关于文书档案管理存在的问题及应对对策分析

2016-03-16杜建越

环球市场 2016年7期

关键词：文书文档防控

杜建越

佛山市三水区疾病预防控制中心

关于文书档案管理存在的问题及应对对策分析

杜建越

佛山市三水区疾病预防控制中心

随着电脑的普及以及信息技术的快速发展，现代的文书档案管理在单位中占据了更加重要的位置。如如何利用信息化手段对文书档案进行有效、规范的管理是当前档案管理人员的研究热点。本文首先针对当前疾控中心文书档案的重要性进行了简单描述，其次剖析文档管理存在的问题，最后针对性提出相关的解决对策，其中领导的重视，加大软硬件一体化建设是做好文档管理工作的基础。疾控中心只有不断加大档案设施的投入，才能不断向规范化、信息化、现代化方向迈进，为疾病防控的相关决策提供更好的数据支撑。

文书档案；管理；问题；对策

一、文书档案管理工作的重要性

疾控中心文书档案是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料。因此文档管理工作是一项政策性、专业性、保密性很强的工作。特别是在信息化技术飞速发展的背景下，文档管理工作是否顺利进行直接关系到单位各项工作能够长足发展。文档管理在很多方面都能够体现出单位活动的深度与广度，疾控中心的文书档案是对单位各项活动的客观记录，它具有真实性和客观性，反映了对事业活动的真实记录；文档管理无论是电子版本还是纸质版本，都具有很大的参考性，能够为单位在未来更好的开展社会活动提供更多的科学的经验。

二、文档管理的问题

1.没有注重管理，缺乏有效性

在单位领导的思想观念中，档案管理工作是很重要的，这种重要性仅仅体现在其他相关的部门进行文档查阅的时候能够提供相关的证明即可。而所使用的档案管理设施相对落后，缺乏专业人员以及管理资金，使得档案管理实际水平不高，没有及时收集以及整理部分重要档案，没有对重要性的资料进行有效的统计分析，不能为领导的决策提供及时、可靠的数据支撑。

2.档案信息资源开发不足，档案利用率较低

单位对档案信息资源开发不足，目前的档案利用仅仅停留在查阅资料上，未对档案信息进行深层次的开发和利用，档案服务能力有待进一步加强，档案的利用率有待进一步提升。

3.没有充分发挥现代化技术的优势

随着互联网、计算机技术、信息化技术的推广和应用，在单位档案管理中应用新技术已经成为必然趋势。然而单位由于投入有限，导致现代化管理一直无法推行，档案管理不能实现共享和信息传递，制约着工作的效率。

4.疾病控制进度与归档进度不同步

由于各种原因，导致一些重点防控的疾病，比如登革热、手足口等重点防控的疾病的档案收集渠道多且不及时等原因，导致档案收集的信息满足不了疾病防控中心决策的需要。疾病防控中心对该类疾病的传播范围、传播方向的预计具有滞后性，不能及时、准确做出疾病的有效防控。

针对问题的对策分析

提高对档案管理的重视程度。提高对档案管理的重视程度，需要在单位内加强宣传，通过多种方式积极调动库存档案资源并加以利用。比如进一步对档案进行有效、可靠、及时的统计分析，对单位的年度工作总结、本单位的疾病防控对策提供数据支撑。

推行现代化管理。企业要不断增加资金投入，引进现代化管理设备和技术，通过互联网和媒体实现信息的网上传递、共享，除此之外，可以针对相关的疾病防控目标，根据重点疾病防控要求，对重点的疾病设置自动化的跟踪以及预警机制，提升疾病防控的效率和质量。

注重提升档案管理人员的综合素质。单位的档案管理不仅是保证档案数据的真实，还需要提升管理人员的工作效率以及数据处理和分析的能力。在现代化技术的推广应用下，企业要做好人员选拔和培训，注重对档案人员素质能力的提高，根据档案管理实际要求鼓励管理人员参加继续教育，在必要的情况下，单位可建立起定期培训制度，确保管理人员能够按照规定、有目的、有计划地参与学习，并树立他们的服务意识和全局观念，引导其更好地完成工作。

加强重点预防疾病防控过程中各种档案资料的收集工作。单位在重点预控疾病防控过程中需要注意到以下几点：①及时性。各阶段形成的文档资料，要随着防控过程及时收集，并要有针对性地收集。②准确性。保证各过程的资料数据口径的统一，确保数据的准确性。③规范性。档案管理人员应该要求相关的填报单位对重要指标进行规范的填报，确保数据分析的可行性。

三、加强档案信息资源的开发，提升档案利用率

通过档案网站发布开放档案信息、提供档案利用是档案信息资源开发利用的新形式；通过建立“数字化”档案信息数据库，建立具有特色的疾病防控专题分析模块。①网络环境下的检索方式.利用网络技术，档案信息被制作成网页，通过网站上网传输，用户只要在搜索栏中填入所查档案的相关信息，可以通过网络方便而容易地查到档案信息，在时间上大大提高了档案的时效性。另外，档案部门还可以从网上搜集有关的网站网址，对其档案信息进行著录标引，建立网上档案检索体系，使众多的网址和网上档案信息条理分明，便于使用，从逻辑上将分散在全国各地的档案信息资源联系起来，形成一个内容丰富、门类繁多的信息集成系统，从根本上解决了档案分散性的问题。②网络环境下的编研方式.纸质档案原件全文数字化是使档案信息数据上网运行的前提条件，又是网络环境下开发档案信息资源的基础，在此基础上才能对档案信息进行分类，建立档案数据库和档案查询系统。档案的全文数字化就是将各种形式的档案信息，如文字、图象、声音、动画等，以数字记录的方式全部存储在光盘或磁带等磁性载体上或计算机硬盘上，并通过计算机网络再现这些信息的过程。③建立“数字化”档案信息数据库，加强重点专题的模块分析。在档案信息数字化的基础上，单位档案部门根据不同的专题建立档案数据库。档案数据库不应该是简单的档案信息存储系统，它应该是对数字化的档案信息进行深入加工和组合之后形成的专题性的、高层次的档案信息的科学分类组合。它以按照档案保管单位形成全宗数据，可以按照不同的业务、疾病防控的重要性程度等领域形成各个领域的专业数据，按照检索的层次可以分为目录数据、索引数据、文献数据或全文数据等等。这样，可以方便拥护查询档案，不仅提高查全率和查准率，提高信息的有序性、完整性、可理解性；还可以有效提高疾病防控中心对重点专题的模块进行有效的数据统计和建模分析，大大提升档案资源的利用率。