浅谈档案管理原理在档案管理现代化中的应用

2016-03-16成超

环球市场 2016年26期

关键词：系统管理原理载体

成超

邯郸市人力资源和社会保障局

浅谈档案管理原理在档案管理现代化中的应用

成超

邯郸市人力资源和社会保障局

档案有凭证的作用，也还有参考的作用，主要是通过声像、图表、以及文字等多种手段对现发展在或者过去经历进行记录，这是一项系统化的工作。不仅仅要充分地应用到现代高科技网络技术，且必须遵循一定的原理，只有这样才能真正提高档案管理的质量和效率。鉴于此，本文围绕档案管理原理，为有效地保护档案的安全性和完整性，在档案管理现代化中的应用这一主题展开论述。重点从档案管理原理和内容认识、在现代化档案管理中对档案管理原理的应用，这两个层面进行阐述，旨在提高档案的合理利用。

档案管理；原理；现代化

在事业单位中，对于人事的统筹和安排，需要有依据。其中，档案就是其中重要的依据。这些依据记录的是都是个体在过去和现在从事各种活动的状况。故而，档案具有凭证作用和参考作用。主要采用的是声音、图表，以及文字。

1.档案管理原理及内容

1.1 技术信息化

档案管理的信息化，指的是在档案的记录、整理和存贮，以及加工、查找，还包括交流和传递中，要用到科学技术装备，真正实现工作手段的科学化和现代化。在档案管理过程中，所涉及到的很多的新设备和新技术，比如电子计算机技术、电讯设备、印刷技术，以及声像技术、缩微技术，还包括复制技术等。在档案的检索过程中，将计算机广泛运用于档案的检索、编目，以及阅览管理、库房管理、各种统计工作，与此同时充分地将通讯技术、缩微技术、电子计算机充分地结合起来，有助于档案管理的自动化。

1.2 管理现代化和档案工作组织

我们知道，在档案工作的组织与和管理以及档案事业的建设中，必须依靠控制论、信息论、系统论等一批现代化的科学理论为指导，充分地运用管理科学的基本原理，并且充分地遵循档案工作的客观现实，对各种工作进行探究，进而达到管理工作现代化，管理机构高效化，以及管理方法科学化和档案工作标准化。

1.3 档案管理人员知识化

由于管理的科学化和设备的现代化，进而需要一支具有现代化业务知识和现代化科技知识的档案管理人员。在这种队伍里，只有高度知识化，才能在档案管理中发挥出作用。在这群档案管理人员，这些人员不仅需要进取的精神和较高的政治素养，还必须具备使用电子计算机的基本技能，懂得电子计算机最基本的管理理论和最基本的技能。只有具备一定的文化知识后，才能胜任档案管理[1]。

1.4 在资源平台共享档案资源

社会的发展，信息时代已经到来。在信息化在各行各业中已经成为主导。中国国民经济的发展必将是信息的发展。在档案管理领域中，通过对信息的网络传输，在资源平台上实现档案资源的共享。

1.5 档案的保护制度必将严格化

就传统意义上的档案主要是以档案为载体，对其保护，主要是对档案进行库房。而现代化的档案保护，则广泛应用现代信息处理技术，其中档案的载体不一定就是传统的档案载体，而是出现了全新的档案。比如电子档案、声像档案以及机读档案等。且载体可能是光学性的、有磁性的、如光盘和磁盘以及磁带等不同的形式。这种载体与传统的档案载体有着天壤之别的差距，不论是在存储方式、利用方式、形成介质都是不同的。新型档案载体的档案保护，必将提出全新的保护制度来保护档案。

2.在现代化档案管理中对档案管理原理的应用

文化全球化和经济全球化是人类社会的大背景，在这样的一种大背景下，网络全球化的态势越辣越明显。在当今社会，网络已经成为一种重要的交际工具。加上高速发展的经济为我们的网络信息技术提供了良好的传播条件。在现代化档案管理中，可以充分地让传统的繁琐的人工手段管理转化为技术性的管理，进而提高了档案管理的安全性。在充分地利用先进的信息技术过程中，有效地提高了管理人员的素养以及技术。档案管理中出现的智能化，促使原有的枯燥管理环境转变得更加生动化[2]。

2.1 进行系统化的管理

在管理过程中，只要实施系统化的管理，则可以将原本杂乱无章的东西瞬间变得井井有条。如果只是在局部实施管理，终究是片面的。档案管理原理在现代化档案管理的运用中，只有展开整体的管理，才可以称之为系统的管理。而管理的标准化是系统管理的基础，系统管理的规范化是统一化，另外系统管理的要求则是简洁化，系统管理的目的为通用化，而系统管理的催化剂则为最优化。以上的标准化、简洁化、通用化等等每一项都是进行系统化的管理部分中不可忽视的部分。假如，缺乏标准化，其工作就不可能继续开展。如果缺乏统一化，那么就有了准则，秩序出现混乱。如果缺乏简洁化，那管理过程中的一些繁琐之事就会让管理工作停止不前，其工作效率无从谈起。假如没有了通用化，就会导致管理工作失去有序性。而假如缺乏最优化，就会与时代脱节。希望系统管理得到优化发展，其这些原则不可忽视，只有促使相互之间互补地发展，才能真正促使系统管理更加可靠、安全和全面。

2.2 进行合理地组合

我们必须承认，世间的每一个事物，都是从一个小物体在一定的环境中逐步发展而来。在工作中，我们将一个事物通过某种方式将其分成许多小小的事物，再将这些小事物通过某种合理的方式进行组合，则可以将一件大事情做好。而在档案管理过程中，充分地将细小的事物通过某只方式依照统一化、简洁化，最优化，以及标准化和通用化实施合理的组合。这样有助于档案管理效率的提高。

2.3 进行反馈整理

要想推动档案管理现代化的发展，有必要总结经验，对工作中的问题，应该对其不断地地肯定，并对管理工作中的问题改善。与此同时充分地利用档案管理工作，促进国家效益和社会效益的提升[3]。