新形势下档案管理工作的规范化途径

2016-03-16叶晖

环球市场 2016年26期

关键词：规范化决策事业单位

叶晖

鸡泽县人力资源和社会保障局

新形势下档案管理工作的规范化途径

叶晖

鸡泽县人力资源和社会保障局

随着我国步入信息化时代，档案管理工作已逐步成为社会不可或缺的一部分。为有效提高档案管理效率，那么就必须结合形势下发展特点，对档案管理工作进行规范。本文主要对新形势下档案管理工作的必要性进行了阐述，对档案管理的问题进行了介绍，并提出了对策以便规范新形势下的档案管理工作。

档案管理；规范化途径

在当下社会发展的新形势下，重视档案管理工作是提高工作效率的有效途径。但由于目前还有大部分工作人员对档案管理并不是很理解与认识，使其导致档案管理工作无法正常的开展实施。在发展过程中，必须改变传统的档案管理方法，并严格依照实际情况的工作准则，对档案进行有效管理规范，这样才能更好的服务事业单位，进而推进社会的发展建设。

1.档案管理规范的意义

1.1 满足新形势下工作需求

随着我国经济效益的提高，社会突飞猛进的发展建设，以往的生产方式已发生的翻天覆地的变化，且档案管理工作意义也发生了巨大变化。同时，档案管理工作作为信息资源的重要记录方式，不仅代表着事业单位发展的足迹，更是与未来的发展有着息息相关的关系。为满足新形势下的发展需求，那么就必须改变传统的档案管理工作观念，提高档案管理工作的规范化水平，进行满足新形势下工作需求。

1.2 有利于加强事业单位的自身管理

作为新形势背景下的事业单位，不仅面临着新的局面，并也面临着诸多新的挑战。为在新形势下求得可持续发展，事业单位必须做好日常的工作总结，这样才有利于提高自身管理水平，进而推进事业单位未来的发展

1.3 推进未来发展

在事业单位发展建设中，做好日常工作的总结与记录，是开展业务的重要依据，更是档案管理工作的重要内容。只有做好日常的工作总结，相关事业单位才能从总结中吸取经验，进而有利于对后期的工作进行合理的规划与安排。加强新形势下档案管理的规范化，在推进事业单位未来发展具有十分重要的意义。

2.新形势下档案管理存在的问题

在新社会发展的形式下，档案管理工作在事业单位发展中具有重要的意义。但随着社会方面的快速发展与改革，档案管理工作面临着诸多新的问题，特别是由于档案管理人员素质低，档案管理工作信息化水平低两个方面，对规范档案管理工作有着直接性的影响。以下对这两点主要问题进行进行了详细介绍。

2.1 档案管理人员问题

档案管理人员的素质水平与档案管理效率有着密不可分的联系，更是推进事业单位发展的关键。但根据实际调查发现，目前我国档案管理人员，对档案管理工作并不是充分的认识，且档案管理队伍的整体素质也较低，使其致使档案管理工作的效率低下。其次，上层领导对档案管理工作并不予以充分的重视，进而导致档案管理团队的积极性也不高。再其次，由于事业单位内部人员较为复杂，并将档案管理工作看作为可有可无的工作，使其严重的制约着档案管理的规范化。事业单位内部对规范档案管理认识的不足，所以无法意识到档案管理所造成的影响，这样也就影响着档案管理的规范化。档案管理人员的工作能力低，且自身的素质水平低，所以也制约着档案管理工作的规范化进程。

2.2 新形势下档案管理工作信息水平不足

根据实际调查，在新形势下发展的事业单位，大部分都还是采取人为的管理方法对档案进行一系列的管理，这也是致使档案管理工作规范化程度低的主要因素。目前大部分的事业单位，依然是采用纸质的形式对档案内容进行记录与总结，而这种纸质性的档案管理方法，不仅无法对相关档案信息内容进行长期的管理，并也在信息检索方面存在诸多的弊端，进而严重的影响着信息处理的效率。事业单位为适应当下社会需求，必须积极应用新颖的信息化技术对档案进行管理，使其才能满足新形势下社会的发展。

3.加强档案管理规范化的有效策略

通过加强档案管理工作的规范化，才能提升档案管理工作的水平与效率，进而推进社会的发展。而提升档案管理工作的信息化水平，提高档案管理人员的工作意识与能力，使其可有效加强档案管理工作的规范化。

3.1 新形势下档案管理工作信息化水平的提升

随着我国步入信息化时代，种电子档案管理系统也随之出现。而通过在档案管理工作中应用电子化的管理方法，这不仅有利于提高档案管理的正确性，并也是增强档案管理效率的有效途径，降低档案管理难度的重要措施。其次，提升档案管理工作信息化水平，相比于传统的档案管理，更加的易于保存与检索。事业单位必须建立相关的档案文件夹，对相关档案内容进行归类管理，并建立健全档案检索规章制度，明确档案管理人员的工作责任，这样才能加快档案管理的规范化。

3.2 增强档案管理人员的工作效率

档案管理人员是影响档案管理工作规范化的关键，所以增强档案管理人员的工作效率显得十分重要。在事业单位发展过程中，首先应提高档案管理人员的工作意识，并加强档案管理人员的工作素质，使其才有利于档案管理工作的规范化。其次，相关部门应定期的对档案管理人员进行相关工作培训，以便掌握专业的档案管理知识，使其推进档案管理的科学化。再其次，提高档案管理人员的工作热情，加强档案管理工作的认知，也是提高档案管理质量的有效途径。上层领导也应意识到档案管理规范化的意识，并优化档案管理部门人员的分布结构，进而便于加强档案管理工作的标准化与规范化。