，无法有效的进行信息的检索及信息化管理的发展方向。

3.加强档案管理信息化建设的主要措施

3.1强化对档案管理信息化的思想认识

加强对档案管理信息化的思想认识是档案管理信息化建设的主要措施之一。首先，加强对档案管理信息化的相关宣传及培训，明确档案信息化管理的重要性及必要性，提高档案信息化管理工作人员对管理模式转变的认识；其次，强化对各单位领导人员的责任意识培养，使相关领导人员能够积极带动档案管理的信息化建设。

3.2加强档案管理信息化人才队伍建设

加强对档案管理信息化人才队伍建设是档案管理信息化建设的重要措施。首先，各单位加大对档案信息化管理专业人才的引进，使大量具备技术能力、管理能力及档案管理经验的人才加入到档案管理信息化建设的队伍中来；其次，加强对现有档案管理人员的培训，使得现有的档案管理人员能够掌握档案信息化管理的能力及技术；再者，提高对档案信息化管理人员的管理力度，避免人员流失而影响建设工作的开展。

3.3加强对档案管理信息化建设的技术指导

加强对方案管理信息化建设的技术指导能够有效的保障档案信息化管理工作的开展。首先，对档案管理信息化建设所需的技术进行梳理，明确技术要求及标准；其次，聘请相关的人员或利用部门具有相当技术水平的人员对其它人员进行技术指导，确保对相关的硬件设备、软件知识能够有效的掌握，对档案信息化管理中的相关应用能够全面的了解并掌握。

3.4建立完善的档案信息化管理体系

建立完善的档案信息化管理体系是开展相关工作的基础。首先，要建立完善的质量标准体系，对档案信息化管理的工作标准及目标要求进行明确的规定，以保障档案信息化管理能够有方向的指导和必要的约束；其次，建立完善的开发利用体系，对档案资料的存储及信息咨询服务等一系列流程进行有效的规范，开发有效的信息技术及检索工具，提高信息化管理的技术水平，从而在有效实现信息化管理的基础上实现档案的科学化管理。