浅析电子档案管理存在的问题及其措施

2016-03-16姜瀚博

环球市场 2016年18期

关键词：档案管理管理

姜瀚博

四平市食品药品检验所

浅析电子档案管理存在的问题及其措施

姜瀚博

四平市食品药品检验所

随着计算机技术和网络技术的普及和发展，电子档案的应用日益广泛。因此要不断规范电子档案操作流程、制度，并对管理工作进行全面的创新与完善，以此来促进电子档案管理安全性的全面提升，并进一步提升企业的档案管理质量。本文概述了档案与电子档案，简述了电子档案管理的优越性，对电子档案管理存在的主要问题及其措施进行了探讨分析。

电子档案；管理；优越性；问题；措施

1、档案与电子档案的概述

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，作为一名档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理。

2、电子档案管理的优越性

2.1 有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为电子档案管理，文档按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。电子档案管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

2.2 电子档案管理提高了工作时效。在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

2.3 有利于文档的保密。过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。电子档案管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

2.4 便于查询。电子档案仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。再加上网络技术的出现与普及，进一步提升了电子档案管理在企业内部的重视程度。为此，应当对电子档案信息化进行不断的研究、调查和总结，在已有基础上实现管理工作的创新，并且规范操作流程、完善制度及优化电子档案等工作，保证电子档案管理的安全性及完整性。

3、电子档案管理存在的主要问题

电子档案管理存在的问题主要有：(1)管理水平问题。当前电子档案管理水平还比较低。并且对档案管理人员培训教育的欠缺，导致其在进行软件的选购时缺乏足够的辨别能力，从而使档案管理当中的现代化管理技术不能充分发挥出其自身的重要作用。(2)安全问题。随着网络与计算机技术的普及，人们可以任意地进入因特网中获取信息与数据，这也就导致许多文件通过网络来发布与流转，而在实际的电子文件传输过程中，就常常会出现泄密问题。(3)电子档案真实性易破坏的问题。从本质上来说，由于电子文件本身有着较高的分离性与可变性，如果被更改，将很难对其进行识别。在形成了电子档案之后，工作人员通过相应的操作，来将其存贮到办公自动化系统当中，实现了信息数据的共享。这样一来，就会导致电子档案很容易被复制与修改，并且不存在正本与副本之间的差异。这就会导致电子档案原本的形式特征与内容不复存在，真实性与完整性受到严重的影响。

4、加强电子档案管理的措施

4.1 加强电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理；即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

4.2 建立健全电子档案管理服务体系。建立健全档案数据库，并通过对各项基础数据的开发与利用，来实现对电子档案信息数据的优化整合，开展档案咨询业务服务。同时应当完善档案信息资源体系，来对档案信息进行良好的归档处理，促进数据资源的科学共享。此外，还要进一步加强对现代信息技术的应用，以此来为电子档案的科学管理，提供最有力的技术保障。

4.3 加强电子档案的安全管理。相关的档案管理部门必须强化自身的安全意识，并且能够对现代化网络安全技术进行合理的运用，以此来提高网络及电子档案信息的安全性。此外，因为电子档案信息一般都是存储在相关的介质上，然后通过对介质的安全保管，来实现对信息的安全管理。所以说，在进行电子档案的安全管理时，要求管理人员必须建立一个适合于光盘与磁盘等介质的保管环境，来提高信息管理的安全性。

4.4 规范操作流程。电子档案管理需要重视网络安全性操作、管理工作人员职业道德及综合素质等诸多问题，并且对相关工作人员进行定期培训，加强工作人员的综合管理技能。其次，还要锻炼工作人员的操作能力，使其掌握操作技巧，熟练掌握管理工作要点，从而在一定程度上提高管理工作效率，节约工作时间，与此同时，应该结合实际情况，进一步完善内部管理制度。

4.5 加强对电子档案管理人才的培养。相关的领导与管理部门，必须加强档案管理工作，并通过加强对管理人员的技能培训，来为企业的档案管理，培养一批现代化的高素质管理人才。与此同时，还要优化对人员招聘与队伍建设，为企业储备更多优质的电子档案管理人才，以此来为企业的电子档案管理打下坚实的基础。