基层机关事业单位文件材料归档存在的问题及解决办法

丁 辉

绵阳市城市绿化中心

基层机关事业单位文件材料归档存在的问题及解决办法

丁 辉

绵阳市城市绿化中心

本文对基层机关事业单位文件材料归档工作中所产生的问题进行分析，并提出相应的策略，仅供参考。

机关事业单位；文件材料归档；问题与解决措施

前言

文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。完整、规范的文件归档工作可以较为真实地记录单位活动的发展过程，提高档案利用的效率，更好地为单位工作及个人工作生活服好务。在实际工作中，基层机关事业单位文件材料归档还存在着一些问题，如只归档红头文件、文件缺失、记录过程不完整等，给档案收集、整理、利用工作增加了难度，如何较好地解决基层机关事业单位文件材料归档所存在的问题，应引起各级领导、档案工作者的重视。

一、基层机关事业单位文件材料归档存在的问题

机关档案是国家档案资源的重要来源。如果各机关归档文件质量不高，今后移交进档案馆，就要导致档案馆馆藏质量的下降，不能完整反映某一段历史时期国民经济和社会发展的面貌。目前我国基层机关事业单位文件材料归档存在着较为明显的问题，首先是文件材料收集的不完整性，大多数单位只重视对红头文件的收集归档，会议及活动的文件归档皆是以纸质文件为主，但对照片、影像、实物等载体的档案未进行收集、归档管理，缺乏对事态发展进程的直接、真实表现资料。其次，单位对档案工作没有给予足够的重视，档案人员更换频繁且缺乏必备的专业素质，导致工作衔接不到位，对应该归档的文件没有进行及时的收集与整理，致使档案的收集不齐全、整理不规范。

二、基层机关事业单位文件材料归档优化策略

1.材料收集。单位办公室应加强对文件材料的收集工作，按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定相应的规章制度，要求各部门和个人对在公务活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体的历史记录要及时移交归档，任何个人不得丢失、自行销毁或据为己有，这样收集来的文件材料才能较为齐全完整，有利于档案作用的发挥。

2.区分归档。在对文件资料进行归档时应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，同时应注意区分不同载体、不同保管期限、不同问题、不同部门、不同密级等要素，进行全面、综合性的判断，才有利于今后档案的查找、利用工作方便快捷高效。

3.去除重件、不归档文件。对所收集的文件材料进行电脑的清单列举，再将现有资料按照文件名称或是序号进行有序排列，逐步筛选出重复的文件材料和不需要归档的文件材料，进行剔除，同时对文件列表中缺失的文件进行及时的收集，保证归档文件齐全完整。

4.划分保管期限、机构。对归档文件的保管期限及机构应进行准确的划分。在对文件保管期限进行划分时应充分考虑文件的重要程度及资料的相互关联性，假如一份文件的保管期限为10年，但与另外几份30年的文件有着不可拆分的联系，则可以将其保管期限从10年调整为30年或更长。同一部门、相同问题的文件资料归档在一起，便于工作的查考和利用。

5.补充收集材料。档案人员通过对各部门移交的文件材料进行比对，列出缺失文件清单，并将其交给相关部门进行材料的补充收集，力求确保全部文件材料归档。

6.修整、装订。文件多为纸质，经不起长时间的存放及翻阅，特别是热敏纸传真件的保存，因此对归档文件的修整及装订就显得尤为重要。对翻阅过程中产生的卷边、折页、破损等情况应进行有效的修整，尽可能地保持原有材料的状态，对于无法修复的应及时进行复印，保证文件的完整性。

根据保管期限不同，确定装订方式。永久、30年保存的归档文件要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订制品，采用线装法装订，不使用不锈钢夹或封套；短期保存的归档文件不必去掉金属物。

7.盖归档章、编号。每份归档的文件都需要盖档号章，档号章包括全宗号、年度、件号、机构或问题、保管期限、页数6个要素。

通过对文件进行编号可以有效加强文件管理，对后期的文件利用工作起着重要的作用。在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1-18号，第2盒从19号开始编起。如果是以年度-保管期限分类，一个单位在一个年度内永久编一个流水号，定期30年编一个流水号，定期10年编一个流水号。对遗留的帐外文件的归档，可以采取将其排列在相应年度相应类别归档文件的最后。

8.装盒。将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒；不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限、不同密级的归档文件不应放入同一档案盒；分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。

9.填写备考表。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人指负责整理归档文件的人员姓名；检查人指负责检查归档文件整理质量的人员姓名；日期填写归档文件整理完毕的日期。

10.编目。对文件材料的归档过程中的最后一步就是对整理好并装入盒的资料进行目录的编写及盖印。按照归档文件的要求对归档文件内容进行目录制作并进行打印，放在文件盒的首页位置，便于文件的翻阅与查看。同时按照国家对文件归档的标准，不同年限的有效文件应建立多套复印文档，避免资料的丢失。

三、结束语

面对基层机关事业单位的众多文件材料，做好相应的归档工作尤为重要。档案工作者要按照新颁布的《归档文件整理规则(DA＿T22-2015)》的相关规定，让文件材料的归档更加齐全完整、准确，使查询的过程更加方便快捷，更好地促进基层机关事业单位工作效率和质量的提升，为单位工作的顺利开展和社会政治、经济、文化的发展提供强大的基础。

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