信息化时代人事档案的开发利用研究

李冬梅

(伊通县招生考试领导小组办公室，吉林 伊通 130700)

信息化时代人事档案的开发利用研究

李冬梅

(伊通县招生考试领导小组办公室，吉林 伊通 130700)

信息技术在我国各行各业中的应用逐渐普及，信息化是一把双刃剑，在为人事档案利用和开发带来发展机遇的同时，也带来了一些新问题和新挑战。因此，人事档案管理部门一定要抓住机遇，通过各项针对性措施，构建人事档案开发利用的长效机制。通过对信息化时代档案开发利用的分析和研究，给予我国相关部门以参考和借鉴。

信息化时代；人事档案；开发利用；研究

人事档案属于档案领域的重要分支，其功能和作用与普通档案资源存在较大差别。当前，随着信息化发展，信息技术及网络技术为人事档案的利用和开发带来了挑战和机遇，但是现有的工作体系还不能完全适应新时代的要求。因此，在信息时代下，针对人事档案在利用和开发中出现的问题进行分析研究，具有现实意义。

1 信息化时代为人事档案利用开发带来的机遇

1.1 档案内容

信息化时代可以为人事档案提供更加丰富的资源，满足档案人和用人单位对档案的需求。随着信息技术的快速发展，人事档案通过网络技术实现资源的整合和共享。同时，更多的档案信息也可以被及时搜集，对档案资源的选择和整合起到了重要的推动作用。

1.2 方式模式

信息化时代突破了传统的人事档案利用开发的局限，不断拓展新渠道，并且在很大程度上丰富了档案的使用形式。新时代下，各种自媒体不断涌现，人事档案已经实现移动式利用，不受空间和时间的局限，有效促进了档案资源的进一步利用和开发，推动了现代方式与传统方式的创新与整合。

1.3 利用开发目标

信息化时代使人事档案利用开发的功能趋于多元化。在信息时代下，人事档案不仅具有更大的开发价值，同时也为档案人分析自身问题提供了一定的便利，通过对档案的解读，进而有针对性地提高自己。在新时代下，人事档案一定要符合社会需求，建立档案利用和开发的目标体系，进而为社会大众提供更加优质的服务。

1.4 档案功能

在信息时代下，信息技术强化了人事档案的感染力和吸引力，调动了人们对档案利用开发的积极性和主动性，有利于档案发挥主体性，可以针对需求调整档案的利用方式和模式。因此，在对人事档案进行利用和开发的过程中，一定要调动档案人和用人单位的主动性和积极性。

2 信息化时代为人事档案利用开发带来的挑战

2.1 影响其统一性

人事档案的利用呈现多元化和开放性，档案使用随心所欲，不像以往档案充满了神秘。因此，在信息时代下，如何解决其统一性问题，是档案部门面临的重要问题。

2.2 影响其权威性

档案人及档案单位获取档案信息的渠道呈现多元化，从人事部门直接获取信息不再是信息收集的唯一渠道。因此，这对档案的权威性也带来一定影响，如何解决好档案的开放性与权威性问题，是信息时代下的档案工作新挑战。

2.3 影响其约束性

档案人及档案使用单位对档案的利用呈现自由性，使用时间和空间不再受到约束，这也可能导致档案失真的情况发生。因此，如何做好档案的安全和保密工作，是信息时代为档案利用开发带来的新挑战。

2.4 影响其观念

主要体现在档案的发展理念和价值取向呈现多元化，档案工作要顺应社会和用户的需求，打破传统的档案高高在上及封闭保守的观念，树立全新的服务理念。

3 强化人事档案利用开发的相关途径

在信息环境下，人事档案在利用和开发方面面临着机遇和挑战。因此，档案工作一定要不断创新，趋利避害，做好其开发和利用的监管工作，提高利用开发水平，进而为人事档案的发展奠定基础。

3.1 更新档案观念

档案管理部门一定要更新档案的利用开发观念，形成现代与传统使用模式相结合的方式。在对档案资源利用和开发过程中，要推陈出新、转变思路，构建系统化、科学化及信息化的工作观念，实现信息化发展。

3.2 实现整体规划

档案部门要实现整体规划，进而推动人事档案利用与开发的系统化运行。档案部门在对人事档案进行利用和开发的过程中，一定要对档案信息资源进行有效归档、整理及收集，做好数字化服务、安全保密及数字化建设等工作，实现档案系统性及整体性规划，促进档案在功能、内容、政策及信息技术等方面的科学设计，实现档案资源利用和开发工作的顺利开展。

3.3 优化档案环境

档案部门一定要利用时代的信息优势，进一步优化档案的利用和开发环境。档案部门要积极争取政府的支持，以政府为依托，做好现代化人事档案网络化建设，排除和清理对档案信息造成干扰的因素。从技术方面解决黑客和木马的侵袭和干扰，推动档案利用开发信息化的发展，进而为档案利用和开发提供良好的信息化环境和网络环境。

3.4 加强人员培训

档案部门要加强对工作人员的指导和培训，提高工作人员的信息素质和专业能力。在信息时代下，想要有效开展档案资源的利用和开发工作，需要一支信息素质高、专业能力强的现代化团队。因此，档案部门一定要通过各种培训手段，通过现代化的教育平台，根据当前人事档案利用开发的现状和诉求，从网络技术、计算机能力、社会学及档案学等知识领域，提高工作人员的工作能力和专业素质，进而推动档案的进一步利用和开发，满足当前社会对人事档案的使用要求。

3.5 打造时代平台

档案部门要积极打造现代化的档案利用及开发平台，创新档案利用和开发的新方式和新模式。档案部门在对档案进行利用和开发的过程中，一定要利用信息化技术构建网络平台，完善档案开发和利用体系，有效整合档案开发和利用资源。同时，相关部门还要通过各种媒体，对档案文化进行大力宣传，强化我国国民的档案意识，运用信息技术建设符合时代特点的档案文化，为人事档案的利用创设良好的文化环境。

3.6 加强督导监控

档案部门要加强对档案信息的督导和监控，建立完善档案利用和开发的监管体制。档案部门在开展档案利用和开发工作的过程中，要运用网络技术及信息技术，保证档案安全，保障工作质量，避免出现档案信息被篡改和盗取的情况。从档案本身、相关法律、法规及技术层面，做好人事档案的利用和开发工作。

4 结语

在信息时代下，推动人事档案利用和开发是提高档案利用效率的重要工作，也具有一定的复杂性。因此，档案部门要从各个方面促进档案的利用和开发，扩大人事档案的惠及面和覆盖面，进而提高人事档案利用开发的质量和水平。

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[3] 张雨薇，李锋. 人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月)，2013，(11)：148-149.

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[5] 胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究[J].人力资源管理，2016，(07)：310-311.

Research on the development and utilization of personnel archives in the information age

LI Dong-mei

(Yitong County Office of Entrance Examination Leading Group, Yitong 130700, China)

The application of information technology in all walks of life in our country is becoming more and more popular. Informatization is a double-edged sword, which brings development opportunities for the utilization and development of personnel files, but also brings some new problems and new challenges. Therefore, the personnel file management departments must seize the opportunity to build a long-term personnel development system through the targeted measures. Some references were provided to the relevant departments through the analysis and research on the development and utilization of archives in the information age.

Information age; Personnel archives; Development and utilization; Research

2016-10-11

李冬梅(1975-)，女，馆员，学士。

G273.5

A

1674-8646(2016)22-0080-02